Proiectele esueaza adesea deoarece companiile pun accentul mai mult pe factorii rationali decat pe motivatia angajatilor – si costurile pe care trebuie sa le plateasca organizatia in aceste conditii sunt enorme.
Cand vine vorba de management de proiecte, cele mai multe firme pun practicile inaintea oamenilor lor. Ele se concentreaza asupra factorilor rationali – procesul in sine – si mai putin pe motoarele emotionale care conduc la excelenta intr-un proiect, precum e angajamentul angajatilor fata de proiect si companie. Marile proiecte, mai ales cele din sectorul IT, au o rata foarte mare de esec.
Cercetarile Gallup privind comportamentul economic sugereaza o abordare diferita, mult mai profunda: managementul de proiecte bazat pe comportament. Aceasta abordare permite grupurilor pe proiect sa castige nivele mai ridicate de dedicare emotionala si performanta din partea membrilor echipei si nivele in crestere a implicarii emotionale si din partea stakeholderilor, printr-un mod in care se imbunatateste atat angajamentul cat si performanta.
Managementul de proiecte bazat pe comportament aplica principiile comportamentului economic pentru a conduce economia emotionala a unei organizatii. Si mai important, se foloseste cercetarea stiintifica asupra naturii umane si locul de munca pentru dezvoltarea unor echipe de proiect mai eficiente care sa livreze proiecte cat mai bune.
Costul ridicat al esecului
Managementul de proiect este parte integranta a lumii afacerilor. Sedintele, livrabilele, stakeholderii, graficele Gantt, planurile de lucru fac parte din munca de zi cu zi a managerilor, chiar daca se cheama sau nu manageri de proiect. Data fiind vasta experienta a organizatiilor in managementul proiectelor, este rezonabil sa ne intrebam de ce totusi proiectele nu sunt gata la timp si in bugetul estimat.
Multe proiecte, mai ales in domeniul tehnologiilor, nu ajung nici macar la lansare. Multe studii arata ca un numar semnificativ de proiecte depasesc timpul prestabilit sau nu sunt gata niciodata. Un studiu al PricewaterhouseCoopers, pe 10.640 proiecte, avand un esantion de 200 de companii din 30 de tari, din diverse domenii, arata ca doar 2,5% din companii au finalizat cu succes 100% din proiectele lor.
Un studiu publicat in Harvard Business Review, care a analizat 1.471 proiecte IT, a constatat ca depasirea medie a fost de 27%, iar unul din sapte proiecte a avut costul mediu al depasirii de 200% si o intarziere de 70%. Mai mult, cu totii am auzit de proiecte de constructii foarte mari care s-au finalizat la dublu cost fata de cel prevazut initial.
Costul si intarzierile au un impact destul de puternic asupra economiilor nationale. O estimare asupra ratei de esec a proiectelor in IT se situeaza intre 5% si 15%, reprezentand o pierdere de 50 – 150 miliarde dolari pe an in SUA. Un alt studiu arata ca esecurile proiectelor IT costa Uniunea Europeana 142 miliarde euro in 2004. Ce e foarte important de retinut e ca aceste costuri nu sunt doar financiare.
De ce esueaza cele mai multe dintre proiecte?
O abordare tipica de management de proiect pune accentul pe procese, politici si proceduri. Fiecare sarcina este descrisa in detaliu printr-un set de reguli. Multe companii implementeaza procese rigide care dicteaza comportamente si folosesc metode statistice pentru a controla calitatea (Kaizen, Six Sigma, TQM, Lean Management). Fiecare este preocupat de cum sa isi faca treaba, si nu de rezultatul sarcinilor individuale.
In ciuda acestor abordari, rata proiectelor care esueaza nu pare sa scada. Si acest lucru se explica prin faptul ca instrumentele, tehnicile si teoriile managementului de proiect curent au grija de componentele rationale ale managementului proiectelor, si nu de componentele emotionale. Si totusi, acesti factori emotionali se adauga la succesul proiectelor.
Livrarea proiectelor necesita controlul calitatii, programare si bugetare. Cu toate astea, controlul acestor factori nu previne intarzierea proiectelor sau esecul lor. Cand un proiect esueaza, pot fi luate in considerare urmatoarele aspecte:
1. Tehnic (tehnicile folosite in MP, tehnologia dezvoltata);
2. Individual (leadership, viziunea si scopul proiectului, comunicare);
3. Stakeholder (implicarea utilizatorului, claritatea obiectivelor).
Tehnicile tipice de management de proiect precum controlul calitatii, bugetare, programare sunt bune pentru rezolvarea unei probleme specifice. Tehnicile nu au insa un impact asupra indivizilor si asupra emotiilor acestora.
Problema cu focusarea doar pe procese si metodologii este ca din moment ce indivizilor li se dau proceduri de urmat, este cel mai bun.
Companiile care au aceasta abordare au totusi motivele lor rationale. Ei nu pot manageria ce nu pot masura. Mai mult, ei nu pot lasa proiectele sa ruleze fara o anumita directie, doar sperand la mai bine. Oricum, luand in considerare doar acesti factori rationali, nu se profita de puterea fortei de munca.
Este timpul pentru o actualizare a managementului proiectelor, nu prin adaugarea de noi metodologii, ci prin mai mult continut emotional. Managementul de proiect bazat pe comportamente poate face distinctia dintre un proiect oarecare si unul de succes.
