Daca ar fi sa definim Value Stream Design (sau Value Stream Map in unele sisteme), am spune ca reprezinta „radiografia” sistematizata a intregului proces din cadrul unei companii, pornind de la momentul in care clientul emite comanda si mergand pana in momentul in care clientul primeste produsul comandat.
Obiectivul este acela de a determina fluxul materialelor si a informatiei care aduc valoare adaugata produsului.
Practic, in Value Stream Design identificam activitatile cu valoare adaugata si cele fara valoare adaugata in cadrul procesului de realizare a produsului/serviciului oferit clientului final. Trebuie mentionat insa ca nivelul la care se actioneaza este cel macro si in VSD (VSM) nu apar detaliile din cadrul proceselor.
Un aspect important in procesul de realizare a VSD (VSM) este acuratetea informatiilor care stau la baza maparii. Aceste informatii trebuie sa fie in concordanta cu situatia reala pentru a avea la final o „radiografie” reala a situatiei in care ne aflam.
Pasii care trebuie parcursi in vederea utilizarii acestui instrument foarte util, sunt:
1. Definirea produsului/serviciului pentru care se doreste obtinerea VSD (VSM)
In mod normal, pentru desemnarea produsului/serviciului avut in vedere se porneste de la analiza activitiatii interne si se allege produsul/serviciul care consuma o cantitate mare din resursele companiei sau care nu corespunde cerintelor clientilor. Se poate porni totodata si de la o decizie manageriala de a aborda un anumit produs strategic astfel incat acesta sa fie imbunatatit considerabil, crescandu-i competitivitatea pe piata.
Ca exemplu, putem lua o companie de publicitate, iar pentru produsul avut in vedere se porneste de la faptul ca urmeaza un an electoral, ceea ce inseamna ca va fi o cerere mare de bannere stradale.
2. Pasul 2 presupune determinarea statusului actual al fluxului sau VSD (VSM) actual
Pentru aceasta, e nevoie de participarea tuturor factorilor de decizie implicati in crearea produsului. Cateva intrebari care sunt foarte utile in acest stadiu ar fi: Ce procent din resursele implicate se transforma in valoare adaugata platita de client? Cate deseuri si cata risipa sunt generate? Care e gradul de incarcare al celor implicate in comenzile de bannere stradale?
Urmeaza definirea in ordinea fluxului, al fiecarui pas determinandu-se timpul necesar si volumul de resurse intrate/iesite:
- Primire comanda
- Lansare ordin de productie
- Achizitie material necesare
- Timpul de asteptare pentru primirea materialelor necesare
- Taierea la dimensiunile cerute de client
- Imprimarea cu textul si fotografiile solicitate de client
- Controlul calitatii produsului
- Remedierea posibilelor probleme de calitate
- Reverificarea calitatii produsului final
- Expedierea la client
- Transportul pana la clientul final
- Preluare marfii de catre clientul final
Toti acesti pasi se reprezinta in mod grafic folosind semene conventionale agreate in cadrul firmei.
Din exemplul alaturat (prezentat intr-o forma foarte simplificata) se observa cu usurinta ca pentru un banner la a carui realizare avem timp cu valoare adaugata de 30 minute, timpul de livrare al produsului este de 8 zile. Diferenta dintre cele 8 zile si cele 30 de minute de valoare adaugata este timp de activitati fara valoare adaugata sau cu semivaloare adaugata care trebuie redus cat mai mult in noul VSD (VSM).
3. Crearea VSD (VSM) viitor sau ideal
Pentru aceasta etapa, e nevoie de a analiza (a factorilor de decizie) detaliata a fiecarui pas anterior. In timpul acestei analize se pot pune cateva intrebari ajutatoare: Este acest pas absolut necesar? Exista in cadrul lui operatii care pot fi eliminate? Modul de desfasurare a operatiilor este cel mai eficient? etc.
Toate pierderile descoperite in cadrul pasului anterior vor fi eliminate prin diverse proiecte sau utilizand instrumente specifice Efficiency Maximizing System. Noul VSD (VSM) trebuie sa aiba ca obiectiv eliminarea a minim 50% din pierderile descoperite in cadrul analizei de la pasul 2.
4. Definirea planului de actiune in vederea alinierii realitatii cu noul VSD (VSM) generat in pasul 3
Se defineste lista de proiecte care urmeaza a fi implementate pentru eliminarea pierderilor si risipei. Ulterior definirii listei de proiecte se definesc responsabilii de proiecte comform principiului competentei si tot in baza aceluias principiu se definesc si echipele de proiect.
Echipa de management va asigura fluxul informatiilor si coordonarea strategica a imbunatatirii VSD (VSM) precum si instrumentele care vor fi folosite pentru masurarea rezultatelor obtinute in urma imbunatatirii proceselor.
Acest process poate fi utilizat din nou, dupa atingerea nivelului propus, sau pentru un alt produs/serviciu.
In cadrul cursului Efficiency Maximizing System vom discuta mai pe larg despre modul de folosire al acestui instrument si corelarea lui cu celelalte instrumente si mijloace de eficientizare specifice sistemului.
