Eugen PotlogManager de comunitate
De aceea iti propun 15 sfaturi de care ar trebui sa tii cont pentru ati organiza mai bine timpul:
1. Stabileste bine obiectivele.
Inainte de a incepe o activitate sau un proiect, trebuie sa te gandesti in primul rand unde vrei sa ajungi. Un obiectiv trebuie sa fie clar definit si posibil de atins. Astfel, ai o singura directie pe care te deplasezi, iar acest lucru te ajuta in planificarea timpului necesar pentru a ajunge la destinatie.
2. Fa-ti curaj sa incepi.
De cele mai multe ori e usor sa finalizezi o sarcina. Este mai greu sa o incepi. Frica, plictiseala sau complexitatea task-urilor, pot sa te demotiveze in ceea ce faci, dar trebuie sa aplici regula celor 10 minute: „incepe task-ul si lucreaza la el 10 minute. Astfel o sa vezi ca poti sa duci sarcina pana la capat”.
3. Organizeaza zilnic lista cu ce trebuie sa faci
Daca nu stii ce ai de facut, atunci planificarea timpului nu mai are rost. Extrage in fiecare seara task-urile pe care vrei sa le faci a doua zi. Astfel vei fi mult mai organizat, iar timpul disponibil va putea fi utilizat eficient. Incearca sa denumesti task-urile cu titluri scurte dar reprezentative. De exemplu timpul consumat pentru scrierea acestui articol pe blog va fi evidentiat in „ToDo List” ca: „Articol blog: Time Management”.
4. Prioritizeaza task-urile
Este important sa stabilesti tipul task-urilor pe care ti le-ai propus. Exista task-uri importante sau mai putin importante, urgente sau vitale, cu durata lunga sau scurta etc. Combinand si atribuind taskurilor aceste caracteristici, vei obtine informatii pe baza carora vei putea stabili ordinea in care vei executa ce ti-ai propus.
Prioritizarea task-urilor nu dureaza mai mult de 10 minute, si poate fi facuta cu o seara inainte, sau dimineata la cafea, la birou, sau chiar in metrou. Nu uita: Planifica prioritizarea, nu prioritiza ce ai planificat.
5. Ocupa-te de lucrurile importante cand esti cel mai eficient
Este bine stiut faptul ca lucram cel mai eficient cand suntem odihniti, de aceea recomand ca cele mai importante sarcini pe care le ai de facut, sa le faci dimineata, in prima jumatate a zilei. Aplicand aceasta metoda, nu numai vei reduce timpul consumat pentru efectuarea sarcinii, dar vei mari calitatea si eficienta cu care lucrezi.
6. Concentreaza-te la ce faci
Take your time atunci cand e vorba de calitate. Odata ce ai inceput sa lucrezi la un task, concentreaza-te asupra lui. inlatura totul ce te poate distrage: telefon mobil, televizor, messenger, pagina de youtube etc. Daca te apuci sa faci un task, termina-l. Nu te lasa sedus de altceva. Nu te apuca de alt task. Nu vrei sa ajungi sa ai 10 taskuri pe care le-ai inceput, si niciunul terminat.
7. Deleaga sarcinile
Gandeste-te ca timpul pe care il consumi pentru a indeplini o sarcina -> Costa. O luna are in medie 21 de zile lucratoare, adica 30240 de minute. La un salariu de 2000 euro/luna, inseamna ca un minut costa 0,06 euro.
Merita sa pierzi acest minut pentru a lucra la sarcina respectiva? Exista altcineva care ar putea indeplini sarcina? Poate ca minutul lui (pe care oricum il pierde nefacand nimic) costa mai ieftin. Poate poti sa investesti minutele tale in task-uri mai importante. Poti sa delegi?
8. Nu uita sa faci pauze cand ai nevoie
Chiar daca e un sfat usor de urmat, acesta este unul cu o importanta deosebita. Daca crezi ca ai nevoie de o pauza, fa-o. Nu uita ca esti in primul rand om. Nu trebuie insa exagerat cu pauzele. Pauza de tigara de 10 minute la fiecare 15, este ineficienta. In acelasi timp, nu irosi pauzele. Fa o pauza cu un coleg de serviciu care te poate ajuta in indeplinirea task-urilor. Invata din experienta lui. Discuta ideile pe care le ai intr-o atmosfera mai putin „formala”.
9. Foloseste instrumente de Time Management
Este foarte important sa inregistrezi activitatile tale. Asta ajuta nu numai pentru planificarea timpului ci si pentru evaluarea lui. O sa fii surprins cat timp il pierzi pentru activitati care nu iti aduc nimic. Foloseste o agenda in care sa notezi ce faci in fiecare jumatate de ora. Completeaz-o frecvent. Nu lasa completarea pentru sfarsitul zilei. S-ar putea ca memoria sa te dea de gol.
10. Evalueaza timpul
inregistrarea activitatilor pentru care iti „cheltui” timpul, trebuie urmata de o perioada de evaluare. Studiaza timpul in care ai facut anumite activitati si incearca sa vezi daca acestea nu puteau fi facute mai rapid. Fiecare minut conteaza in Time Management, si daca il pierzi, esti ineficient.
11. Stabileste din timp durata task-urilor
Pentru o buna planificare a timpului, trebuie sa stii cat trebuie sa aloci pentru fiecare sarcina. La inceput s-ar putea sa fie mai greu, dar daca vei reusi, vei putea foarte usor sa planifici timpul, si vei lucra cu eficienta maxima.
12. Nu pierde timpul asteptand
Nu fa aceasta greseala. Fie ca esti in statia de metrou, astepti la coada la medic sau pur si simplu astepti pe cineva la o intalnire -> nu pierde timpul… Citeste o carte, un raport, planifica ce vei spune la urmatoarea sedinta, schiteaza niste idei (O sa ramai surprins sa vezi ca cele mai bune idei apar in astfel de situatii).
13. Fii organizat
Organizarea activitatii va reduce mult din timpul pierdut „in zadar”. Organizeaza-ti documentele la birou in dosare. Organizeaza-ti fisierele de pe calculator, in functie de proiectele la care lucrezi. Organizeaza-ti mail-urile in diverse dosare folosind filtrele. Nu lasa nici un mail „neprocesat”. Daca esti rugat in mail sa faci o sarcina, pune-o imediat in „ToDo List”.
14. Invata sa spui „NU”
NU accepta sa faci sarcinile care nu le poti face, sau care pur si simplu nu trebuie sa le faci tu. De obicei, astfel de task-uri iti consuma timp si nu dau nici un rezultat profitabil pentru tine.
15. Dormi bine, Mananca sanatos si fa Sport
Nu uita ca in spatele unei activitati esti tu – un OM. Esti pus in situatia de a consuma 50% din timpul tau, pentru a te alimenta. Dormi bine, ca sa poti avea mintea odihnita si gata de o noua zi – (productiva) de munca. Mananca sanatos, ca sa se simta bine organismul tau. Fa sport, ca sa poti sa consumi energia negativa acumulata de corpul tau.
Sursa: Eugen Potlog
