Multi manageri de proiect se plang de timpul pierdut cu inchiderea unui proiect. In teorie pare mai simplu: se taie panglica si cam atat. In practica insa lucrurile stau cu totul altfel: membrii echipei de proiect fac eforturi mari pentru a duce toate lucrurile la bun sfarsit, fiecare in parte, intr-un timp foarte scurt. Ultima faza este in general una mai agitata, si poate implica re-planificare, achizitie de noi resurse, precum si alte probleme ce tin de „faza de tranzitie”, ce fac dificila trecerea la urmatoarea etapa a proiectului sau la un nou proiect.
Mai jos este o lista de verificare (checklist) care te poate ajuta sa inchei mai usor un proiect sau o faza a acestuia. Se poate folosi ca un ghid ce cuprinde un set minim de activitati necesare la incheierea unui proiect sau a unei etape:
- Sunt toate livrabilele proiectului gata?
- Sunt toate lectiile invatate de pe urma proiectului sau a fazei de proiect si raportate mai departe?
- Este raportul final al proiectului finalizat si revazut?
- A acceptat clientul toate rezultatele proiectului si celelalte livrabile asociate?
- Au fost toate costurile imputate corespunzator proiectului?
- Sunt toate ambalajele si comenzile de munca gata?
- Exista vreun colet nefinalizat? Daca da, exista documente justificative pentru munca neterminata?
- Sunt toate activitatile administrative legate de inchiderea proiectului gata?
- Este planul de management de proiect arhivat, cu tot cu suport de date?
- Au fost instiintati toti stakeholderii de finalizarea proiectului / etapei din proiect?
- Sunt toate procedurile de audit, suport si mentenanta la locul lor?
- Sunt membrii echipei de proiect desemnati / in curs de desemnare / numiti in comisie?
Checklist-ul de mai sus reprezinta doar un punct de plecare pentru etapa de incheiere a unui proiect sau a fazei unui proiect. Lista poate fi completata si cu alte intrebari esentiale pentru incheierea proiectului, de la caz la caz.
Ce alti itemi ati adauga in checklist-ul de mai sus?
