Indiferent cata literatura de specialitate am parcurge, indiferent cate specializari am face, indiferent cata vointa am avea si indiferent cat de bine pregatiti am fi, tot nu putem scapa de capcana celui mai greu cuvant de spus. Este cuvantul care face diferenta intre „la termen” si „in intarziere” sau intre „prea costisitor” si „in buget” iar ca manageri de proiect, ne lovim de el periodic daca nu zilnic.
Cuvantul in capcana caruia cade orice manager de proiect, si nu numai, este „NU!„. Este greu de spus, sunt doua litere ce se rostesc cu atata mai greu cu cat experienta managerului de proiect este mai redusa. Dificultatea apare datorita faptului ca „NU!” impune detinerea unei anume atitudini ferme, cunoasterea de ansamblu a contextului in care ne aflam pentru a putea lua o decizie si puterea de a oferi un raspuns negativ-obiectiv celui caruia am fi inclinati sa-i oferim contrariul, un raspuns pozitiv dar subiectiv.
Pe cat de banal este, atat de problematic poate sa si fie iar daca este sa reflectam asupra unor situatii in care „NU!” ar trebui sa-si gaseasca locul, cu siguranta gasim cateva exemple:
„A intarziat x minute.” – Oricine intarzie cel putin odata in viata la locul de munca, este normal, se poate intampla si noua. Totusi, nu este recomandat ca intarzierile sa se repete iar in acest sens, este recomandat sa-i aducem la cunostinta celui in cauza ca a intarziat, ca stim si ne displace si ca NU dorim sa se repete pe viitor.
„Sefu`, ma lasati sa plec cu 2 ore mai repede?” – Viata noastra persoanala adesea se intersecteaza cu munca ce o facem si trebuie sa le echilibram cat se poate de bine. Ca manageri de proiect, ne lovim periodic de cate o rugaminte, un favor, o cerere etc. din partea unei persoane din cadrul proiectului. Pe cat de diverse sunt aceste cereri, atat de diverse pot fi si consecintele daca le dam curs. Nu trebuie sa fim ca o stanca, de neclintit si lipsiti de umanitate dar in multe cazuri este mai recomandat sa spunem „NU!”. Un raspuns negativ – „NU!”, alaturi de o conditionare „doar daca…”, poate sa fie calea de mijloc atunci cand decidem raspunsul. Exemplu: „Nu putem pleca mai repede. Dar tu poti sa pleci doar daca termini task-urile tale pana atunci”.
„Clientul doreste imposibilul” – Chiar si la nivelul profesionist, putem intalni clienti ce doresc „nerealizabilul” sau care trebuie convinsi ca „nu-i bine asa…”. Fie ca vorbim de un proiect ce nu putem sa-l realizam, din motive obiective, dupa cererile exagerate ale clientului, fie este vorba de un proiect ce ar afecta negativ organizatia clientului, fie exista o cale mai buna fata de cum doreste clientul, indiferent de cazuri, este recomandat sa spunem „Nu se poate! Nu-i bine asa! Nu avem alta solutie? Nu doriti sa mai analizam? etc.”. A accepta un proiect imposibil din cavalerism, un proiect ce poarta trasaturile esecului sau a costurilor nesuportabile, este un proiect ratat din start si tot esec se cheama. Nu va implicati emotional sau peste masura – discutati strict in plan rational avand ca argumente simple fapte si realitati.
„Conflict intre membrii echipei de proiect” – Aproape sigur, ne vom lovi si de situatia in care cei cu care lucram vor intra in conflict din varii motive. Motivele pot fi infinite dar solutia este tot „NU!”. Membrii echipei de proiect trebuie sa fie constienti si sa inteleaga de la bun inceput ca mediul de lucru in care dorim sa lucram, trebuie sa poarte trasaturile nivelului la care ne aflam, a pregatirii ce se afla in spatele nostru si a varstei la care am ajuns. Prin urmare, trebuie sa dam dovada de maturitate iar conflictele sa le rezolvam intr-un mod amiabil, fiind constienti de faptul ca ele nu sunt dorite.
„Proiectul care duce nicaieri” – Nu ne dorim un astfel de proiect dar ar trebui sa stim cum sa reactionam intr-o astfel de situatie in care proiectul nostru este sortit esecului. In aceasta situatie avem la dispozitie doua variante ce ne pot fi de folos. Fie incercam sa schimbam caracteristicile definitorii ale proiectului astfel incat el sa treaca de eticheta „esec sigur” la minim eticheta „proiect cu riscuri”. Dar este greu de crezut ca, in termeni reali, un astfel de proiect poate fi adus la un grad scazut de risc fara sa-l modificam din temelie. Fie, in a doua varianta, stopam proiectul cu totul. Luam decizia de a stopa constructiv proiectul. In modul acesta reducem/oprim consumul de resurse si putem sa ne concentram pe ideile bune de proiect ce vin catre noi.
„Amanarea raspunsului” – Amanarea nejustificata a raspunsului poate intra in acelasi cos, de multe ori, cu „o decizie gresita”. A fugi de raspunsuri si de decizii nu poate fi benefic pentru proiectul nostru. Iar un raspuns, indiferent de natura sa, poate sa aduca in prim plan daca am luat o decizie buna sau gresita.
Lista de exemple in care trebuie si este recomandat sa spune „NU!”, este deschisa. Exemplele pot fi nenumarate dar raspunsul este de multe ori acelasi, „NU!”. Puterea noastra de a fi obiectivi si de a lua o decizie potrivita in ciuda tentatiei de a face pe plac celui din fata noastra, este decisiva pentru sanatatea si bunul mers al proiectului, implicit – al organizatiei. Acest „NU!” fiind unul dintre trasaturile necesare unei gandiri constructive a unui manager de proiect, pentru a putea desfasura activitatea la nivel corespunzator.
