Ce inseamna metodologie de Management de Proiect?
Exista o multime de definitii, insa cea pe care am adoptat-o este bazata pe principiul american PDCA („Plan-Do-Check-Act”). Este o abordare foarte apropiata de principiile AGILE (adica promovam dezvoltari de solutii prin iteratii, si nu folosind metoda clasica waterfall), prin care incurajam reactia rapida la schimbare in detrimentul urmaririi unui plan prestabilit.
Intrucat, statistic vorbind, cele mai multe proiecte esueaza din cauza definirii insuficiente a livrabilelor, metodologia AGILE garanteaza adaptarea rapida la orice cerere de schimbare, minimizand riscurile ce pot afecta timpii de dezvoltare si costurile.
Metodologia noastra de Managment de Proiect include aspecte din SixSigma (cu scopul de a masura si imbunatati zona operationala), RAD (Rapid Application development, bazata pe prototipuri existente), precum si Extreme Programming (incurajam comunicarea, respectam feedback-ul si abordam proiectele prin viziunea TDD – Test Driven Development).
Conform manifestului AGILE, promovam persoanele si interactiunile acestora (practic toti stakeholderii proiectului) pentru a livra cat mai rapid o solutie incadrata in buget. Aceasta presupune in primul rand o echipa bine formata, cu membri seniori, care sa se simta confortabil intr-un mediu ce sufera schimbari.
Cum abordam Proiectele incredintate?
Conform PMBOK exista cinci grupuri de procese care ar trebui gestionate de catre un Manager de Proiect. Este un ciclu de procese iterative prin care se asigura gestionarea intregului proces de Management.
Project Management Life Cycle nu trebuie confundat cu Product Lyfe Cycle. Iata si descrierea succinta a fiecaruia:
– Initierea Proiectului ce presupune definirea a ceea ce se numeste Project Scope (a nu se traduce literal), adica totalitatea livrabilelor (difinite nu numai descriptiv, ca functionalitate, ci si din punct de vedere constrangeri, etc) si metodelor folosite pentru a oferi clientului proiectului rezultatele cerute definite pe baza unui Business Case, stabilirea partilor implicate (Project Stakeholders) si a rolurilor acestora in proiect (o matrice RAM – Responsibility Assignement Matrix este necesara), precum si a riscurilor sau oportunitatilor pe care le poate aduce fiecare parte in proiect, precum si o estimare (baza pe experienta anterioara, parerea unor experti in domeniu sau metode matematice de calcul) a intregului efort necesar inchiderii proiectului.
– Planificarea Proiectului presupune detalierea fiecarui pachet de lucru prin care proiectul se apropie mai mult de faza de inchidere. Evident ca acest proces este unul iterativ, intrucat orice cerere de schimbare poate afecta timpul de executie sau bugetul, necesitand o re-planificare. Noi sugeram implicarea directa a clientului in acest proces, stabilind de comun acord costurile si timpul alocat fiecarei etape, urmand ca alocarea de resurse sa se faca functie de necesitati. Acest proces are ca efect actualizarea continua a documentatiei de proiect (risk log-ul, calendarul de resurse si costuri, use-case-uri livrate testarii, etc). Aici ar trebui sa se separe cerintele tip „Gold Plating” si sa se prioritizeze activitatile.
Executia Proiectului este o alta sarcina a Project Managerului. Acesta trebuie sa asigure intreg suportul (mentoring, coaching, leading) echipei de proiect spre a se ajunge la rezultatul scontat. Este un proces de comunicare continua, Project Managerul fiind liantul intre echipa de dezvoltare, testeri si client.
Noi promovam executia in pasi de cel mult 2 saptamani, cu livrabile definite clar pentru fiecare „sprint”, astfel incat la finele fiecarei astfel de iteratie sa putem prezenta clientului un rezultat prin care sa se poata masura mai concret progresul proiectului.
Este totodata o metoda prin care reducem impactul oricarei schimbari survenite pe traseu. Aceast proces poate include si activitatile de formare a personalului utilizator, precum si achizitii de servicii sau produse de la terti necesare executiei livrabilelor.
– Monitorizare si Control este un proces care se suprapune ca timp peste cele doua procese anterioare. Managerul de Proiect este persoana responsabila cu rezultatele proiectului, deci trebuie sa se asigure ca proiectul se desfasoara conform asteptarilor. Acest proces presupune foarte multa putere de decizie, comunicare si mai ales capacitate de reactie. Mediul AGILE, bazat pe scenarii tip TDD si pe indicatori de performanta, poate produce o intreaga suita de informatii utile Managerului de Proiect, prin care acesta poate calcula progresul proiectului atat din punct de vedere financiar cat si din punct de vedere al timpului de executie. Este un proces ce consuma, in medie, circa 70% din timpul de lucru al Managerului de Proiect
– Inchiderea Proiectului este ultimul proces care trebuie executat de un Manager de Proiect in momentul in care acceptanta clientului este de 100% pe livrabilele proiectului. Desi munca echipei de dezvoltare este practic incheiata, Managerul de Proiect trebuie sa ofere suportul inchiderii proiectului, ceea ce presupune actualizarea bazei de cunostinte a companiei cu rezultatele proiectului. Este momentul in care se pot calcula indicatori de eficienta ai echipei proiectului, actualiza registrul de riscuri, comunicarea rezultatelor proiectului, precum si pregatirea versionarii, daca este cazul. Arhivarea rezultatelor este obligatorie.
Care sunt competentele unui bun Project Manager?
Un Project Manager trebuie sa aiba cunostinte cat mai vaste in diverse arii de Management si sa inteleaga si sa-si asume Business Case-ul propus pentru scopul proiectului. Din nou PMBOK prezinta noua arii de competente, si anume:
– Integration Management – integrarea tuturor informatiilor provenite din varii surse este cruciala
– Scope Management – puterea de a pastra proiectul in parametrii stabiliti si de a spune nu cand este cazul
– Time Management – sa stie sa-si gestioneze propriul timp si sa faca estimari realiste asupra timpului altora
– Cost Management – cunostinte de tip financiar, previziuni si control
– Quality Management – atentia la calitate, metode prin care sa atinga standardele cerute
– Human Resource Management – leadership, motivare, recrutare
– Communications Management – comunicare atat formala cat si non-formala
– Risk Management – anticiparea riscurilor si a oportunitatilor, gestionarea acestora
– Procurement Management – cunostinte din sfera legal, purchasing, abilitati de negociere
Sursa: Managementul-proiectelor.ro
