Clauze nescrise in Documentatia de atribuire

Sediul materiei:

• 33 din OUG 34/2006 potrivit caruia:

(1) Autoritatea contractanta are obligatia de a preciza in cadrul documentatiei de atribuire orice cerinta, criteriu, regula si alte informatii necesare pentru a asigura ofertantului/ candidatului o informatie completa, corecta si explicita cu privire la modul de aplicare a procedurii de atribuire.

(2) Documentatia de atribuire cuprinde:

1. fisa de date;
2. caietul de sarcini sau documentatia descriptiva, aceasta din urma fiind utilizata in cazul aplicarii procedurii de dialog competitiv ori de negociere;
3. informatii referitoare la clauzele contractuale obligatorii.

(3) Cerintele/ Criteriile de calificare si/ sau selectie care se regasesc in caietul de sarcini ori documentatia descriptiva si care nu sunt preluate in fiaa de date/ invitatia de participare/ anuntul de participare, sunt considerare clauze nescrise.

(4) Orice factor de evaluare cuprins in documentatia de atribuire care nu se regaseste in invitatia de participare/ anuntul de participare, este considerat clauza nescrisa.

Comentariu:

O prima observatie ce merita discutata este relevata de faptul ca articolul 2, sus invocat, nu enumera, ca si parte componenta a Documentatiei de atribuire, sectiunea, partea cunoscuta sub denumirea de FORMULARE,  desi la analiza documentatiilor de atribuire postate pe SEAP  de catre autoritatile contractante, ANRMAP, in temeiul art. 33¹ din OUG 34/2006, verifica, evalueaza inclusiv continutul FORMULARELOR alaturi de continutul fisei de date si a informatiilor referitoare la clauzele contractuale obligatorii, in timp ce pentru prevederile caietelor de sarcini sau a documentatiilor descriptive postate, ANRMAP informeaza autoritatile contractante ca acestora le revine intreaga raspundere cu privire la continutul acestora. Deci caietele de sarcini si documentatiile descriptive nu sunt supuse verificarii ANRMAP. 

Prin urmare, sectiunea FORMULARE, pe de o parte ar trebui sa faca parte din structura Documentatiei de atribuire si, pe de alta parte consider ca inclusiv cerintele/ criteriile minime de calificare continute in cuprinsul FORMULARELOR si neinserate in fisa de date/ invitatia de participare/ anuntul de participare ar trebui considerate clauze nescrise.

Aceasta afirmatie are in vedere, de exemplu, situatia in care, in cuprinsul unui Formular, de exemplu in Formularul recomandat, utilizat pentru enumerarea „Listei cu personalul desemnat pentru indeplinirea contractului”, se inscrie, eventual ca nota de subsol, necesitatea prezentarii unor CV-uri ale personalului desemnat, desi nici in cuprinsul anuntului/ invitatiei de participare, nici in cuprinsul Fisei de date o astfel de cerinta nu este cuprinsa.

Consider asadar ca solicitarea de prezentare a CV-urilor personalului desemnat pentru indeplinirea contractului, despre care se face vorbire exclusiv in continutul unui Formular, ar trebui sa fie considerata clauza nescrisa.

O problema cu adevarat importanta se ridica atunci cand, in cuprinsul Caietului de sarcini, parte neverificata de catre ANRMAP, se regasesc cerinte/ criterii minime de calificare.

Pentru complitudinea informatiei mentionez ca cerintele/ criteriile minime de calificare la care face referire alin. 3 al art. 33 din OUG 34/2006 sunt cel enumerate la art. 176 din OUG 34/2006, respectiv:

1. Situatia personala a candidatului sau ofertantului;
2. Capacitatea de exercitare a activitatii profesionale (Certificari ONRC, ANRE, ISCIR, AFER, sanitare etc.);
3. Situatia economica si financiara (informatii despre cifra de afaceri);
4. Capacitatea tehnica si/ sau profesionala (informatii despre experienta acumulata, personal si/ sau echipamente, utilaje);
5. Standarde de asigurare a calitatii (ISO 9001);
6. Standarde de protectia mediului (ISO 14001).

Exemplul 1 – clauza nescrisa:

Putem regasi in cuprinsul unui caiet de sarcini  aferent unui contract de prestari servicii cerinte cu privire la personal, de tipul:

• Numar de personal solicitat;
• Calificarea personalului solicitat.

Astfel, putem regasi urmatoarea solicitare punctuala:

„Prestatorul va realiza serviciul zilnic, intr-un program de 8 ore cu un numar de A persoane calificate ca agenti de tipul X, coordonati de un agent de tipul Y.”

Astfel de clauze tin, evident, de cerintele minime de calificare, chiar daca in aparenta ar viza aspecte legate de executia contractului si, teoretic, ar trebui sa faca parte din cerintele caietului de sarcini. Chiar daca elementele utilizate ca exemplu vizeaza executia contractului, nimic nu impiedica autoritatea contractanta ca respectivele cerinte sa fie inserate si in cuprinsul fisei de date si a anuntului/ invitatiei de participare. Astfel, in masura in care informatiile descrise nu se regasesc in fisa de date a achizitiei si, implicit, in anuntul de participare, acestea vor fi considerate clauze nescrise.

Exemplul 2 – clauza nescrisa:

Un alt exemplu de cerinta minima, inscrisa insa doar in caietul de sarcini, ar putea viza un certificat, o atestare, un aviz – o conditie de exercitare a activitatii profesionale, cum ar fi urmatorul:

„Se solicita prezentarea Notificarii privind certificarea conformitatii cu normele de igiena in vigoare, eliberat de Directia Medicala din cadrul ….”.

Evient ca o solicitare de acest tip regasita doar in caietul de sarcini va fi considerata clauza nescrisa.

Solutie:

Bineinteles ca nu exista o solutie unica, matematica. Adica la parcurgerea unei documentatii de atribuire in care vom regasi astfel de solicitari nu vom considera ab initio ca respectivele clauze nu trebuie indeplinite, caci sunt nescrise.

Odata ce autoritatea contractanta le-a vizat, inseamna ca se asteapta sa fie indeplinite, insa asupra lor este incidenta prevederea art. 33 din OUG 34/2006.

Solutie practica recomandata:

• Notificam autoritatea contractanta cu privire la incidenta prevederilor art. 33.

Variante de raspuns din partea autoritatii contractante:

1. Elimina in mod explicit cerintele minime de calificare prevazute in caietul de sarcini;
2. Emite o erata in care modifica anuntul/ invitatia de participare si fisa de date a achizitiei in mod corespunzator, prin completarea acestora cu elementele lipsa, obiect al notificarii; Consider ca, intr-o atare situatie, autoritatea contractanta ar trebui sa procedeze si la decalarea datelor limita stabilite initial pentru depunerea si deschiderea ofertelor.
3. Mentine cerintele exact in maniera in care au fost formulate.

Variantele 1 si 2 sunt considerate variante constructive, acceptabile.

Varianta 3 deschide perspectiva unei contestatii sau a ofertarii asumandu-ne:

1. Sa ofertam in conditiile solicitate, incercand indeplinirea cerintelor;
2. Sa nu ofertam in conditiile solicitate, bazandu-ne strict pe textul de lege, iar in masura in care oferta urmeaza a fi respinsa, sa urmam calea unei contestatii asupra deciziei de respingere a ofertei.

Cai recomandate:

1. Notificam autoritatea contractanta;
2. Revenim/ Insistam asupra acesteia in masura in care raspunsul nu este cel asteptat;
3. Daca exista conditii – contestam;
4. Ofertam in conditiile autoritatii contractante.

Succes!

Articol scris de Diana Spinciu – trainer Extreme Training