Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Pe parcursul ultimelor saptamani am parcurs cateva dintre etapele pregatitoare ale proiectului, pornind cu elaborarea Definitiei Proiectului. Am declansat apoi procesul de planificare si am realizat descompunerea pe activitati a lucrarilor, pentru a putea intelege mai bine ce este de facut. Unul dintre motivele pentru care am descompus proiectul in activitati este necesitatea de a estima duratele si costurile, pentru care trebuie sa cunoastem si sa intelegem in profunzime toate activitatile incluse in proiect. Acum este momentul sa analizam in detaliu procesul de estimare si sa vedem ce trebuie facut pentru a ne asigura ca estimarile realizate imbunatatesc sansele de succes ale proiectului.
In primul rand, trebuie sa intelegem doua principii fundamentale ale oricarui proces de estimare, extrase din chiar definitia acestui termen. „A estima” inseamna, potrivit DEX, „A evalua (cu aproximatie), a aprecia marimea, valoarea etc. pe baza unor date incomplete.” Cele doua elemente cheie sunt „cu aproximatie” si „date incomplete”, acestea reflectand chiar cele doua principii:
- Procesul de estimare nu produce rezultate precise cu valoare de certitudine. In consecinta, trebuie sa fim constienti ca procesul de estimare nu ofera garantia ca realitatea va confirma estimarile realizate. Acest aspect este relevant nu numai pentru managerii de proiect, dar si pentru clienti si managerii executivi, care trebuie sa accepte un anumit grad de incertitudine in ceea ce priveste indeplinirea estimarilor. Ceea ce ne intereseaza atunci cand facem o estimare nu este numai valoarea rezultata, ci si gradul de incredere pe care-l putem acorda acesteia, cu alte cuvinte cat de precisa este estimarea respectiva.
- Orice proces de estimare se bazeaza pe informatii incomplete sau partiale. Intr-adevar, daca ne amintim ca proiectul presupune un anumit grad de incertitudine, nu avem cum sa cunoastem dinainte toate informatiile necesare. Pe masura ce inaintam in procesul de planificare vom cunoaste mai multe detalii si in consecinta, vom putea creste precizia estimarilor realizate.
Nu trebuie inteles ca estimarile sunt lipsite de valoare doar pentru ca au o doza de incertitudine si se bazeaza pe informatii incomplete. Cunoscand aceste lucruri, putem organiza procesul de estimare in asa fel incat sa reducem incertitudinea si sa obtinem rezultate (estimari) de o calitate acceptabila.
Tehnici de estimare
In functie de informatiile disponibile, exista doua mari categorii de tehnici de estimare, fiecare dintre ele avand avantaje si dezavantaje specifice:
- Tehnici de estimare de tip „top-down”. Acestea sunt tehnici de evaluare generala a proiectului, pornind de la nivelul ansamblului si mergand catre detalii. Tehnicile top-down se utilizeaza atunci cand nu avem informatii detaliate despre toate activitatile incluse in proiect. Cel mai probabil, aceasta se intampla atunci cand apare ideea proiectului, dar acesta inca nu a fost demarat. Din cauza lipsei de informatii putem sa facem doar aproximatii grosiere asupra duratei si costului total al proiectului, bazandu-ne eventual pe experienta unor proiecte similare. Tehnicile de tip top-down au avantajul ca se pot face rapid si nu necesita costuri suplimentare, dar precizia lor este foarte scazuta.
- Tehnici de estimare de tip „bottom-up”. Aceste tehnici se bazeaza pe abordarea inversa, de la detaliu catre general. In aceste caz, trebuie sa avem informatii suficiente despre toate activitatile proiectului, astfel incat sa realizam estimari individuale, care prin insumare sa conduca la estimarile totale, la nivelul intregului proiect. Estimarile bottom-up presupun insa un efort semnificativ pentru detalierea elementelor componente (de exemplu descompunerea pe activitati a proiectului) si din acest motiv, implica si costuri suplimentare, aferente resurselor umane implicate in procesul de estimare. Fara indoiala, precizia lor este net superioara estimarilor de tip top-down.
Abordarea procesului de estimare
In proiecte ne intereseaza sa estimam costurile si duratele, astfel incat sa putem spune cat va dura proiectul si cat va costa in total. Pentru a putea estima costul unei activitati trebuie sa stim in cat timp se poate executa, ce resurse umane sau materiale vor fi implicate, materiile prime si materialele utilizate in executia activitatii. In consecinta, procesul de estimare intr-un proiect trebuie sa inceapa de la estimarea duratelor. Pentru aceasta, trebuie sa putem evalua efortul necesar pentru executia fiecarei activitati. Cu alte cuvinte, trebuie sa putem exprima numarul de ore de munca pe care le presupune fiecare activitate.
Transformarea orelor de efort in durata presupune cuantificarea unor aspecte cum sunt: productivitatea resurselor umane, gradul de incarcare cu alte activitati, nivelul de pregatire profesionala, precum si numarul resurselor disponibile. Pentru a realiza estimari de durata cat mai precise, trebuie sa tinem cont de toti acesti factori, astfel incat estimarile proiectului sa se bazeze pe un set de premise realiste. Dupa estimarea duratelor, putem sa trecem la estimarea costurilor, luand in calcul nu numai costul resurselor umane dar si alte elemente de cost, cum sunt: materii prime si materiale, echipamente si utilaje etc. Sintetizand, procesul de estimare presupune parcurgerea urmatorilor pasi:
- Estimarea efortului necesar
- Estimarea duratelor
- Estimarea costurilor
In articolul urmator vom analiza in detaliu activitatile care trebuie realizate in fiecare dintre cei trei pasi ai estimarii si vom trece in revista cateva recomandari generale privind organizarea procesului de estimare.
Pana atunci, va doresc numai proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
