Totul despre procedura de integrare a noilor angajati

Discutand frecvent cu managerii de resurse umane, acestia considera ca este important momentul final al selectiei, identificarea candidatului cu cel mai compatibil profil tehnic si comportamental si, bineinteles, acceptarea de catre acesta a ofertei inaintata de angajator.

In cadrul cursurilor pe care le sustin am fost impresionata de faptul ca viitorii specialisti  in domeniul resurselor umane sau cei care deja au in spate ani buni de experienta considera ca procesul de selectie este incheiat odata cu finalizarea procesului de integrare a noului angajat.

Perioada desfasurarii acestui proces este mai mica, egala sau mai mare decat perioada de proba prevazuta in Codul muncii. La nivel de organizatie se stabileste acest lucru in functie de:

• Post;
• Caracteristicile postului;
• Experienta intr-o activitate similara a noului angajat:
• Complexitatea sistemului informatic;
• Totalitatea procedurilor aplicabile in cadrul organizatiei;
• Potentialul noului angajat.

Mai jos va propun, la nivel general, o procedura de realizare a Procesului de integrare in organizatie a noului angajat. Integarea reprezinta una dintre temele dezvoltate in cadrul cursului Manager resurse umane.

Nu trebuie neglijat faptul ca o mare parte dintre etapele regasite in aceasta procedura este aplicabila si angajatilor care au fost recrutati intern (promovarea, schimbarea functiei pe acelasi nivel ierarhic).

1. Scopul si domeniul de aplicare.

Scopul il reprezinta  crearea unui sistem unitar si coerent care sa:

1. Faciliteze adaptarea persoanelor nou angajate la cerintele posturilor pe care acestea urmeaza sa le ocupe;
2. Faciliteze adaptarea angajatilor care si-au schimbat locul de munca in organizatie sau care trebuie sa se acomodeze cu noile caracteristici ale locului de munca pe care il ocupa.

Aceasta procedura se aplica in cadrul tuturor departamentelor din companie, indiferent de functie, durata contractului de munca, experienta noului angajat si caracteristicile postului.

2. Definitii, prescurtari, simboluri.

Integrarea

In perioada de integrare, noii angajati primesc informatii despre sarcinile si responsabilitatile  postului pe care-l ocupa, despre mediul de lucru, echipa, manageri, departamente cu care vor colabora, subalterni, beneficii, proceduri de lucru, programele de formare etc.

Este cunoscut faptul ca aceasta Integrare profesionala are implicatii de ordin psihologic, social, organizatoric si pedagogic. Scopul organizarii si implementarii acestui proces de integrare il reprezinta sprijinirea noilor candidati in familiarizarea cu noile conditii de munca, facilitarea acomodarii noului angajat cu grupul de munca si crearea unei atmosfere de siguranta, confidentialitate.

P.I .- procedura integrarii

R.I. – regulament intern

3. Documente de referinta.

• Fisa postului;
• Organigrama, Regulamentul intern, proceduri de lucru din departamentul in cadrul caruia isi desfasoara noul angajat activitatea, proceduri de resurse umane, proceduri la nivel de organizatie;
• Planul procesului de integrare.

4. Procedura.

4.1 Etapele de urmat in P.I.:

1. Planificarea P.I.;
2. Prezentarea  organizatiei prin stabilirea unor metode specifice;
3. Prezentarea regulilor generale aplicabile si a documentelor in cadrul carora acestea sunt reglementate;
4. Desfasurarea activitatii noului angajat si stabilirea primelor sarcini;
5. Desemnarea unui  mentor pentru noul angajat din cadrul departamentului caruia ii apartine;
6. Coordonarea  angajatului pe parcursul procesului de integrare;
7. Instruirea  angajatului pe partea tehnica, dar si comportamentala;
8. Evaluarea procesului de integrare pe parcursul etapelor planificate si la finalul intregului proces.

4.2 Descrierea etapelor procedurii:

1. Planificarea PI:

• Se va face de catre departamentul de resurse umane in colaborare cu managerul angajatului inaintea inceperii procesului de recrutare si selectie. (Anexa nr. 1 – Graficul integrarii);

2. Prezentarea organizatiei:

• In primele zile de munca,  noului angajat i se va face un tur al organizatiei (de catre persoana stabilita prin Graficul integrarii, un angajat al departamentului resurse umane, un coleg sau managerul sau);
• In prima saptamana de lucru, noului angajat ii sunt stabilite intalniri cu persoanele cu care va colabora in cadrul carora se vor da detalii legate de procedurile de lucru, i se vor prezenta problemele existente etc.;

3. Prezentarea regulilor generale aplicabile in firma:

• RI, program de lucru, pauze, proceduri IT – va fi inceputa in cadrul procesului de selectie si va fi definivata in prima zi de lucru a noului angajat (Resurse Umane, Administrator retea);

4. Primele sarcini:

• Stabilite de catre manager – trebuie sa nu fie foarte complexe, dar sa il implice cat mai mult in activitatea firmei, sa ii ocupe timpul pentru a se simti util.

5. Desemnarea unui indrumator (mentor) pentru noul angajat:

• Managerul are obligatia de a numi  un mentor pentru noul angajat;

6. Coordonarea angajatului:

Este important ca noul angajat sa inteleaga corect urmatoarele aspecte:

• strategia si obiectivele organizatiei;
• responsabilitatile sale de baza;
• obiectivele personale, KPI-urile;
• comportamentul solicitat pentru a-si indeplini obiectivele;
• regulile pe care trebuie sa le respecte.

7. Instruirea angajatului:

• Instruirea noului angajat  – la locul de munca (managerul, mentorul, trainerul intern) sau in alte domenii: IT, resurse umane, financiar;

8. Evaluarea procesului de integrare se face prin:

• Realizarea unor interviuri periodice cu noii angajati (Resurse Umane), punctandu-se fiecare dintre etapele stabilite in Graficul integrarii;
• Stabilirea inca de la angajare a unor obiective de performanta si criterii de evaluare; la finalul perioadei de proba, noul angajat va fi evaluat pe baza elementelor de mai sus.

5. Responsabilitati.

Managerul – atributii (direct sau prin delegare):

• Adreseaza urarile de bun venit in organizatie;
• Prezinta departamentul in care noul angajat urmeaza sa-si desfasoare activitatea;
• Prezinta echipa in cadrul careia noul angajat urmeaza sa-si desfasoare activitatea;
• Prezinta si explica regulile si procedurile specifice de lucru la care se adauga bazele de date cu clienti, respectiv furnizori;
• Prezinta si explica fisa postului;
• Prezinta echipamentele cu care va lucra noul angajat si fisele tehnice ale acestuia daca este cazul;
• Ofera informatii privind colaborarea cu alte departamente;
• Prezinta listele de telefoane si adresele de email pentru intreaga organizatie;
• Prezinta formularele uzuale de lucru in format fizic sau pe intranet;
• Desemneaza persoana responsabila cu instruirea la locul de munca a noului angajat si stabileste impreuna cu acesta modalitatea si timpul alocat instruirii;
• Stabileste sarcinile si obiectivele noului angajat pentru perioada de proba.

Departamentele Resurse Umane, Financiar:

• Prezinta procedura de evaluare a performantelor, inclusiv Chestionarul de evaluare si obiectivele evaluarii;
• Prezinta procedura de formare profesionala;
• Realizeaza evaluarea periodica a procesului de integrare a noului angajat;
• Prezinta organizatia (istoric, obiective strategice, structura, functii, organigrama, reguli generale, codul de vestimantatie etc.);
• Prezinta RI;
• Ofera noului angajat informatii privind facilitatile de care poate beneficia;
• Prezinta noului angajat informatii cu privire la programul de lucru, pauzele de masa, transport, acordarea concediilor de odihna, fara plata etc.;
• Comunica noului angajat modalitatea de plata a salariului.

Administrator retea – daca este cazul:

• Ii pregateste statia de lucru – calculatorul;
• Ii creeaza adresa de email;
• Il instruieste cu privire la politicile IT din societate;
• Il instruieste cu privire la softul de lucru utilizat in departamentul sau.

Responsabilul cu PM si PSI:

1. Prezinta specificul organizatiei din punctul de vedere al protectiei si securitatii muncii;
2. Prezinta prevederile legale generale privind protectia si securitatea muncii;
3. Il asista pe angajat pe durata insusirii acestor prevederi;
4. Verifica si testeaza modul in care noul angajat si-a insusit prevederile cu privire la PM si PSI;
5. Certifica insusirea de catre noul angajat a prevederilor cu privire la PM si PSI.

Autor: Manuela Trusca – Trainer Extreme Training