Companiile din lumea larga se plang ca bugetele proiectelor lor fie au fost cu mult depasite, fie nu au fost utilizate eficient, astfel incat sa impresioneze sau sa aiba rezultatele asteptate. In prima faza, este intotdeauna vina celeilalte parti implicate. Managementul da vina pe consultanti, in timp ca managerii de proiect dau vina pe responsabilii financiari. Ce nu functioneaza, de fapt, bine?
Cea mai mare si recunoscuta problema incepe chiar inainte ca proiectul sa fie lansat. Daca scopul si obiectivele nu sunt clare pentru toata lumea implicata, atunci rezultatele si procesele vor fi ambigue. Misiunea trebuie clar definita iar obiectivele clar setate si agreate de toate partile implicate in proces, pentru ca proiectul sa ruleze fara probleme – in caz contrar vor aparea conflicte inevitabile.
In acelasi mod vorbim si de obiectivele proiectului care pot fi diferite pentru fiecare stakeholder. In cazul in care un departament si-a propus un anume target si alt departament un scop diferit, e putin probabil ca proiectul sa aiba succes in ambele directii. Cele doua departamente vor evalua proiectul luand in calcul rezultate diferite.
Lipsa sprijinului
Daca jucatorii cei mai importanti nu se implica suficient in proiect, atunci vor aparea lacune mari in planificare si in procesul de gestionare a rezultatelor. Daca, spre exemplu, doar jumatate din comitet este de acord cu proiectul, restul vor fi impotriva acestuia inca de la inceput. Exista posibilitatea ca acestia sa fie mai degraba atenti la modul in care proiectul esueaza, decat la modul in poate avea succes.
Daca jumatate din cei responsabili sunt lasati pe dinafara, acestia nu vor fi in pozitia de a analiza pe deplin ceea ce se intampla, ce nu merge bine sau chiar sa vada rezultatele succesului.
Daca exista o comunicare slaba, cativa oameni nici macar nu vor cunoaste detaliile proiectului in actiune si nici nu vor sti cum sa aduca imbunatatiri.
Daca persoanele nu stiu sau nu inteleg care le sunt responsabilitatile, atunci proiectul va esua, iar cei implicati vor fi nevoiti sa isi caute altceva de lucru, fara a li se acorda sansa de a-si demonstra potentialul.
Obiectivele scrise
Obiectivele proiectului trebuie sa fie clar definite si masurabile. Daca participantii au putine informatii cu privire la obiectivele ce trebuie atinse, atunci ei nu vor sti cum poate fi afectata performanta proiectului per ansamblu. Exista intr-adevar cateva secrete intr-o companie care nu trebuie divulgate, dar managementul de proiect ar trebui sa includa pe toata lumea acolo unde este posibil (cu foarte putine exceptii). Cu cat sunt mai multi oameni implicati din organizatie, cu atat mai mari sunt sansele sa se obtina rezultate foarte bune.
Planificarea este cheia succesului
Adesea proiectele pot avea obiective marete, dar daca procesul planificarii este defect, tot proiectul ar putea esua. Cateodata, acest lucru se datoreaza lipsei resurselor sau a finantarii.
In cazul in care furnizorii sunt gresit alesi, din cauza pretului sau a relatiei de prietenie, cei care lucreaza la proiect vor observa acest aspect si se vor demoraliza rapid. Isi vor pierde rapid increderea in procesul de management, cu exceptia situatiei in care le sunt explicate, in totalitate, motivele complete pentru alegerea respectivilor furnizorilor de produse.
Rezolvarea problemelor
Chiar daca la inceputul proiectului ai esuat in alegerea managementului potrivit, nu e timpul pierdut. Daca schimbi echipa de management al proiectului, ai grija sa acorzi oamenilor toata increderea si sansa de a-si demonstra potentialul.
Focus
Accentul trebuie sa cada pe obiectivele corecte care se potrivesc atat specificului afacerii cat si bugetului companiei. In cazul in care angajatilor tai le lipsesc anumite competente de care e mare nevoie in proiect, atunci trebuie sa le asiguri training specific, inainte de a incepe planificarea proiectului. Trebuie sa te concentrezi pe aceste lucruri, pentru a fi sigur ca proiectul tau are cea mai mare sansa de a merge inainte.
Accentul ar trebui sa cada si pe intelegerea provocarilor viitoare si planificarea tuturor rezultatele posibile. In acest fel, proiectul tau va fi pozitionat, inca de la inceput, spre succes.
