Catalin Hristea,
Director General, PMSolutions
Indiferent de industrie, evolutia companiilor moderne are la baza „schimbarea”. Schimbarea este cea care duce la lansarea de noi strategii, de noi produse, la reorganizare si eficientizare, iar abilitatea de gestionare a schimbarii este un factor esential pentru succesul acestor initiative. „Schimbarea” este caracteristica esentiala a unui proiect, iar managementul proiectelor capata in acest context valente deosebite.
Un proiect are probleme atunci cand planificarea este insuficienta, obiectivele proiectului sau ale clientului nu sunt clar definite iar management activitatilor este defectuos. in egala masura mai contribuie raportarea si comunicarea de slaba calitate, documentarea insuficienta, schimbarile frecvente de planificare, structura dezorganizata si complexitate exagerata.
Majoritatea acestor aspecte tin de lipsa unei metodologii si a unei structuri de lucru si mai putin de capabilitatile individuale ale Project Manager-ului. Din punct de vedere al organizatiei care deruleaza proiecte, toate aceste deficiente la nivelul fiecarui proiect au implicatii majore la nivelul organizatiei ca intreg.
Lipsa unei culturi si a unei metodologii standardizate de proiect are efecte multiple: intarzieri imprevizibile, lipsa coordonarii resurselor, comunicare defectoasa care duce la livrarea unor produse neconforme si in final la proiecte nefinalizate, iar toate aceste efecte duc la oportunitati de venit pierdute, la costuri si implicit preturi mai mari.
Modalitatea prin care organizatiile pot controla aceasta situatie este construirea unei structuri de tip Project Management Office (PMO), care creaza contextul metodologic si functional in care Project Managerii coordoneaza proiecte si se dezvolta profesional, iar organizatia acumuleaza si disemineaza know-how si experienta.
Componentele principale ale unui Birou de Proiecte (Project Office) sunt:
-
Project Support (functii specializate: planificare, bugetare, estimare, controlul costurilor, administrare, controlul progresului);
-
Procese, Standarde si Metodologii
-
Training (evidenta competentelor, dezvoltarea programelor de training);
-
Consultanta si Mentoring (pentru diverse proiecte, functie de audit si Project Assurance);
-
Managerii de Proiect (personal calificat pentru conducerea proiectelor);
-
Unelte software (pentru planificare, estimare, risk etc.).
Un consultant cu experienta va poate ajuta sa implementati o structura de PMO care sa fie:
1. O „biblioteca” centrala de informatii referitoare la: Metodologia de PMO adoptata de companie, proceduri si standarde dar si Best Practices & Lessons Learned – informatii referitoare la proiectele finalizate;
2. O structura profesionala pentru Project Manageri, integrata in cadrul structurii functionale a organizatiei client, care sa gestioneze: resursele interne si matricea de competente, alocarea resurselor si dezvoltarea profesionala a membrilor;
3. O structura de control pentru:
-
Prioritizarea proiectelor in functie de beneficiile pe care acestea le aduc;
-
Raportarea uniforma in cadrul proiectelor (aceleasi standarde);
-
Linie directa de escaladare a problemelor catre management-ul companiei;
-
Project Quality Assurance – functie independenta de asigurare a calitatii proiectelor.
Din punct de vedere al strategiei de implementare a unui Birou de Proiecte, metodologia pe care o recomandam se bazeaza pe urmatoarele aspecte:
-
abordare etapizata, cu obiective bine definite pentru fiecare etapa in parte;
-
proces cat mai putin disruptiv, care sa nu afecteze desfasurarea normala a activitatii de zi cu zi a companiei;
-
accent pe obtinerea de beneficii rapide prin rezolvarea problemelor presante;
-
stabilirea fundatiei pentru strategia pe termen lung in paralel cu implementarea strategiei initiale pe termen scurt;
-
asigurarea repetabilitatii succesului, odata obtinut.
O structura PMO este indispensabila unei companii moderne, care gestioneaza un portofoliu de proiecte. Evoluati prin implementarea PMO si transformati incertitudinea proiectelor dumneavoastra actuale in certitudinea unor succese repetabile.
Va uram succes!
