Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Managementul executiei proiectului necesita atentie si presupune urmarirea permanenta a unui set de indicatori cheie. Proiectul are in mod cert probleme daca in mod sistematic nu se respecta termenele limita si se depasesc in mod constant efortul si costurile estimate pentru a reusi finalizarea activitatilor. Cu toate acestea, exista indicatori care pot furniza indicii in legatura cu posibila aparitie a unor probleme.
Intarzieri in fazele de inceput
Multi manageri de proiect cad in capcana de a crede ca intarzierile din prima parte a proiectului se pot recupera cu usurinta pe parcurs si mai ales in perioada de sfarsit. Din pacate, exista o tendinta naturala de accentuare a ramanerii in urma, pe masura ce proiectul avanseaza. In primul rand, cu cat privim mai in viitor, cu atat estimarile sunt mai imprecise. In al doilea rand, exista intotdeauna situatii neprevazute. Este o buna idee ca managerii de proiect sa incerce realizarea unor economii de program inca de la inceputul proiectului, asteptandu-se ca vor avea nevoie de timpul suplimentar mai tarziu, cand vor aparea situatii neprevazute. Daca descoperi ca ramai in urma intr-o faza de inceput a proiectului, cel mai bun remediu este dezvoltarea imediata a unui plan corectiv. Nu trebuie adoptata o pozitie pasiva, sperand ca se va recupera timpul mai tarziu. Este nevoie mai curand de o atitudine proactiva si de planuri corective puse in functiune la momentul prezent, pentru a reveni la program.
Cresterea numarului de riscuri identificate
Din nou, incercam sa identificam semnale de alarma care avertizeaza ca proiectul ar putea avea probleme, chiar daca arata ca se incadreaza in program. Daca se constata o multitudine de situatii dificile, probabil ca proiectul nu se va incadra in program. Cu toate astea, desi lucrurile pot fi in regula acum, viitorul poate aduce un numar sporit de riscuri identificate pe parcurs. Desigur, toate proiectele au riscuri. Cu toate astea, daca se observa din ce in ce mai multe riscuri pe masura ce proiectul se desfasoara, acesta ar putea fi un mare semnal de alarma ca proiectul are probleme. Rezolvarea acestei situatii consta in aplicarea din timp a actiunilor corective sau chiar preventive, astfel incat riscurile sa nu se transforme in probleme. Chiar daca numarul riscurilor este prea mare, proiectul se poate finaliza cu succes, daca ne concentram eforturile si aplicam un management eficace.
Participarea clientilor incepe sa se diminueze
Clientul trebuie sa fie angajat in mod activ pe parcursul procesului de planificare si colectare a cerintelor de business. Daca nu reusim sa le creem clientilor entuziasmul pentru a participa in aceasta faza, atunci proiectul poate avea o problema. Cu toate astea, clientul incepe sa se detaseze cand o treime din proiect este finalizata si activitatile cad exclusiv in sarcina echipei interne de proiect. Este importanta mentinerea implicarii active a clientului. Managerul de proiect trebuie sa continue in mod proactiv comunicarea si sa caute aportul clientilor in cazul tuturor schimbarilor de continut, a rezolvarii situatiilor dificile si a planurilor de risc. Clientul trebuie sa fie implicat in mod activ in testari. Managerul de proiect trebuie sa se asigure ca implicarea si entuziasmul clientului se mentin. Altfel, testarea si implementarea ar reprezenta o problema pe parcursul fazelor finale.
Scaderea moralului
Aparent, daca se respecta termenele intermediare, nu exista motive pentru scaderea moralului. Daca identificam acest simptom, inseamna ca avem o problema. Trebuie sa determinam cauza si sa aplicam solutii corective. Moralul poate scadea pentru ca oamenilor li se cere sa munceasca ore suplimentare pentru a mentine proiectul pe linia de plutire. Acesta ar tinde sa devina un indicator al unor probleme viitoare. O alta preocupare a echipei ar putea fi senzatia ca planificarea viitoare este nerealista. In orice caz, moralul scazut trebuie investigat si combatut.
In rezumat, una din responsabilitatile importante ale unui manager de proiect este aceea de a sonda in mod continuu viitorul pentru actualizarea planului de proiect, pentru identificarea riscurilor si adoptarea unui management eficace al asteptarilor. Un proiect care pare a fi pe linia de plutire azi, poate avea probleme majore in scurt timp. In concluzie, managerul de proiect trebuie sa monitorizeze in permanenta acei indicatori care pot semnala problemele viitoare din proiect, chiar daca aparent proiectul se incadreaza in plan. Identificarea acestora ca riscuri permite aplicarea unui management proactiv intr-o maniera care va permite proiectului sa se incheie cu succes.
Va doresc in continuare proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
