Cand lucrurile nu merg conform planului, ce e de facut? Daca e prea tarziu sa mai putem repara ceva, atunci trebuie sa privim esecul ca pe o lectie invatata. Partea buna e ca putem folosi experienta traita in noul nostru proiect. Daca e vorba insa de un proiect in care observam problema ivita din timp si exista totusi posibilitatea unei replanificari?
In cazul in care problemele sunt minore, poti rescrie cu usurinta activitatile proiectului, poti regandi lucrurile acolo unde este necesar, poti face mici ajustari planului si bugetului si poti avansa rapid spre noua directie.
Exista trei intrebari-cheie sau actiuni de luat in calcul – ca in cazul unui check-list – pentru a fi sigur ca ai cuprins tot proiectul. Procesul poate fi asemanat cu un restart aplicat proiectului tau. Nu iti doresti sa uiti vreun element critic sau vreo sarcina pe care sa trebuiasca sa o rezolvi dupa aceea.
1. Determina cauza replanificarii
Este foarte important sa intelegi pe deplin cauza efortului de replanificare. Cand vor interveni noi reajustari ale bugetului (ca urmare a orelor de munca in plus), documentele pe care le faci ca justificare, te vor ajuta sa il tii la curent pe clientul tau si, sa speram, cat de multumit posibil. In plus, aceste documente vor reprezenta o dovada in plus in fata clientului tau privind motivele depasirii bugetului, in cazul in care acesta uita in timp de problemele aparute pe parcursul proiectului.
2. Stabileste care sunt zonele (cost, program, calitate) proiectului care vor fi afectate de replanificare? Care sunt partile bune si rele ale replanificarii?
Orice client si, probabil, orice director va dori sa cunoasca acest tip de informatii, mai ales in cazul unui proiect mare si mai ales daca sumele sunt semnificative. Fa un update la programul proiectului pentru a arata diferentele care rezulta din proces. Fa un update si la planul bugetului pentru ca directorul si clientul sa inteleaga pe deplin efectul replanificarii asupra partii financiare. Apoi incepe sa reconstruiesti un nou program realist ce te va ghida pe parcursul refacerii proiectului si pe care sa il impartasesti cu clientul si echipa ta.
Privind partea buna a lucrurilor, e posibil sa existe si un impact pozitiv al replanificarii si redirectionarii efortului. Poate va duce la imbunatatirea softului pe care il vei furniza clientului, fiindu-i de mare ajutor. Replanificarea nu e intotdeauna un fapt negativ. Fa un document cu aspectele negative si pozitive ale replanificarii si ce efect au asupra solutiei finale.
3. Obtine rezultate de la toti membrii echipei
Tine minte ca nu esti singur in tot acest proces. Implica intreaga ta echipa, implica clientul si echipa lui pe proiect. Si, in cele din urma, implica utilizatorii finali ai clientului tau si expertii din domeniu. Nu iti doresti sa fii in fruntea noii directii (chiar daca aceasta e o dorinta a clientului si presupune venituri suplimentare) fara sa te adresezi tuturor persoanelor implicate. Pentru ca risti sa livrezi o solutie care nu satisface pe deplin nevoile utilizatorilor finali.
