Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Sumarizarea pasilor parcursi
Pe parcursul articolelor anterioare am trecut prin cele mai importante faze ale procesului de planificare. Pornind de la obiectivele enuntate in Definitia Proiectului, am descompus efortul total in activitati individuale, am realizat estimarile si am alcatuit programul de activitati, precizand si relatiile de precedenta dintre activitatile proiectului. In acest moment, imaginea despre proiect este mult mai detaliata si mai cuprinzatoare decat in momentul initierii proiectului, ceea ce determina o mai buna intelegere a felului in care va decurge executia acestuia. Informatiile pe care le-am adaugat treptat in aceste faze ne ajuta sa obtinem un tablou complet si, in mod cert, ne vor fi de folos in gestionarea activitatilor de executie. Pentru a finaliza planul de proiect si a declansa executia acestuia, mai sunt necesare cateva completari.
Alocarea resurselor
Programul de activitati descris in articolul anterior ne indica ordinea in care trebuie executate activitatile din proiect, momentele de inceput si de sfarsit ale acestora, precum si duratele. Pentru a deveni un plan in adevaratul sens al cuvantului, trebuie sa alocam resursele necesare fiecarei activitati. Acesta este momentul in care intervin constrangerile legate de disponibilitatea resurselor alocate proiectului nostru. Nu intotdeauna acestea sunt disponibile la momentele prevazute in programul initial de activitati, motiv pentru care in multe situatii este necesar sa recurgem la ajustari ale programului in functie de calendarul resurselor. In alte situatii, este posibil sa nu dispunem de suficiente resurse, ceea ce poate determina marirea duratelor unor activitati. De exemplu, daca pentru o activitate care necesita un efort de 40 de ore-om am prevazut initial o durata de 20 de ore, considerand ca vom aloca 2 persoane, aceasta va dura 40 de ore (5 zile lucratoare) daca nu vom avea disponibila decat o singura persoana.
Ajustarile asupra programului pot fi datorate si gradului de pregatire si experienta al resurselor umane alocate; persoanele cu mai multa experienta sunt mai productive si in consecinta, pot finaliza mai repede activitatile alocate. Desigur, aici nu exista formule matematice precise, fiecare domeniu de activitate avad propriile sale reguli privind normarea muncii in functie de gradul de calificare profesionala. Acelasi principiu se aplica si in cazul resurselor materiale si fizice; un echipament mai performant poate determina reducerea duratei unei activitati. Important este sa retinem ca alocarea resurselor pe activitati poate determina ajustari ale programului. Un program realist si fezabil este unul care tine cont de situatia existenta, nu de conditii ideale.
Un aspect important de care trebuie sa tinem cont in alocarea resurselor este gradul de incarcare al acestora. Este de dorit sa obtinem o incarcare cat mai uniforma a tuturor resurselor, astfel incat sa evitam varfurile de sarcina. De asemenea, trebuie sa fim atenti pentru a evita supraalocarea unor resurse. O situatie in care o persoana este alocata cu 80 de ore pe saptamana este in mod cert o eroare de planificare si trebuie corectata. Deoarece aceste calcule pot fi destul de laborioase, este recomandabil sa folosim aplicatii software specializate, care ne scutesc de efortul de calcul si micsoreaza sensibil posibilitatile de eronare a rezultatelor.
Ajustarea programului si adaugarea reperelor temporale
Am putea crede ca dupa alocarea resurselor planul de proiect este finalizat; cu toate acestea, trebuie sa verificam daca rezultatul obtinut este conform cu enunturile continute in Definitia Proiectului. Acest aspect se refera atat la continutul proiectului, dar si la termenele partiale care pot fi prevazute in documentul de initiere. Trebuie sa ne asiguram ca programul de activitati reflecta intru totul reperele temporale specificate in Definitia Proiectului; daca este cazul, trebuie sa operam modificari in program astfel incat aceste repere sa fie respectate. In multe situatii, acest lucru determina modificari substantiale asupra programului de activitati. Pentru a evita situatia in care trebuie sa refacem portiuni majore ale acestuia, este bine sa verificam permanent consistenta programului cu Definitia Proiectului, pe masura realizarii acestuia. O astfel de practica ne ajuta de asemeni sa mentinem o permanenta corelare intre scopurile initiale ale proiectului si componentele planului, realizate in faze succesive. Procesul de planificare presupune identificarea detaliilor si acest lucru ne poate face sa scapam din vedere obiectivele de ansamblu enuntate la initiere. Intr-un anumit sens, putem spune ca permanenta validare a planului in raport cu definitia proiectului constituie una din cele mai eficiente chei de verificare.
Adaugarea activitatilor specifice pentru managementul Calitatii, al Riscurilor si al Comunicarii
Pana acum am avut in vedere doar acele activitati care conduc in mod direct la realizarea livrabilelor proiectului. Cu toate acestea, un proiect presupune si multe activitati aditionale, necesare pentru asigurarea unui management eficace al riscurilor, calitatii si comunicarii. Toate acestea consuma timp si resurse, motiv pentru care ele trebuie incluse in programul de activitati si in bugetul proiectului. Fiecare dintre aceste domenii de cunostinte ale managementului de proiect presupune utilizarea unor tehnici specifice, care se regasesc sub forma unor activitati si livrabile concrete.
Daca acestea nu sunt prevazute in planul final al proiectului, vom constata ca ele nu pot fi realizate pentru simplul motiv ca nu au fost alocate resursele si bugetul necesare. Unul dintre cele mai la indemana exemple este cel al intalnirilor de proiect; acestea consuma timp si necesita participarea membrilor echipei. Daca acestea nu au fost prevazute in programul de activitati inseamna ca pentru realizarea lor se va consuma din timpul dedicat altor activitati. In mod cert, aceasta situatie va conduce la intarzieri in raport cu programul initial.
Deoarece managementul riscurilor, al calitatii si al comunicarii sunt deosebit de importante pentru succesul proiectului, ele sunt tratate ca domenii distincte in cadrul managementului de proiect. Pe parcursul articolelor urmatoare vom trece in revista tehnicile specifice acestor domenii. Pentru moment, este important sa retinem ca planul proiectului trebuie sa cuprinda si activitatile dedicate managementului riscurilor, al calitatii si al comunicarii.
Circularea planului si obtinerea de feedback
Managerul de proiect este responsabil cu realizarea planului de proiect, chiar daca si alti participanti furnizeaza informatii. Rolul sau este de a integra toate aceste contributii intr-un ansamblu coerent, astfel incat partile sale componente sa se completeze in mod armonios.
Inainte de a trece efectiv la executia proiectului, este recomandabil sa solicitam opinii din partea tuturor participantilor relevanti. Circularea planului poate duce la evitarea sau eliminarea unor erori de planificare, la crearea unei imagini mai complete si, nu in ultimul rand, la constientizarea tuturor participantilor asupra felului in care se va desfasura proiectul. Un plan de proiect poate fi perfect realizat, dar daca nu este sprijinit si agreat de catre ceilalti participanti, sansele de a fi indeplinit sunt sensibil mai mici. Circularea planului de proiect in randul membrilor echipei si a altor participanti ajuta la castigarea angajamentului si la asumarea responsabilitatii individuale pentru indeplinirea sa.
Aprobarea planului
Acest ultim pas nu este obligatoriu, dar este foarte util. Aprobarea planului de catre sponsorul proiectului reprezinta o forma de angajament in ceea ce priveste asigurarea resurselor necesare indeplinirii sale, dar si acceptarea de catre top management a termenelor si bugetului proiectului. Un plan de proiect aprobat are valoarea unui contract intre organizatia care pune la dispozitie resursele necesare pentru executia sa, reprezentata prin sponsorul proiectului, si managerul de proiect, responsabil pentru finalizarea cu succes a proiectului in acord cu obiectivele fixate la initierea sa si cu detaliile prevazute in planul de proiect.
In foarte multe situatii, aprobarea planului se dovedeste a fi un instrument deosebit de util in managementul fazei de executie a proiectului, despre care vom discuta in articolele urmatoare.
Pana atunci, va doresc proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
