Diagrama de afinitate sau diagrama KJ, dupa japonezul Jiro Kawakita, cel care a inventat-o in 1960, este o unealta de management folosita pentru a organiza idei sau informatii. Aceasta unealta este utilizata de catre managerii de proiect deoarece permite sortarea ideilor obtinute intr-un brainstorming in categorii pentru a fi revazute si analizate.
Beneficiile utilizarii acestei diagrame:
- Organizeaza cantitati semnificative de informatii.
- Faciliteaza intrari echilibrate in proiect.
- Incurajeaza colaborarea productiva.
- Faciliteaza stabilirea prioritatilor.
Cei patru pasi care trebuie parcursi pentru a realiza aceasta diagrama:
- Gaseste o directie a brainstorming-ului. De exemplu:
- Echipa noastra ar putea fi mai productiva daca…
- As putea fi mai eficient in munca mea daca…
- Informatiile ar ajunge mai repede si mai eficient la membrii organizatiei daca…
- Multumirea clientilor din regiunea X ar putea creste daca…
- Am putea reduce costurile si creste veniturile daca…
Aduna echipa de proiect si organizeaza un brainstorming.
2. Cere membrilor echipei sa scrie ideile si informatiile pe sticky notes. Aici trebuie sa ai in vedere urmatoarele:
- Cate o idee pe fiecare notita.
- Include un verb.
- Foloseste 8 cuvinte sau mai putine pentru fiecare notita.
- Foloseste markere de aceeasi culoare.
- Evita comentariile care sunt prea detaliate sau personale.
Se pot folosi comentarii de genul:
- Angajatii au avut mai multe oportunitati de training.
- Am imbunatatit comunicarea din interiorul organizatiei.
- Am redus costurile energiei electrice.
Insa, nu sunt recomandate comentariile ca:
- Alexandru a invatat sa-si faca treaba si nu ma mai bate pe mine la cap sa o fac.
- Comunicari.
- Trainingul din luna octombrie s-a terminat mai devreme cu jumatate de ora.
3. Lipeste notitele pe un perete si apoi aseaza-le in categorii.
Reguli generale pentru aceasta metoda.
- Redu numarul de sticky notes pentru fiecare persoana daca timpul este limitat.
- Amesteca notitele pentru a respecta anonimatul.
- Permite echipei sa spuna in ce categorie ar trebui lipita o notita.
- Rescrie comentariile daca exista neintelegeri asupra categoriei in care ar trebui sa intre o notita.
- Cere echipei sa denumeasca fiecare categorie.
Organizeaza un sistem de votare pentru a decide carei categorii ii vei da prioritate.
- Cere membrilor echipei sa voteze categorii si nu comentarii.
- Alege doar 1/4 din totalul optiunilor de votare.
Aceasta metoda poate fi utila managerului de proiect care intampina un numar mare de idei sau informatii si doreste sa le analizeze pe fiecare pentru a stabili careia sa ii acorde prioritate.
Ti se pare utila aceasta metoda ?
