Te-ai intrebat vreodata de ce nu reusesti sa rezolvi mai multe lucruri intr-o zi? S-ar putea sa fie tocmai din cauza faptului ca iti propui sa faci prea multe lucruri intr-un timp limitat si nu iei in calcul tocmai faptul ca munca la birou implica de multe ori intreruperi si schimbari de planuri ad-hoc.
Lucrand mereu sub presiune, pe mai multe proiecte in paralel, cu emailul, yahoo messangerul si telefonul deschise, e de-a dreptul o minune ca reusim sa mai si lucram cate ceva.
Partea buna este ca exista solutii pentru a ne face viata mai usoara si a ne eficientiza munca la birou. Daca te-ai trezit vreodata intrebandu-te: „Oare cum si mai ales cand o sa le fac pe toate?”, articolul acesta este scris exact pentru tine.
1. Emailurile continua sa curga. Ai senzatia ca in fiecare minut iti vin cateva mailuri, care de care mai urgente si mai importante.
Solutia: Citeste-ti emailurile dimineata cand ajungi la birou si raspunde la cele care nu mai suporta amanare. Dupa aceea, cand te apuci de lucru la altceva, inchide sistemul de notificare primire email, pentru a evita intreruperile. Emailurile vor fi tot acolo cand vei termina, dar macar nu vei avea parte de zgomote deranjante care te vor distrage de la lucru, amintindu-ti toate lucrurile pe care inca nu ai apucat sa le faci.
2. Prea multe intalniri. Daca iti petreci tot timpul in sedinte si intalniri vorbind despre proiecte noi, cand mai si muncesti ca sa le duci la indeplinire?
Solutia: Daca utilizezi un calendar comun cu colegii tai de birou sau sefii tai, cum este cel de la Google, trece pur si simplu acolo anumite perioade in care esti indisponibil pentru sedinte, pentru a avea timp sa mai si muncesti. Fa-ti la inceputul saptamanii un program de sedinte si intalniri si tine-te de el, orice alte evenimente de acest tip, nu vor face decat sa te intrerupa din atingerea obiectivelor stabilite pentru saptamana in curs.
3. Iti este extrem de dificil sa pastrezi evidenta tuturor proiectelor la care lucrezi. Este extrem de usor sa scapi din vedere anumite aspecte sau activitati atunci cand incerci sa jonglezi cu mai multe lucruri in paralel.
Solutia: Fa-ti o lista de sarcini. Poti utiliza o aplicatie gratuita cum este Google Tasks, care se sincronizeaza automat cu mailul si calendarul de pe Google si poate fi utilizat si de pe smartphone. Cand finalizezi o activitate pur si simplu o tai de pe lista. De asemenea poti sa oferi acces la lista ta de sarcini si altor utilizatori pentru a vedea exact la ce lucrezi si daca ei te pot ajuta cu ceva. O alta aplicatie similara este Remember The Milk, care este optimizata pentru Android, iPhone si BlackBerry.
4. Lista ta cu lucruri de facut este atat de lunga, incat esti practic blocat. Acum ca ai gasit solutia cu lista de sarcini, te-ai trezit coplesit de toate lucrurile pe care ar trebui sa le faci si nu mai stii de unde sa incepi.
Solutia: Trateaza lucrurile intr-o maniera SMART atunci cand iti faci lista de sarcini. Caracteristicile SMART(Specific, Masurabil, Accesibil, Relevante, Incadrate in timp), care se aplica de obicei la stabilirea obiectivelor pot fi utilizate si in acest caz. In fiecare dimineata, evalueaza ce anume poti realiza in ziua respectiva. Daca iti propui „sa lucrezi la proiectul X”, este prea general, nefiind nici specific, nici masurabil nici incadrat in timp si risti ca la finalul zilei sa pleci cu senzatia ca iar nu ai facut nimic astazi. Propune-ti „sa aloci doua ore pentru a face prezentarea pentru adunarea actionarilor”, astfel ai o activitate care respecta toate cele trei criterii. Utilizeaza criteriile SMART pentru a stabili care sunt acele lucruri importante care nu suporta amanare, care sunt relevante si accesibile sa le realizezi in timpul stabilit si apuca-te de treaba. Ai nevoie sa faci asta pentru a putea sa-ti respecti termenele limita sau macar sa evaluezi acele activitati la care vei depasi termenul.
5. Intreruperile constante. Un coleg care te roaga sa il ajuti cu ceva, un telefon de la un client sau un prieten care vrea sa iti povesteasca ceva important, un email la care trebuie sa raspunzi neaparat, sau unul cu un ppt amuzant; toate astea sunt intreruperi care iti fura din timpul de lucru. O cercetare facuta in Statele Unite arata ca angajatii au nevoie in medie de 23 de minute pentru a reveni complet la activitatea pe care o realizau anterior intreruperii. Cam mult, nu?
Solutia: Invata sa ignori intreruperile! E adevarat ca nu iti poti ignora colegul de birou care se apleaca peste monitorul tau, dar poti utiliza in comunicarea cu acestia instrumente de tip instant messaging cum ar fi Yahoo! Messenger sau Google Chat si pune-ti un status relevant cum ar fi Busy sau Away in asa fel incat sa nu fii deranjat in timp de lucrezi. Da-ti telefonul pe silentios sau inchide-l daca trebuie sa lucrezi la un document care necesita toate atentia ta. Cat despre ppt-urile amuzante, citeste-le acasa cand esti relaxat si nu ai deschise excel-uri pline de cifre.
6. Faci prea multe lucruri in acelasi timp. Stresul si bolile profesionale au devenit un laitmotiv, 80% dintre angajatii romani considera conditiile in care lucreaza ca reprezentand o sursa generatoare de stres si de oboseala generala, comparativ cu 43% dintre angajatii celorlalte state ale Uniunii Europene. Asta se intampla pentru ca petrecem prea mult timp jongland cu mai multe activitati in paralel.
Solutia: Multi-tasking poate parea o idee foarte buna, dar daca ajungi sa-ti verifici emailul in timp ce vorbesti la telefon cu un client, sa iei pranzul in fata computerului in timp ce lucrezi, sa te pui la curent cu ultimele evenimente din presa in timpul unei sedinte, calitatea muncii tale va avea de suferit, toate activitatile iti vor lua mai mult timp si nivelul stresului va creste.
Fiecare activitate pe care o faci merita atentia ta, inclusiv pranzul. Daca nu, intreaba-te daca activitatea aceea este chiar necesara si merita sa o mai faci. Chiar si asa, nu sari peste pranz!
Sper ca toate acestea ti-au fost de folos si iti urez sa fii in fiecare zi mai organizat, mai relaxat si mai inspirat!
Un material plandeafacere.ro. Toate drepturile rezervate.
