Intreruperile constante cu care managerii de proiect au de a face in ziua de azi, de la email-uri, telefoane, instrumente de management de proiect cu diverse update-uri si alte cyber-intreruperi ne duc pe toti cu gandul la aceeasi concluzie: ca managementul informatiei in exces este o aptitudine de care avem cu totii mare nevoie.
Dr. Joanne Cantor (speaker la Pink Elephant ITSM Conference, din Las Vegas) ne ofera 5 sfaturi pentru managementul informatiei in exces.
1. Spune NU sarcinilor simultan
Dr. Cantor ne recomanda sa ne focusam pe un singur lucru la un moment dat. Multi-tasking-ul este o greseala. Ceea ce se intampla e urmatorul lucru: creierul nostru isi schimba directia cu o viteza rapida de la o sarcina la alta, pentru ca noi chiar nu putem sa facem doua lucruri simultan. Cei care fac mai multe lucruri deodata, per total isi petrec mai mult timp per sarcina decat de obicei si nu isi mai amintesc foarte bine ce au facut la fel de bine precum cei care s-au concentrat in totalitate pe un singur lucru.
2. Manageriaza in alt mod emailurile
Dr. Cantor aseamana avalansa de emailuri cu venirea unui „muson”. Ea recomanda setarea automata de la inceput a unor reguli pentru mesaje, utilizand la maxim folderul „spam”, si dezabonarea de la newslettere si listele de e-mail. De asemenea, se pot face setari la serverul de email astfel incat verificarea mesajelor sa se poata face cu o frecventa mai redusa.
Cand ai cateva pauze, poti sorta toate mesajele tale, tratandu-le in functie de prioritatea fiecaruia. Se pot folosi astfel steguletele pentru a sti mereu ce e important si urgent de facut. Alege, de asemenea, culori care sa reprezinte ceva pentru tine. Poti folosi rosu pentru „Am raspuns la emailul acesta; acum atasamentele trebuie salvate si mesajul trebuie sters” (asta iti va fi de folos mai ales cand nu esti la birou si nu poti muta pe loc mesajul in folderele cu arhiva).
3. Ia o pauza!
Simti momentul in care ai muncit suficient si nu mai poti. Uneori te trezesti in fata calculatorului confruntandu-te cu emailuri si alte intreruperi si deodata observi ca ziua ta de munca s-a incheiat. Atunci cand observi ca nu mai faci niciun progres, opreste-te! Ideal ar fi sa te opresti totusi inainte de acest moment.
4. Fa ceva diferit
Sa iei o pauza e foarte bine, dar ce te ajuta si mai mult e sa folosesti pauza pentru a face ceva diferit. Mergi la o plimbare. Intra intr-o galerie sau viziteaza o cladire cu o arhitectura deosebita. Foloseste mintea pentru altceva, ceva cu totul distinct fata de ceea ce faci zi de zi. Cantor recomanda ca aceste pauze sa reprezinte niste activitati cu „informatie redusa”. Cu alte cuvinte, sa citesti o carte sau sa asculti o emisiune radio s-ar putea sa iti ofere o pauza din fata ecranului, insa ele sunt activitati care vin cu „informatie ridicata” si nu vor permite mintii tale sa isi revina cu totul din efortul depus anterior.
5. Renunta la detalii
E posibil ca multi sa nu fie de acord cu acest sfat. Insa, ai nevoie de timp ca sa vezi intreaga imagine a proiectului, astfel incat atunci cand tu crezi ca mai e de lucru la unele detalii, e posibil sa omiti vizualizarea proiectului dintr-o perspectiva strategica. Planifica-ti un timp pe saptamana sa faci acest lucru, sau stabileste-ti o zi pe luna in care sa poti vedea imaginea de ansamblu a proiectului.
