Ce s-ar intampla daca membrii unei echipe nu ar sti care le sunt sarcinile, nu ar sti cum sa le indeplineasca? Proiectul ar ajunge cu siguranta intr-un punct mort.
Ca manager de proiect, daca nu iti cunosti echipa si ce indatoriri are fiecare, s-ar ajunge in situatia in care haosul ar domni in firma. De aceea mentinerea unor canale de comunicare deschise, la intervale de timp regulate, cu toate nivelurile de departamente, dar si cu clientii, este vital pentru asigurarea transmiterii informatiei intr-un mod eficient in circuit.
Comunicarea eficienta este esentiala in oricare situatie din viata, iar managementul de proiect nu face exceptie. Exista multe instrumente pe care managerul de proiect le poate utiliza pentru eficientizarea comunicarii.
O analiza a echipei poate ajuta mult, astfel fiecare membru si-ar avea analizate calitatile si punctele slabe. Pentru manager este important sa stie catre cine sa isi indrepte atentia in anumite situatii.
Intalnirile intre membrii echipei sunt necesare si utile. Prea multe sedinte insa, ori sedintele fara un scop clar, sunt o pierdere de timp pentru toata lumea. De aceea, sedintele trebuie sa urmareasca niste puncte bine stabilite, fara a se devia de la ele.
Dezvoltarea ascultarii active este un aspect ce trebuie accentuat. Membrii echipei nu trebuie doar sa auda ce li se transmite, trebuie sa inteleaga si sa ceara lamuriri daca este nevoie. Este important sa arate ca atentia nu le este distrasa cerand explicatii suplimentare. Unele persoane refuza sa puna intrebari de teama de a nu parea ridicoli. Nimeni nu trebuie sa se teama de critica sau de a nu fi inteles problema discutata. Prin intrebari aflam daca s-a inteles mesajul transmis, daca fiecare si-a inteles rolul destinat, si in final, daca managerul este o persoana cu abilitati de comunicare sau nu.
Barierele in comunicare sunt numeroase, insa ce este de subliniat este sa stim sa le identificam si sa le intelegem, pentru a reliefa posibilele cauze care le produc. Dupa cum am mentionat mai sus, ascultarea activa este o solutie.
Comunicarea nonverbala are si aceasta un rol important in proces. In echipele si firmele de mari dimensiuni, accentul este pus pe formele scrise de comunicare, insa in sedinte si prezentari, accentul cade pe aspectul nonverbal. Factorii care influenteaza comunicarea nonverbala sunt limbajul trupului, tinuta, ambianta, stimuli vizuali, expresii ale fetei si gesturi. Fiecare din acestea pot schimba radical mesajul transmis.
Metode de a imbunatati comunicarea pot fi:
- Pastrarea mesajului simplu. Folosirea propozitiilor scurte in detrimentul unei fraze lungi care poate fi vaga.
- Notarea pe cat posibil a tuturor cerintelor. Atunci cand este scris, este mai usor de consultat in cazul uitarii sau neintelegerii.
- Comunicarea prin mai multe metode. Fiecare persoana e diferita si fiecare invata in mod diferit. De aceea trebuie folosite metode de atragere a atentiei si invatare, metode ca cele vizuale, auditive, sau bazate pe activitati.
- Mesajul sau mesajele cheie trebuie repetate. Frecventa acestor mesaje trebuie sa fie una ridicata, astfel persoanele isi vor intipari mesajul in minte fara sa vrea. „Repetitia e mama invataturii”.
- Explicarea deciziilor. Cand este explicat mecanismul de gandire sau luare a deciziei, oamenii vor intelege procesul mai usor si vor detine mai multe informatii despre subiectul abordat.
- Sedinte regulate. Acestea ajuta la livrarea feedback-ului pentru fiecare membru al echipei, atata timp cat sunt la obiect si nu sunt extrem de lungi.
- Intrebarile si incurajarea feedback-ului. Daca oamenii nu isi inteleg managerul de proiect si ce le transmite, atunci nici proiectul nu va fi realizat conform planului. Trebuie sa se stie sursa neintelegerii pentru a remedia situatia.
