Fiecare proiect are nevoie de schimbare. Oamenii care lucreaza pe proiect vor cere ca noi cerinte sa fie adaugate sau ca cele vechi sa fie scoase; exista date care trebuie schimbate, functionalitati diferite ce trebuie incluse in proiect … si multe alte lucruri care iti vor face viata dificila.
1. Cererea pentru schimbare este depusa
Poate avea loc pe un template standard, prin email sau chiar intr-o cerere de genul „Ai putea sa…„. O cerere pentru schimbare (Request for Change – RFC) ar putea fi formala sau informala. Ideea e ca trebuie sa depui o cerere intr-un anumit format.
2. RFC-ul este primit
RFC-ul merge, de regula, direct la managerul proiectului. Poate fi totusi data oricarui membru din echipa proiectului. Asigura-te ca echipa ta stie ce trebuie facut cu cererea. Schimbarile pot merge, de asemenea, la managerul de program, daca lucrezi pe un program, deoarece acestea vor avea implicatii si pentru alte proiecte.
O alta varianta e ca RFC-ul sa mearga direct la biroul de managementul proiectelor (PM Office). Echipa de acolo va fi nevoita sa delege mai departe, deoarece nu se cunosc detaliile, insa ea poate actiona si ajuta la filtrarea cererilor, mai ales daca proiectul are o multime de cereri.
3. Analiza RFC
Tu si echipa ta va trebui sa analizati RFC-ul. Trebuie sa aveti in vedere impactul asupra scopului, bugetului, timpului si resurselor.
4. Ia decizia!
E posibil sa vrei sa doresti sa setezi anumite limite si proceduri in luarea deciziei. Spre exemplu, daca schimbarea poate fi livrata fara schimbarea bugetului, poti fi autorizat sa iei tu insuti decizia. Daca insa schimbarea implica bani in plus si resurse aditionale, sponsorul tau va vrea sa ia decizia finala, in functie si de parerea ta.
Daca respingi cererea, spune acest lucru si celui care a depus cererea. Explica motivul pentru care cererea a fost respinsa. Acest pas este adesea trecut cu vederea si poate cauza resentimente in randul persoanelor implicate in proiect. Daca le vei explica pe indelete de ce ai respins RFC-ul, ii vei ajuta sa accepte decizia. E foarte posibil sa revina cu o cerere mai tarziu, modificata.
Daca respingi RFC-ul, procesul se incheie aici. Daca accepti schimbarea, vei trece la pasul cu numarul 5.
5. Include schimbarea in planuri
Schimbarile, prin natura lor, schimba lucruri! Deci va trebui sa iti actualizezi planul proiectului, programul, bugetul, etc. Actualizeaza, de asemenea, si toate documentatia proiectului.
6. Anunta-l pe cel care a depus cererea
In cele din urma, trebuie sa ii spui celui care a depus cererea ca schimbarea a fost aprobata. Ii oferi astfel un feedback si inchizi cercul. Poti alege sa ii vorbesti si de resursele implicate de schimbare, astfel incat sa ii oferi o imagine de ansamblu a proiectului.
Daca ai nevoie de ajutor in livrarea schimbarii, acum este timpul sa il ceri!
Managementul procesului schimbarii poate fi foarte simplu si te ajuta sa detii controlul asupra ceea ce se intampla in proiect in orice moment. Tine minte! Nu respinge schimbarile doar pentru ca par a fi inconveniente. Fa ceea ce e cel mai bine pentru proiect, din dorinta de a livra cele mai bune rezultate posibile.
