Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Cuvantul „proiect” este din ce in ce mai utilizat in limbajul curent. Cu toate acestea, putini dintre cei care folosesc acest termen stiu ca exista si tehnici manageriale specifice pentru activitatile de tip proiect. In articolul anterior am pornit de la un exemplu pentru a justifica necesitatea aplicarii tehnicilor si metodelor de management de proiect, propunandu-va totodata sa parcurgem impreuna un drum in zece pasi, pornind de la aparitia ideii si indreptindu-ne catre succesul punerii sale in practica.
Totusi, inainte de a porni la drum, haideti sa vedem mai in detaliu ce inseamna proiectele si managementul lor, cui se adreseaza si la ce ne poate ajuta managementul de proiect. Ca la orice inceput de drum, trebuie sa stim de la ce pornim si unde vrem sa ajungem.
De ce sunt proiectele „speciale”?
Desi profesia managementului de proiect este relativ noua, proiecte se fac de cand lumea. Exemplul cel mai frecvent utilizat este cel al piramidelor egiptene. Sirul exemplelor istorice ar putea continua, dar cred ca este mult mai util sa ne indreptam atentia catre proiectele zilelor noastre: constructia unei cladiri, organizarea unei campanii de marketing sau a unui eveniment public, promovarea pe piata a unui nou produs, lansarea unui nou model de automobil, implementarea unui sistem informatic pentru gestiunea intreprinderii, deschiderea unui nou magazin sau a unei retele de magazine, sau chiar reorganizarea unei firme. Toate aceste activitati sunt proiecte pentru ca toate poseda doua caracteristici specifice: rezultatul obtinut este un produs sau un serviciu nou, in timp ce durata este finita, fiind delimitata de un inceput si un sfarsit clare.
De fapt, fiecare proiect aduce cu sine o schimbare, constand fie intr-un lucru nou, care nu exista inainte de initierea proiectului, fie in transformarea unei situatii existente. Continuand acest rationament, putem spune ca proiectele reprezinta mijlocul prin care realizam schimbarile. Daca la aceasta afirmatie adaugam faptul ca traim intr-o lume caracterizata de permanenta schimbare, ajungem cu usurinta la concluzia ca proiectele reprezinta mijlocul prin care putem progresa, prin care putem merge inainte.
Pornind de la cele doua caracteristici specifice, durata limitata si noutatea rezultatului, putem sa identificam cateva consecinte care fac ca proiectele sa necesite o abordare manageriala diferita de a celorlalte activitati. In primul rand, ce sunt „celelalte” activitati? Sunt acele lucruri pe care le facem in mod repetat si care de fiecare data produc un rezultat cunoscut. Spre exemplu, productia in serie a automobilelor nu are o data de sfarsit fixata in mod clar si nici nu produce de fiecare data un rezultat unic, fiecare automobil fiind identic cu celelalte produse in seria sa. Asupra acestui tip de activitate ar fi inutil sa aplicam tehnici de management de proiect, pentru ca ele ar fi irelevante in raport cu specificul activitatilor. Totusi, elaborarea unui nou model de automobil si lansarea sa in fabricatia de serie reprezinta un proiect. In definitiv, de ce trebuie sa adoptam tehnici manageriale speciale pentru proiecte?
Unicitatea rezultatului
In primul rand, caracterul de noutate al rezultatului produs implica un anumit grad de necunoscut, caracteristic pentru orice lucru pe care nu l-am mai facut inainte. Daca am spus „necunoscut” trebuie sa ne gandim imediat la riscuri, pentru ca ceea ce nu cunoastem este implicit un factor de risc. Noul model de automobil este creat pentru a indeplini o strategie de afaceri a companiei producatoare, dar atunci cand este demarat proiectul exista o multime de necunoscute legate de solutiile tehnice, resursele necesare, succesul pe piata al automobilului etc. In mod sigur, automobilul este creat pornind de la niste cerinte clare, dar in acest moment nu exista inca solutia pentru indeplinirea acestor cerinte. Putem spune ca orice proiect este in mare masura un experiment, pentru ca nu putem fi siguri de rezultatul obtinut decat la finalul sau.
Durata finita
Deoarece proiectele au date clare de inceput si de sfarsit, anumite elemente organizatorice capata un caracter temporar, fiind croite special pentru a indeplini obiectivele specifice ale proiectului. De exemplu, echipa de lucru este constituita doar pe durata proiectului, iar bugetul de resurse si responsabilitatile manageriale sunt angajate strict in raport cu obiectivele proiectului. La elaborarea noului automobil participa foarte multi specialisti din diverse departamente, dar cineva trebuie sa aiba responsabilitatea gestionarii resurselor si a coordonarii tuturor activitatilor astfel incat noul automobil sa poata fi lansat in fabricatia de serie la data prevazuta si fara depasirea bugetului alocat.
Iata asadar ca avem si legaturi clare intre procesele repetitive – fabricatia de serie – si proiecte – elaborarea noului model. Devine evident ca trebuie sa ne gandim la mijloace practice de armonizare a celor doua categorii de activitati, scopul final fiind indeplinirea cu succes a strategiei de afaceri.
Cui se adreseaza managementul de proiect?
Foarte multi ar fi tentati sa raspunda direct: „managerilor de proiect”. Este adevarat, dar ce inseamna mai exact manager de proiect? In unele companii exista persoane care indeplinesc in mod permanent acest rol si care poarta exact aceasta titulatura. Este cazul organizatiilor a caror activitate se deruleaza preponderent prin proiecte si pentru managementul carora trebuie sa desemneze persoane cu responsabilitati full-time in acest domeniu.
Totusi, nu toate organizatiile se afla in aceasta situatie. Multe companii deruleaza doar ocazional proiecte si desemnarea unor persoane cu atributii permanente in managementul proiectelor nu s-ar justifica din punct de vedere economic. De obicei, in aceste organizatii, managementul proiectelor este asigurat de catre cei care indeplinesc diferite roluri functionale: specialisti in diferite domenii, managerii departamentelor functionale sau chiar manageri executivi, in cazul proiectelor foarte ample si de importanta majora. Chiar daca aceste persoane nu sunt profesionisti in managementul proiectelor, ei trebuie sa cunoasca si sa foloseasca tehnici specifice pentru a fi siguri ca pot derula cu succes proiectele.
Pornind de la aceste realitati, devine evident ca managementul de proiect poate veni in sprijinul tuturor celor care, intr-un fel sau altul, participa la procesul de management al unui proiect, indiferent de functia lor sau de pregatirea de baza. Abilitatile in acest domeniu pot fi comparate cu cele in domeniul informaticii: chiar daca nu toti suntem experti in computere si software, este recomandabil sa putem folosi un computer pentru a ne indeplini mai eficient sarcinile. Un alt exemplu il pot constitui abilitatile de comunicare: fiecare din noi trebuie sa comunice cat mai bine, dar nu toti vom deveni specialisti in comunicare. Exact la fel stau lucrurile si cu managementul proiectelor: este recomandabil sa deprindem tehnicile specifice, chiar daca nu ne propunem sa facem din aceasta o cariera in sine.
Odata fixate aceste repere, putem trece la pasul urmator si sa vedem prin ce activitati specifice se realizeaza managementul proiectelor si care sunt instrumentele practice pe care le putem folosi. In articolul urmator vom vedea ce este de fapt o metodologie de management de proiect si cu ce ne poate ajuta la indeplinirea obiectivelor.
Pana atunci, va doresc sa aveti proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
