Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Intregul proces al managementului de proiect poate fi sumarizat prin sintagma „Plan the work and then work the plan”. Desi greu traductibila in limba romana, aceasta expresie descrie succesiunea activitatilor derulate in managementul unui proiect si este foarte sugestiva pentru a intelege imaginea de ansamblu.
Finalizarea planului de proiect marcheaza practic trecerea in faza de executie a proiectului, in care dorim sa obtinem abateri cat mai mici fata de plan. Cu toate acestea, sunt rare situatiile in care executia decurge exact cum a fost planificat; de cele mai multe ori apar diferente care necesita atentia managerului de proiect.
O parte din diferentele aparute constituie efectul factorilor perturbatori din mediul proiectului si bineinteles, managerul de proiect trebuie sa-si foloseasca abilitatile pentru a le micsora. In alte cazuri insa, diferentele aparute sunt determinate de cauze obiective, necunoscute la momentul realizarii planului de proiect. Indiferent de situatie, baza de comparatie este furnizata de planul de proiect aprobat, acesta fiind folosit ca termen de referinta in masurarea progresului efectuat.
Daca ne imaginam ca planul de proiect reprezinta harta drumului pe care-l avem de parcurs, trebuie sa ne asiguram ca pe intreg parcursul calatoriei vom indeplini simultan doua conditii:
- Ne vom concentra eforturile pentru a ne mentine pe drumul ales si figurat pe harta;
- Harta reprezinta in mod corect si obiectiv realitatea din teren, cu alte cuvinte harta este relevanta in raport cu situatia drumului pe care-l avem de parcurs.
Analizand in detaliu cele doua conditii putem identifica si preocuparile majore ale managerului de proiect in faza de executie:
- Coordonarea activitatilor prevazute in planul proiectului;
- Monitorizarea si evaluarea continua a performantelor realizate efectiv, in raport cu referinta constituita de planul aprobat;
- Constatarea si inregistrarea abaterilor intampinate;
- Analiza cauzelor care produc abaterile si rezolvarea problemelor;
- Asigurarea fluxurilor de comunicare necesare pentru a integra ansamblul de resurse, activitati si rezultate ale proiectului;
- Raportarea evolutiei catre participantii la proiect;
- Actualizarea planului de proiect atunci cand este necesara modificarea referintei la care raportam performanta realizata;
- Comunicarea modificarilor si initierea actiunilor care decurg din acestea.
Toate aceste activitati trebuie realizate in mod continuu pe parcursul executiei proiectului, pentru a putea asigura o derulare fara sincope a intregului proces. In realitate, avem de-a face cu un proces sistematic pe care-l putem denumi generic managementul executiei proiectului si ai carui pasi principali sunt descrisi in cele ce urmeaza:
- Revizuirea periodica a planului de proiect;
- Colectarea si intregistrarea informatiilor despre progresul efectiv realizat si despre eventualele abateri (activitati, termene, bugete);
- Initierea actiunilor corective, cand este cazul;
- Controlul schimbarilor;
- Atunci cand este necesar, ajustarea planului de proiect astfel incat acesta sa reflecte in mod obiectiv conditiile reale ale proiectului si sa indice calea de finalizare;
- Identificarea continua a semnalelor despre aparitia potentialelor probleme;
- Comunicarea informatiilor despre situatia proiectului catre toti participantii relevanti.
Managementul executiei proiectului si actualizarea planului sunt activitati care necesita preocupare pentru detalii si constiinciozitate. Una dintre cele mai frecvente greseli este tratarea cu superficialitate a acestei faze. Foarte multe proiecte beneficiaza de planuri detaliate, perfect concepute, dar a caror punere in aplicare este deficitara. De cele mai multe ori, rezultatul in astfel de situatii se situeaza sub asteptarile initiale si nu produce satisfactii.
Pe parcursul articolelor viitoare vom incerca sa exploram in detaliu tehnicile si uneltele pe care le putem folosi in managementul executiei, astfel incat sa pastram in permanenta controlul asupra proiectului si sa putem asigura nivelul dorit de performanta.
Pana atunci, va doresc proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
