Ati vrea sa stiti care exact sunt costurile produselor Dvs.? Sau, pe o piata pe care va simteati confortabil, simtiti deodata cum bate vantul rece al concurentei? Ati vrea sa scadeti preturile dar nu stiti exact cat le puteti scadea ca sa nu pierdeti? Produceti si vindeti dar, cu toate acestea, banii nu se aduna in cont?
Astea sunt, in principal, intrebarile la care raspunde controllerul. Sigur, poate raspunde la multe altele cum ar fi: care este gradul maxim al indatorarii, care este efectul unui nou credit luat, daca firma isi poate permite sa astepte clientii sa plateasca si cat timp poate sa astepte, etc.
Controlling face orice firma, altfel n-ar putea exista pe piata. Posibil ca multe firme nu stiu ca acele actiuni de calcul al costurilor, preturilor, cantitatilor poarta denumirea pretentioasa de Controlling.
Imaginati-va ca sunteti soferul unui automobil: vedeti permanent consumul de combustibil, calculatorul de bord va spune pentru cati kilometri este combustibil disponibil, care este viteza actuala, viteza medie, turatia motorului, temperatura de afara si cea din interior, etc. Toate aceste informatii sunt livrate soferului pentru ca acesta sa conduca mai bine.
Aceste informatii nu tin locul aptitudinilor de sofer: el poate sa puna frane bruste sau line, poate accelera brutal, poate sa faca o depasire riscanta. La urma urmei, soferul conduce automobilul.
La fel si in cadrul managementului unei firme. Sistemul de controlling tine locul calculatorului de bord, si livreaza informatii despre conducerea firmei: costuri, preturi, cantitati, clientii valorosi, clientii mai putin valorosi, clientii incerti, sume care trebuie incasate, etc.
Exista sistemul de contabilitate, de acord, dar acesta nu mai reflecta de mult imaginea fidela a firmei. Sistemul de contabilitate numara si calculeaza elemente care au avut loc deja (cifre de afaceri care s-au realizat, cheltuieli care s-au efectuat, etc.) in timp ce sistemul de controlling este folosit pentru planificare. Elementul de diferentiere dintre contabilitate si controlling este momentul prezent. Tot ceea ce s-a intamplat pana acum este treaba sistemului de contabilitate, ceea ce urmeaza sa se intample este treaba sistemului de controlling.
In afara de calculul de planificare, sistemul de controlling realizeaza si elementele de feedback. Sistemul de controlling are ca rol de a calcula abaterile, a le analiza si de a recomanda managementului drumul optim pentru navigarea prin viata economica.
Imaginati-va ca va grabiti intr-o seara sa mergeti la teatru. Stiti ca spectacolul incepe la o anumita ora, asadar stiti la ce ora trebuie sa plecati pentru a fi punctuali. Prin urmare, stiti la ce ora trebuie sa incepeti sa va pregatiti pentru a putea pleca la ora planificata.
Dar, evident, ca apar abaterile: pregatirea costumului / rochiei dureaza mai mult decat planificat. Baia este (evident) ocupata, asadar nu va puteti barbieri / machia atunci cand vreti si trebuie sa asteptati. In ultimul moment observati ca acel cordon / curea nu se potriveste cu bijuteriile / cravata si trebuie schimbate.
Va decideti sa nu luati masina (planificarea arata ca n-aveti unde parca in centru), asadar optati pentru un taxi: nu pierdeti timp cautand un loc de parcare si puteti bea si un pahar de vin dupa spectacol. Dar, operatoarea de la taxi nu raspunde, sau taxiul intarzie.
In tot acest timp, ce ganditi? Analizati toate optiunile pentru a vedea care este metoda optima prin care puteti depasi toate obstacolele / abaterile, sa va pregatiti impecabil si sa fiti punctuali la teatru. Analiza abaterilor de la fiecare pas este baza pentru pasul urmator. Altfel spus, faceti controlling. Evident, un controlling informal.
Similar este sistemul de controlling la nivelul unei companii. Actioneaza in aceeasi maniera: de ce vand mai putin decat am planificat, de ce am depasit bugetul calculat / alocat, cum resorb o abatere care a aparut la un anumit furnizor sau client si, in general, care este drumul pe care trebuie sa merg pentru a-mi atinge tintele de profit si cash?
In plus, sistemele de controlling trebuie sa contina si un sistem de avertizare timpurie, care trage semnalul de alarma atunci cand anumite costuri se apropie de nivelul maxim admis, sau atunci cand preturile sunt prea apropiate de nivelul minim acceptabil.
Am definit sistemul de controlling ca fiind „matematica afacerii„.
Practic, sistemul de controlling din cardrul firmei, trebuie sa ajute managementul sa conduca mai bine si sa genereze mai multi bani in cadrul firmei, in termeni de profit si cash, ajutand managementul sa ia decizii rationale, pe baze matematice.
Autorul si firma: Alin Ivan este consultant si partener al firmei SVASTA ICG. Este activ preponderent in Cluj Napoca, lucrand pentru clienti firme private atat romanesti cat si austriece si germane.
Grupul ICG cu sediul in Austria si operatiuni in Austria, Germania, Ungaria, Bulgaria, Slovenia si tarile Scandinave este actionar semnificativ al firmei Svasta ICG Romania.
Grupul activeaza pe piata europeana de 30 de ani si detine competente pe domeniile: Controlling, Project management, Managementul schimbarii, Lean management, Dezvoltare Organizationala, Restructurarea si optimizarea proceselor interne.
Despre AMCOR:
93 de firme de consultanta si training in management au decis sa sprijine promovarea unui climat de profesionalism si etica pe piata de consultanta din Romania.
Misiunea AMCOR este de a aduce valoare adaugata membrilor sai prin promovarea unui climat de profesionalism si etica pe piata de consultanta in management din Romania. Apartenenta la AMCOR este o dovada de responsabilitate sociala fata de mediul in care iti derulezi business-ul; este totodata o dovada a increderii in capacitatea organismelor profesionale si a societatii civile de a influenta, in mod pozitiv, o piata si un sector economic.
AMCOR este singura asociatie romana membru deplin al FEACO, Federatia Europeana a Asociatiilor de Consultanta in Management, cu sediul la Bruxelles (www.feaco.org ) si al ICMCI, Consiliul International al Institutelor de Consultanta in Management (www.icmci.org).
Managementul-Proiectelor.ro este partener AMCOR.
