Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Monitorizarea si controlul executiei unui proiect presupun compararea continua a valorilor realizate cu cele planificate. In plus, managerul de proiect trebuie sa inteleaga si cauza abaterilor constatate, pentru a putea sa intervina. Pot exista mai multe cauze: utilizarea unor resurse necorespunzatoare, aparitia unor conditii defavorabile care n-au fost anticipate, acceptarea necontrolata a schimbarilor etc. Una dintre cele mai frecvente cauze este insa estimarea defectuoasa a efortului, duratelor si costurilor activitatilor.
Procesul de estimare este o arta si-n acelasi timp o stiinta. Oricum, din momentul in care deprindem tehnici de estimare corecte, vom fi capabili sa ne indreptam spre latura stiintifica a procesului de estimare si sa ne bazam mai putin pe cea artistica. Un manager de proiect isi poate imbunatati continuu abilitatile de estimator, dar niciodata nu va putea fi perfect. De fapt, prima oara cand se poate cunoaste cu certitudine costul si durata unui proiect este imediat ce proiectul este finalizat. Oricum, exista multe aspecte ale estimarii pe care trebuie sa le avem in vedere.
Iata cateva dintre cele mai frecvente erori aparute in procesul de estimare:
Omiterea unor activitati. Aceasta este o problema comuna, in special in estimarile preliminare, de ordin general. Se pot trece cu vederea activitati importante, care nu au fost considerate ca facand parte din proiect, cum ar fi documentarea sau instruirea utilizatorilor. Tipic, insa, se poate subestima dimensiunea livrabilelor care trebuie finalizate sau se pot omite activitati necesare pentru finalizarea livrabilelor.
Excesul de optimism. Oricine a facut estimari ale lucrarilor stie ca poate exista presiune din partea clientului pentru a face estimarea cat mai favorabila. In cele din urma, clientul vrea sa obtina tot ce-si doreste cu un efort (si cost) cat mai avantajos. In multe cazuri, exista o tendinta din partea estimatorului de a se lasa prins in aceasta capcana. Estimatorul sfarseste prin a-si dori ca activitatea sa se finalizeze in limita asteptarilor clientului si reflecta aceasta tendinta in estimarile pe care le realizeaza.
Asumarea celui mai optimist scenariu. Clientul doreste totul cat mai repede mai posibil. Sponsorul de asemeni vrea ca totul sa se termine cat mai curand. Managerul de proiect poate impartasi aceasta dorinta. Aici incep insa problemele, pentru ca managerul de proiect realizeaza estimarile presupunand ca toate activitatile se vor derula conform planului. Desi de multe ori se porneste de la un domeniu de valori pentru estimarea activitatii, in final se alege valoarea cea mai mica, presupunand ca totul se va derula conform celui mai optimist scenariu.
Asumarea unei activitati de o calitate mult superioara fata de ce se poate livra. Aceasta problema include estimarea bazata pe construirea livrabilelor la un anumit nivel de calitate de la inceput. La finalizarea livrabilelor insa, ne dam seama ca posibilitatea de a livra la un nivel superior de calitate de prima data este limitata, rezultand in refacerea unor lucrari, depanare si eliminarea erorilor, retestare etc.
Asumarea bazata pe un buget existent. In acest caz, clientul are un buget fix. Managerul de proiect crede ca exista sanse de a se incadra in bugetul existent, asa ca isi asuma raspunderea bazandu-se pe acea suma. Acest caz este similar cu cel precedent (cel mai optimist scenariu).
Nerecunoasterea subiectivismului in estimare. Subiectivismul se strecoara intotdeauna in procesul de estimare. Uneori conduce la tendinte optimiste, iar alteori rezulta in tendinte pesimiste.
Tendintele optimiste vor rezulta in subestimarea activitatilor si pot include:
- Tendinta de a crede ca activitatea este simpla
- Tendinta de a supraevalua capacitatea echipei.
- Ignorarea riscurilor proiectului, problemelor, lipsei de comunicare etc.
Estimarile optimiste vor duce la supraestimarea activitatii si pot include:
- Supraestimarea activitatilor datorita unor experiente nefavorabile cu un proiect similar in trecut.
- Supraestimare datorita lipsei de angajament pentru finalizarea proiectului.
- Inclinatia catre un pesimism exagerat.
Preferintele si subiectivismul sunt mereu prezente in procesul de estimare. Solutia este de a le recunoaste si de a le contracara acolo unde se manifesta. Aceasta va ajuta la realizarea unor estimari cat mai intemeiate. Procesul de estimare este unul din factorii de succes pentru un proiect. Nu intotdeauna estimarile sunt realizate de managerul de proiect, dar acesta trebuie sa cunoasca procesul de estimare si sa poata coordona estimarile facute de alti membrii ai echipei. Evitarea celor mai frecvente erori in procesul de estimare poate conduce la diminuarea abaterilor aparute in procesul de executie si contribuie la finalizarea proiectului in bugetul si termenul estimate.
Va doresc in continuare numai proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
