Cand proiectul este finalizat si e timpul ca managerul de proiect contractat sa incheie colaborarea cu compania ta, va fi personalul tau pregatit de preluarea proiectului? Esti sigur ca ei sunt echipati cu cunostintele si abordarile necesare pentru a trece de la faza initiala la adoptarea fireasca a afacerii? Vor fi acestia capabili sa faca fata problemelor legate de oameni, procese si echipamente? Sau toata expertiza din firma dispare pe usa, odata cu plecarea managerului proiectului?
Stoparea de noi angajari si bugetele restranse din ultimii ani au fost insotite de contractarea profesionistilor independenti (IPros), o solutie extrem de atractiva pentru problemele de personal.
IPros ofera afacerilor un nou nivel de flexibilitate care nu ar putea fi obtinut prin angajarea unui personal permanent. Ei reprezinta o resursa suplimentara imediata, disponibila la momentul potrivit iar atunci cand proiectul este gata, contractul se incheie.
Datorita naturii muncii lor, IPros sunt experti in a se adapta la schimbarea angajatorilor, circumstantelor si rolurilor. Ei trebuie sa fie foarte eficienti in sarcinile lor si nu le ia mult timp pana sa isi intre in rol pentru un nou proiect.
Multe organizatii apeleaza la IPros deoarece pot beneficia de cunostinte si experiente care nu exista la angajatii lor sau poate umple golul lasat de un angajat permanent care a decis sa paraseasca functia sau compania; tine mine: angajatii permanenti nu inseamna neaparat loialitate, productivitate si longevitate!
Alte companii folosesc IPros oricand au nevoie de o infuzie de noi aptitudini sau expertiza. Lucrand in multe locuri si in diverse domenii, IPros sunt expusi la o variata gama de conditii. Acest lucru este evident mai ales in industria IT.
Managementul cunostintelor
Problema folosirii profesionistilor independenti e ca nu sunt interni, ei pleaca dupa terminarea proiectului. Contractele lor sunt, de obicei, pe perioade bine definite si cand angajamentul se incheie, tot know-how-ul pe care-l aveai pana atunci devine, deodata, indisponibil.
Impactul variaza, insa include lipsa de supraveghere asupra unui proiect sau aplicatie, pierderea de suport critic si incertitudine cu privire la cine poti apela pentru ajutor. Adesea organizatiile sfarsesc prin a plati foarte mult pentru asistenta din partea unei a treia parti, lucru ce ar fi putut fi cu usurinta rezolvat in interiorul firmei. In cel mai rau caz, lipsa de experienta duce la stagnarea proiectului sau ii pune in pericol dezvoltarea ulterioara.
Nu demult, companiile si-ar fi format proprii angajati sau ar fi angajat unii noi permanent pentru a beneficia de cunostintele respective. Astazi, companiile trebuie sa gaseasca o cale sa dezvolte cunoasterea in interiorul lor.
Acest tip de cunoastere impartasita nu reprezinta o inlocuire a invatarii formale, insa e o modalitate de formare foarte eficienta, specifica, bazata pe context si pe sarcina. Ofera personalului cunoasterea si increderea necesara pentru a continua managementul si dezvoltarea proiectului si dupa aceea.
6 sfaturi pentru impartasirea cu succes a cunostintelor unui specialist independent
Pentru ca un profesionist independent sa participe la impartasirea de cunostinte e nevoie de unele mici schimbari in modul in care este manageriat angajamentul.
Mai jos sunt 6 sfaturi pe care le poti urma pentru a structura o intelegere de impartasire a know-how-ului cu un IPro.
1. Specifica. Odata ce ai definit telul proiectului si rezultatele de obtinut printr-un contract, specifica in scris care sunt abilitatile sau cunostintele ce trebuie transferate de la Ipro la angajatii tai.
2. Identifica. Numeste persoanele din organizatia ta care trebuie invatate, pentru ca IPro sa nu piarda timpul cu invatarea altor angajati. In acelasi timp, fii flexibil. Profita de experienta Ipro-ului si cere-i parerea cu privire la persoanele care ar putea fi cele mai potrivite pentru instruire.
3. Pregateste-te. Afla cum crede IPros ca se va face transferul de know-how. Au acestia nevoie de timp in plus pentru instruire, intalniri regulate sau de o camera in care sa stea si sa discute cu ceilalti angajati? Discuta cerintele si vedeti impreuna calea cea mai potrivita pentru transfer, atat din punctul de vedere al profesionistului cat si al afacerii tale.
4. Comunica. Adu la cunostinta personalului tau ca doresti sa realizezi transferul. Daca doresti ca angajatii tai sa fie atenti si sa capete noi abilitati, atunci trebuie sa ii informezi cu privire la importanta acestui lucru.
5. Permite transferul. Invatarea presupune ore in plus pentru IPro si de aceea nu uita sa iei si acest factor in considerare la stabilirea perioadei contractului.
6. Creeaza un document. In final, pentru a evita confuzia si neintelegerile, cel mai bine e sa faci un document in scris privind intelegerea creata. Chiar daca nu e necesar sa faca parte din contractul general formal, documentul ar trebui sa furnizeze informatii clare cu privire la obligatiile ambelor parti implicate in transfer.
Acest transfer de know-how va aduce numeroase beneficii organizatiei tale, prin introducerea de noi idei, a unei noi expertize, si cunostinte noi, necesare pentru functionarea si dezvoltarea cu succes a companiei.
