Ce sunt Proiectele?
Pentru a intelege diferentele dintre proiecte, programe si portofolii trebuie intai sa clarificam ce este un proiect.
Un proiect este un efort unic facut cu scopul de a produce ceva (un set de livrabile) in anumite constrangeri de timp, buget, resurse si calitate.
Proiectele difera de operatiuni prin:
- Unicitate. Fiecare proiect este diferit de cel anterior, in timp ce operatiunile sunt activitati ce implica procese repetitive (daca nu chiar identice);
- Durata. Proiectele au date exacte de inceput si de finalizare, intre care sunt produse livrabilele ce corespund cerintelor clientului;
- Buget. Un proiect are o limita maxima de cheltuieli in care trebuie sa se incadreze in realizarea livrabilelor, respectand in acelasi timp cerintele individuale ale clientilor;
- Resurse. Fiecarui proiect i se aloca resurse, echipament si materiale;
- Risc. Un proiect presupune incertitudine si astfel aduce un anumit grad de risc celor care investesc in acel proiect;
- Schimbare. Scopul caracteristic al proiectelor este acela de a produce o imbunatatire in cadrul unei organizatii prin implementarea unor schimbari in procesele de business.
Project Management Institute (PMI) defineste proiectele ca fiind „un efort temporar realizat pentru a obtine un produs, un serviciu sau un rezultat unic.„
In concluzie, proiectele sunt activitati unice ce trebuie sa produca un set clar definit de livrabile pentru client in limite prestabilite de durata, buget si resurse.
Definirea unui Program
PMI defineste programul ca fiind „un grup de proiecte corelate ce sunt coordonate astfel incat sa se obtina beneficii si un control ce nu ar fi posibile in cazul unui management individual al acestor proiecte. Programele pot include componente rezultate din activitati exterioare scopului proiectelor din program.”
Un program pune impreuna un numar de proiecte si deseori activitati operationale, pentru atingerea unui scop mai amplu al organizatiei. Programele sunt de obicei mai complexe decat proiectele.
Iata cateva exemple de programe:
- Program pentru lansarea unei noi linii de produse.In acest caz, multe proiecte de tipuri diferite, incluzand design, structura de productie si marketing, sunt combinate pentru a produce o noua linie de produse;
- Program pentru crearea si oferirea de servicii clientilor. Un numar de proiecte diferite sunt demarate pentru a crea servicii noi in cadrul oragnizatiei. Programul este considerat finalizat atunci cand fiecare serviciu a fost operational pentru un anumit numar de luni si si-a dovedit capacitatea de a functiona eficient;
- Program pentru modificarea operatiunilor din organizatie. Acest tip de programe schimba modul in care o organizatie functioneaza la interior. De exemplu, crearea unui Project Management Office (PMO) si standardizarea modului in care organizatia efectueaza managementul proiectelor pot fi considerate un program.
Conceptul de Portofoliu
Definitia data de catre Project Management Institute (PMI) notiunii de portofoliu este „o colectie de proiecte sau programe si alte activitati ce sunt grupate pentru a facilita un management eficient al acestora in sensul atingerii obiectivelor strategice. Proiectele si programele implicate nu sunt in mod obligatoriu interdependente sau corelate in mod direct.„
In concluzie, diferenta esentiala dintre program si portofoliu este faptul ca in cadrul unui program toate activitatile sunt corelate, fie printr-un scop comun, fie prin interdependente, in timp ce un portofoliu este mai complex si poate include proiecte si programe complet independente unele fata de altele. De altfel se poate afirma ca portofoliul unei organizatii este suma tuturor resurselor pe care aceasta le implica in proiecte si programe. Astfel, singura legatura reala dintre proiectele, programele si operatiunile unui portofoliu este aceea ca toate contribuie la obiectivele strategice ale organizatiei.
De asemenea, modul in care un portofoliu de activitati este administrat in cadrul unei organizatii coincide cu cel in care actiunile, obligatiunile si fondurile mutuale sunt administrate pe piata financiara. Conducerea organizatiei urmareste resursele ce au fost consumate si monitorizeaza in mod continuu randamentul investitiei pentru a se asigura ca obiectivele strategice sunt realizate.
Managementul de portofoliu presupune:
- Alocarea, monitorizarea si controlul modului in care sunt distribuite resursele (de personal, timp, buget);
- Reducerea riscurilor carora se expune organizatia ca urmare a unei performante slabe a unui proiect sau program;
- Revizuirea efectelor portofoliului asupra obiectivelor strategice;
- Evaluarea randamentului investitiei adus de portofoliu;
- Identificarea si utilizarea resurselor insuficient exploatate;
- Solutionarea constrangerilor de resurse ce provoaca intarzieri;
- Selectarea de noi proiecte si programe pentru a fi demarate.
Si astfel am raspuns intrebarii initiale. Intelegand diferentele dintre proiecte, programe si portofolii speram ca veti putea imbunatati modul in care activitatile dumneavoastra sunt duse la capat si veti face inca un pas catre obtinerea unui succes deplin in managementul de proiect.
Sursa: Trilex.ro
