Readucerea proiectului in limitele bugetului aprobat

0

Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania

 

Foarte putine proiecte se deruleaza conform planului stabilit, iar efortul managerului de proiect trebuie sa fie in permanenta focalizat catre minimizarea abaterilor dintre valorile realizate si cele planificate. Unul dintre cele mai sensibile aspecte ale managementului executiei proiectului este controlul costurilor si incadrarea acestora in limitele bugetului prevazut.

Sponsorul a fost de acord sa plateasca o anumita suma de bani pentru un anumit livrabil. Daca acesta costa mai mult decat a fost anticipat, valoarea de business a proiectului este periclitata. Cealalta problema legata de depasirea bugetului este faptul ca multe organizatii nu manifesta prea multa flexibilitate in administrarea bugetelor. Dupa alocarea bugetului, obtinerea unei majorari poate fi foarte dificila, daca lucrarile costa mai mult decat a fost prevazut.

Daca monitorizarea costurilor se face constant, se poate observa din timp tendinta de depasire a bugetului. Acest proces de control poate fi ceva mai dificil decat controlul programului de activitati, deoarece pot exista mai multe motive pentru care informatiile financiare nu sunt suficient de precise. In ceea ce priveste programul, se poate sti imediat ratarea unui termen de executie. Urmarirea costurilor este o activitate putin mai dificila. In primul rand, rareori cheltuielile se fac intr-un regim constant pe durata proiectului. Asadar, urmarirea costurilor trebuie facuta in raport cu perioada pe care se face analiza. In multe companii, informatiile financiare vin cu intarziere, depinzand de procedurile financiare si de frecventa cu care se elaboreaza rapoartele financiare. Spre exemplu, cunoasterea starii financiare a proiectului poate fi amanata pana in a doua saptamana a lunii urmatoare, cand se emit rapoartele de buget.

Timpul este un alt aspect delicat al urmaririi costurilor. Trebuie cunoscute cu precizie momentele la care se face inregistrarea cheltuielilor. O cheltuiala se poate inregistra la receptia facturii sau la momentul efectuarii platii, in functie de procedurile financiare ale organizatiei. Daca firma utilizeaza comenzi de achizitie, bugetul proiectului poate fi incarcat cand comanda este emisa, cu toate ca factura este platita cu cateva saptamani mai tarziu. In functie de buget, aceasta situatie poate determina inregistrarea timpurie a unor cheltuieli, ceea ce poate crea impresia depasirii bugetului, cu toate ca nu este asa in realitate (cheltuielile sunt doar inregistrate mai devreme decat era planificat).

In concluzie, pentru a putea sti cu precizie daca proiectul se afla in depasire de buget, trebuie analizate si validate cauzele care conduc la constatarea acestor simptome. Pentru aceasta, se pot utiliza mai multe tehnici de control si readucere a proiectului in limitele bugetului aprobat.

Ore suplimentare

Aceasta optiune este avantajoasa in situatia in care personalul nu este platit pentru lucrul peste orele de program. Este de obicei prima optiune pentru a readuce proiectul in buget, dar solutia nu este acceptabila decat pe termen scurt. Logica consta in faptul ca se lucreaza mai mult pentru acelasi cost, de moment ce nu trebuie platite resursele interne pentru orele suplimentare. Daca proiectul se afla catre final, se pot acorda zile libere compensatorii, dupa terminarea proiectului. In orice caz, aplicarea acestei strategii pe termen lung poate crea probleme proiectului.

Inlocuirea resurselor umane

De obicei se inlocuiesc resursele mai neexperimentate si mai putin productive cu resurse mai experimentate si mai productive. In situatia depasirii bugetului insa, motivatia inlocuirii este diferita si in consecinta, strategia adoptata difera. Trebuie sa identificam resurse mai putin costisitoare carora li se pot aloca activitatile proiectului, renuntand astfel la resursele cele mai costisitoare. De fapt, daca obiectivul incadrarii in buget este mai important decat indeplinirea termenului, se poate accepta extinderea duratei, daca in felul acesta se obtine o economie in bugetul proiectului.

Eliminarea sau inlocuirea costurilor nelegate de manopera

La fel ca si cu oamenii, se pot utiliza materiale, marfuri si servicii mai putin costisitoare decat a fost prevazut in buget. De exemplu, se poate recurge la reducerea cheltuielilor de deplasare, alegand variante de cazare si transport mai ieftine. Se poate renunta la programele de training in favoarea sistemelor de autoinstruire asistata de computer. Se poate folosi un echipament sau un utilaj mai ieftin si mai putin performant. In fiecare dintre aceste situatii se incearca indeplinirea cerintelor initiale prin folosirea unor resurse mai putin costisitoare.

Toleranta nula la schimbarile sferei de cuprindere

Aceasta tehnica se poate aplica pentru a remedia situatia unui proiect aflat in depasire de termen si de buget. Multe proiecte incep sa-si depaseasca bugetele pentru ca se executa mai multa munca decit prevad angajamentele initiale. Aceasta poate fi rezultatul unui management defectuos al schimbarilor sferei de cuprindere sau poate fi vorba de mici schimbari care trec neobservate. Oricum, daca exista riscul depasirii bugetului, managerul de proiect trebuie sa colaboreze cu clientul si cu membri echipei pentru a se asigura ca nu se solicita si nu se executa absolut nici o lucrare neplanificata, chiar daca este doar de o ora. Toate resursele trebuie folosite pentru executia lucrarilor esentiale care au fost convenite.

Utilizarea rezervelor bugetare (daca exista)

In cazurile fericite, bugetul initial include si o rezerva pentru incertitudine si pentru riscul asociat cu estimarile. Spre exemplu, nu este ceva neobisnuit pentru un proiect sa includa o rezerva de 10%. Rezerva este separata de bugetul proiectului. Daca proiectul se poate incadra in bugetul initial, rezerva trebuie returnata companiei. Daca se constata ca depasirea bugetului este determinata de activitati care costa mai mult decat s-a estimat, atunci se poate folosi rezerva de buget. In aceasta situatie, sponsorul si partile interesate trebuie anuntate, astfel incat sa putem gestiona asteptarile lor despre rezerva bugetara ramasa.

Reducerea sferei de cuprindere

Una din optiunile disponibile in situatia depasirii termenului si a bugetului este analiza lucrarilor ramase si negocierea cu clientul pentru a elimina o parte dintre acestea din proiect. Daca munca ramasa este esentiala pentru rezultatul final al proiectului, discutia tot trebuie sa aiba loc, darla cel mai inalt nivelde decizie. Se poate decide terminarea proiectului in limitele bugetului dar cu mai putin decat 100% din functionalitati, urmand sa se initieze un alt proiect pentru acoperirea cerintelor ramase.

Sumar

Controlul costurilor trebuie exercitat permanent de catre managerul de proiect, astfel incat atingerea obiectivelor sa se incadreze in bugetul aprobat. Pentru reducerea abaterilor de cost se pot aplica cu succes o serie de tehnici menite sa readuca proiectul in limitele parametrilor planificati.

Va doresc in continuare proiecte de succes!

Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro

Sursa
www.markmedia.ro

Share.

Leave A Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.