Felicitari. Ai fost numit Manager de Proiect. Cu mult entuziasm imbratisezi proiectul tau dar stai putin, este si primul tau proiect, stii de unde incepi? Care sunt pasii ce trebuie sa-i urmezi? Ai o imagine globala asupra ce urmeaza sa faci? Ti-ai structurat pasii si etapele proiectului? Cum iti maximizezi sansele de succes? Raspunsurile date la urmatoarele intrebari, te vor ghida, in linii mari, spre cum trebuie sa conduci un proiect, pas cu pas.
1. Ai definit scopul proiectului?
Primul si cel mai important pas in cadrul oricarui proiect este definirea scopului, a obiectivelor ce dorim sa le atingem. Stim ce dorim sa realizam prin proiectul nostru? Trebuie sa stabilim foarte clar care ne sunt obiectivele si cum masuram „performanta” proiectului.
2. Care resursele disponibile?
Stii cine sunt persoanele ce vor participa in cadrul proiectului? Care sunt punctele lor tari? Ce echipamente sunt disponibile? Care este bugetul de care esti limitat? Deobicei nu ai control direct asupra resurselor, esti constrans de ceea ce este/va fi disponibil pentru proiectul tau si trebuie sa le echilibrezi intr-un mod cat mai bun.
3. Cand trebuie finalizat proiectul?
Pe masura ce puneti la punct planul proiectului, poti sa iti stabilesti activitatile asupra carora poti aloca cantitati mai mici sau mai mari de timp. In functie de importanta activitatilor, cauta sa fi flexibil acolo unde importanta este foarte mare. Cauta sa introduci si o mica marja de timp, o rezerva care sa iti asigure buna incadrare in timp a proiectului.
4. Te-ai consultat cu echipa?
Aduna la un loc membrii echipei de proiect si dati drumul la un dialog. Incercati sa adoptati un ton constructiv si sa cautati sa gasi idei pentru provocarile ce vor urma. In general, membrii echipei de proiect sunt tehnicii/expertii cu care vei lucra in perioada urmatoare.
5. Care sunt pasii cei mai importanti?
Trasati care sunt pasii cei mai importanti din cadrul proiectului. Daca aveti neclaritati si nu sunteti sigur asupra lor, consultati-va cu echipa. In scurt timp vor iesi la suprafata pasii si partile importante din cadrul proiectului .
6. Care sunt pasii mici ce trebuie facuti?
Imparte etapele importante din cadrul proiectului in pasi mai mici. Daca este consideri ca este necesar, in functie de complexitatea proiectului, imparte etapele si pasii pe mai multe nivele de profunzime. Rezultatul final este ca acum avem in ordine cronologica si detaliat, viitoarele activitati din cadrul proiectului.
7. Care este ordinea activitatilor? Am realizat un plan preliminar?
Dupa ce am stabilit care sunt pasii ce trebuie urmati pentru a finaliza proiectul cu succes, trebuie sa stabilim care este ordinea acestora. Care este prima activitate? Dar a doua? Ce activitati pot fi desfasurate in acelasi timp? Am stabilit o persoana responsabila pentru fiecare activitate? Gasim foarte multe programe software ce ne pot ajuta in acest punct, multe dintre acestea fiind opensource.
8. Am creat planul de baza?
Consultarea cu toti factorii implicati (echipa, stakeholderi, furnizori, etc.) ne permite sa ajustam si sa concretizam planul proiectului. In functie de feedback-ul primit, ajustam timeline-ul, bugetele alocate, planificarea activitatilor etc., astfel incat, sa incadram proiectul in timpul disponibil.
9. Ai solicitat superiorilor ajustari?
De cele mai multe ori esti limitat de unele resurse. Jobul tau este sa scoti rezultate cat mai bune din putinele resurse ce ti-au fost alocate. Din pacate, uneori unele limitari nu sunt realiste asa ca trebuie sa soliciti schimbari pentru a te asigura ca proiectul tau poate fi dus la bun sfarsit. Nu uita ca trebuie sa soliciti schimbarile la inceputul proiectului. Nu astepta pana te lovesti de probleme ca sa soliciti ajustari. Scopul este sa anticipam si sa gestionam aceste constrangeri.
10. Intampinam dificultati, nu putem respecta planul, ce facem?
Este important ca planul sa fie respectat dar trebuie sa stim ca el nu este batut in cuie. Planul se schimba/ajusteaza in functie de nevoile ce apar pe parcursul desfasurarii proiectului. Daca, de exemplu, trebuie sa mergem dimineata la munca dar masina s-a stricat, putem sa mergem cu autobuzul. Daca am pierdut autobuzul, putem sa mergem cu bicicleta. Daca nu avem bicicleta, putem sa merge pe jos. In acest caz, sa speram ca nu locuim departe de locul de munca, de obiectivele proiectului nostru.
11. Cum progreseaza echipa de proiect?
La inceputul proiectelor, echipele fac putin progres dar din primele zile trebuie sa monitorizam ce face fiecare. Daca putem sa si documentam activitatea fiecarei persoane implicate, atunci devine mai usor de solutionat micile neclaritati inainte ca ele sa devina probleme. In tot acest timp, moralul si spiritul echipei este foarte important. Cauta sa existe o comunicare continua, pe toate canalele si sa te asiguri ca informatia potrivita circula spre cine trebuie.
12. Ce trebuie sa inregistrez?
Totul! Tot ce se intampla in cadrul proiectului, trebuie documentat. De fiecare data cand are loc o schimbare in cadrul proiectului, noteaza schimbarea si motivele pentru care a fost necesara. Trebuie sa ai in vedere faptul ca nu vei putea sa ti minte tot ce se intampla asa ca o evidenta precisa a tuturor elementelor din cadrul proiectelor, te scuteste de dureri de cap mai tarziu.
13. Pe cine trebuie sa informez?
Informeaza pe cei implicati de evolutia proiectului. De fiecare data cand atingi un milestone, asigurate ca stakeholderii sunt informati dar nu uita sa le aduci in vedere si problemele intampinate. Recomandata este informarea tuturor persoanelor implicate, cat mai din timp posibil. Asigurate ca toti membrii echipei de proiect stiu ce se intampla in jurul lor.
