Implementarea schimbarilor critice necesita abilitati de leadership

0

Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania

 

Schimbarile produse in cadrul unui proiect nu sunt neaparat defavorabile sau benefice. In orice caz, echipa poate reactiona intr-un mod pozitiv sau negativ la schimbarile de continut in functie de stadiul in care se afla proiectul.

O reactie tipica in cazul celor mai multe echipe de proiect este aceea de a face schimbarile din mers, presupunand ca impactul schimbarii asupra programului de activitati si bugetului proiectului va fi inteles de client. Exista insa o alta reactie care poate fi mult mai problematica: echipa nu mai doreste sa opereze alte schimbari. De obicei, aceasta situatie poate aparea in cadrul proiectelor care au probleme si s-ar putea datora unor cauze diverse:

  • Ar putea fi cazul unui proiect mare, care necesita ore suplimentare, echipa de proiect fiind nerabdatoare sa finalizeze proiectul.
  • Schimbarile propuse cer multa munca iar data finalizarii proiectului trebuie respectata. Din nou, echipei de proiect i se poate cere sa presteze ore suplimentare.
  • Inexistenta unor relatii bune de colaborare intre membrii echipei de proiect si client. Ar putea exista membrii din echipa de proiect care nu vor sa ajute clientul in continuare.
  • Schimbarile impun modificari majore, care la randul lor vor presupune modificari in constructia si retestarea intregii solutii. Din nou, echipa de proiect ar putea sa nu se implice in retestarea intregii solutii.

Toate aceste situatii (si multe altele) dau nastere unui scenariu in care echipa de proiect nu este motivata sa sprijine schimbarile de continut ale proiectului. Acest fapt pune intr-o situatie dificila managerul de proiect, care trebuie sa recastige angajamentul echipei.

Sincer vorbind, este o conjunctura delicata. Echipa este obosita si demotivata. De fapt, moralul poate fi la pamant. Acesta este momentul in care managerul de proiect trebuie sa-si dovedeasca abilitatile de leadership. Din moment ce cauza problemelor cu care se confrunta echipa este complexa, solutia ar trebui sa cuprinda de asemeni mai multe aspecte. Exista cateva lucruri pe care managerul de proiect trebuie sa le ia in considerare.

  • Explicarea situatiei. Nu trebuie inceput cu un discurs „de lemn”. Mai intai, managerul de proiect trebuie sa adune echipa si sa le explice oamenilor cum stau lucrurile. Apoi, trebuie explicata necesitatea schimbarilor si importanta acestora pentru business.
  • Recunoasterea dificultatilor. Managerul de proiect trebuie sa confirme problemele si sa inteleaga reticenta in fata schimbarilor, precum si scaderea moralului. Nu trebuie insistat, dar managerul de proiect trebuie sa-si manifeste explicit intelegerea fata de pozitia membrilor echipei.
  • Motivarea. Acum e momentul  in care managerul de proiect trebuie sa motiveze echipa. Apelul la spiritului de echipa pentru a trece peste aceasta adversitate este deosebit de important, la fel fiind si informarea despre valoarea contributiei pe care o ofera companiei.
  • Discutii cu fiecare in parte. In afara de sedintele de echipa, trebuie discutat cu fiecare membru al echipei pentru a intelege starea lor mentala. Managerul de proiect trebuie sa asculte problemele care-i preocupa si sa obtina implicarea lor pentru a depune efortul necesar si a merge mai departe.
  • Obtinerea implicarii managementului si a sponsorului. Acum este un moment favorabil pentru a cere managerului si sponsorului proiectului sa vorbeasca cu echipa, sa le multumeasca pentru efortul depus pana in acest moment si sa obtina, in continuare, ajutorul lor pentru a trece peste aceste schimbari.
  • Identificarea stimulentelor. Micile stimulente pot ajuta o echipa sa treaca peste problemele motivationale si de moral. Acestea pot consta, de exemplu, in a oferi membrilor echipei o gustare, atunci cand trebuie sa lucreze peste program.
  • Implicarea clientului. In mod normal, daca echipa lucreaza mai mult, clientii intampina si ei dificultati. In orice caz, managerul de proiect trebuie sa se asigure ca si clientul participa la efortul colectiv.
  • Comunicarea proactiva. Echipa trebuie informata in legatura cu stadiul proiectului, timpul si efortul ramas. Daca managerul de proiect ascunde informatii, aceasta atitudine poate provoca scaderea moralului echipei.
  • Sarbatorirea succeselor. Managerul de proiect nu trebuie sa astepte finalizarea proiectului pentru a declara succesul. Jaloanele intermediare sunt oportunitati pentru a sarbatori o victorie si a lauda membrii echipei.

Un manager de proiect trebuie sa aiba abilitati de conducere si leadership astfel incat sa poata face mai mult decat sa dea indicatii. Aceasta este o situatie dificila si pentru a avea succes sunt necesare bune abilitati in managementul personalului. Succesul nu este niciodata garantat, dar utilizarea unora din aceste tehnici poate fi de folos in depasirea situatiilor dificile.

Va doresc in continuare numai proiecte de succes!

Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro

Sursa
www.markmedia.ro

Share.

Leave A Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.