Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Iata-ne, asadar, din nou in lumea proiectelor. Si ce perioada mai buna de planificare a proiectelor decat inceputul de an? Dupa doua articole introductive in care am fixat reperele generale ale managementului de proiect, suntem acum pe cale sa facem primul pas concret in managementul unui proiect. In ce consta practic acest pas?
Probabil multi ar fi tentati sa raspunda „planificarea”, in virtutea ideii ca orice treaba buna incepe cu un plan temeinic alcatuit. Aceasta abordare este corecta in principiu, insa pentru a face un plan de lucru trebuie sa stim ce anume vrem sa planificam. De pilda, cum putem planifica niste activitati concrete daca nu stim inca ce trebuie sa produca proiectul? Sau cum putem estima bugetul necesar daca nu stim exact ce va contine proiectul?
Revenind la primul articol din aceasta serie putem constata ca regasim aceste elemente in situatia prezentata. De exemplu, personajul nostru nu avea la momentul respectiv nici cea mai vaga idee despre standurile de vanzare ale produselor sale, motiv pentru care nu putea sa faca nicio estimare cu privire la costuri si la termenul de realizare.
Iata asadar cel putin un motiv pentru care, inainte de a elabora un plan de lucru, trebuie sa ne asiguram ca am lamurit cateva aspecte generale ale proiectului:
– Descrierea generala a proiectului;
– Scopul si obiectivele;
– Sursa de finantare si beneficiile pe care le va genera proiectului (justificarea economica);
– Continutul proiectului si rezultatele pe care acesta le va produce si, eventual, principalele jaloane;
– Constrangerile care ne sunt impuse – legate de buget, termene, resurse etc.;
– O estimare generala privind costul, durata si efortul necesare atingerii obiectivelor;
– Riscurile/amenintarile de care trebuie sa tinem cont;
– Elemente de organizare, principalele roluri si responsabilitati in cadrul proiectului;
– Managerul de proiect desemnat si nivelul de autoritate al acestuia.
Pentru a raspunde la aceste intrebari sunt necesare o serie de activitati specifice, grupate in ceea ce denumim Pasul 1 – Definirea Proiectului. Pentru a simplifica putin lucrurile, ne vom referi de fapt la rezultatul acestui pas – documentul intitulat Definitia Proiectului (Project Charter), care include toate elementele mentionate anterior. Acesta contine informatii cu caracter general despre proiect si serveste drept punct de incepere a planificarii.
Cu aceasta ocazie, ne obisnuim cu un principiu general valabil in toti pasii pe care-i vom parcurge: toate activitatile de management de proiect trebuie sa aiba un rezultat concret, tangibil, de obicei sub forma unui document. Cu alte cuvinte, nu este suficient sa descriem activitati, ci trebuie sa specificam foarte precis rezultatul fiecarei activitati sau etape. Vom incerca sa vedem impreuna de ce ne este necesar un astfel de document si apoi vom analiza in detaliu continutul sau.
Definitia Proiectului este principalul instrument pentru guvernarea proiectului, reprezentand decizia si angajamentul managementului executiv pentru indeplinirea unui set de obiective care sprijina punerea in practica a strategiei de afaceri. Totodata, Definitia Proiectului este mandatul managerului de proiect, cu valoare de contract: acesta este desemnat sa foloseasca resursele date pentru indeplinirea obiectivelor mentionate si in acelasi timp este raspunzator pentru succesul sau, dimpotriva, pentru esecul proiectului. In lipsa acestui document, nu sunt clare nici decizia manageriala asupra initierii proiectului, dar nici raspunderea si autoritatea managerului de proiect in ceea ce priveste indeplinirea obiectivelor. Cu alte cuvinte, initierea unui proiect fara semnarea acestui document conduce la diluarea responsabilitatii si la instalarea unei ambiguitati care, pe parcursul proiectului, va ingreuna derularea acestuia si elaborarea deciziilor.
Pe de alta parte, daca ne uitam cu atentie la sectiunile Definitiei Proiectului, putem spune ca acesta include si elemente de planificare preliminara, cele mai reprezentative fiind jaloanele, estimarile generale si elementele de organizare. Lipsa acestora face ca procesul de planificare ulterior sa fie mult mai dificil sau irelevant, in anumite situatii. Pentru a putea elabora un plan temeinic, trebuie sa cunoastem cu precizie premisele de la care pornim.
Un alt motiv extrem de important pentru care avem nevoie de o Definitie a Proiectului este posibilitatea de a valida succesul sau nereusita proiectului. Cu alte cuvinte, fara a specifica dinainte ce trebuie sa realizeze proiectul, nu vom putea spune la sfarsit daca avem de sarbatorit un succes sau trebuie sa investigam cauzele unui esec.
Trebuie sa spunem ca la Definirea Proiectului nu participa doar managerul de proiect. De exemplu, obiectivele unui proiect deriva din strategia de afaceri a unei companii si din acest motiv nu managerul de proiect este cel care stabileste obiectivele proiectului, ci managementul executive al companiei. De asemenea, identificarea principalelor riscuri este un proces la care contribuie toti participantii la proiect, fiecare dintre ei furnizand un punct de vedere corespunzator rolului pe care-l joaca.
Iata asadar ca avem suficiente motive pentru a investi efort si atentie in elaborarea Definitiei Proiectului. In episodul urmator vom descrie fiecare dintre sectiunile componente astfel incat sa stim ce avem de facut pentru a initia in mod corespunzator orice proiect.
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
