In ultimii 20 de ani, Romania a beneficiat de diferite instrumente de finantare externa datorita carora a trebuit sa isi dezvolte, la nivel institutional si sistemic, capacitatea de a scrie proiecte, de a le implementa si de a atinge rezultate concrete in perioade limitate de timp. Cea mai mare provocare insa, a fost reprezentata de instrumentele structurale si de coeziune pe care Romania le-a avut la dispozitie incepand cu anul 2007, dupa aderarea la Uniunea Europeana.
Fiind vorba despre reguli noi, cerinte de conformitate diferite, beneficiarul unei finantari din instrumente structurale trebuie sa isi asigure un management al proiectului foarte bine gandit astfel incat sa poata ajunge la rezultatele dorite in parametrii descrisi in cererea de finantare.
Acelasi lucru este valabil si pentru mediul de business si initiativele private. Fie ca se adreseaza unui finantator public sau privat (de tipul bancilor) un beneficiar privat trebuie sa dezvolte un proiect si sa se asigure ca il implementeaza cu succes, in conditiile si perioada de timp stabilita de finantator.
Din aceste considerente, inca din faza de initiere a ideii de proiect, beneficiarul finantarii trebuie sa gandeasca si sa planifice cateva etape esentiale pentru managementul proiectului.
O parte dintre acestea vizeaza, in mod obligatoriu, elementele abordate in continutul acestui articol.
Stabilirea echipei de implementare a proiectului
Inca din faza de scriere a cererii de finantare veti fi pusi in situatia de a defini echipa de implementare a proiectului. Chiar daca in aceasta etapa nu este obligatorie nominalizarea unor persoane cu responsabilitati in echipa de proiect, trebuie definite rolurile de care aveti nevoie si atributiile detaliate pentru fiecare rol.
A. Stabilirea rolurilor
In general se recomanda ca o echipa de implementare a proiectului sa includa persoane care sa indeplineasca urmatoarele roluri:
- managerul de proiect: este recomandat ca manangerul de proiect sa fie ales dintre persoanele care au contribuit la scrierea ideii de proiect, cunoaste obiectivele si rezultatele propuse si are abilitati manageriale de implementare a acestora; in cazul in care managerul de proiect este adus din afara sau nu cunoaste proiectul care urmeaza sa fie implementat, apare riscul unor intarzieri in implementare generate in primul rand de lipsa coeziunii echipei si necunoasterea ideii de proiect care trebuie implementata;
- responsabilul financiar: in aceasta situatie se recomanda includerea in echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, deoarece, pe de o parte, angajatii din aceste departamente detin abilitatile necesare pentru indeplinirea acestui rol, iar pe de alta parte, detin si atributiile necesare in acest domeniu. In cazul in care nu este posibila includerea in echipa de proiect a unei persoane din departamentul financiar, selectati din departamentul dumneavoastra o persoana cu specializare in acest domeniu, dar este indicat stabilirea unui contact cat mai timpuriu al acestei persoane cu departamentul specializat din departamentul financiar pentru familiarizarea cu procedurile interne de lucru.
- responsabil tehnic: acest rol urmareste atragerea de persoane cu abilitati si cunostinte in domeniul achizitiilor publice, organizare, logisitica, etc. Se recomanda ca pentru aceasta pozitie sa atrageti o persoana cu specializare juridica sau tehnica.
Cele trei roluri prezentate mai sus sunt esentiale pentru implementarea proiectului. Pe langa acestea mai pot fi incluse roluri distincte in domeniul comunicarii, relatiilor publice, promovarii, juridic. Alegerea acestor roluri se face de catre dumneavoastra in functie de natura activitatilor pe care le implementati in proiect, cat si de complexitatea acestora.
De asemenea, este important de retinut ca, pentru un singur rol – de exemplu cel financiar- puteti nominaliza una sau mai multe persoane, cu conditia sa detaliati si sa distingeti intre atributiile fiecareia. Alegerea numarului de persoane ramane la latitudinea dumneavoastra dar justificarea trebuie sa se bazeze pe complexitatea activitatilor din proiect si volumul de munca presupus pentru fiecare post din echipa de proiect.
B. Stabilirea fiselor de post
Dupa primirea finantarii pentru ideea noastra de proiect, una din primele activitati demarate consta in definirea fiselor de post pentru rolurile desmenate in echipa de proiect, conform cererii de finantare.
Astfel, in calitate de manager de proiect, va trebui sa parcurgeti urmatorii pasi:
- Realizati o analiza detaliata a posturilor;
- Stabiliti tipurile de competente necesare pentru fiecare post;
- Detaliati atributiile fiecarui post in functie de aceste analize;
- Includeti aceste date in fisa de post specifica rolului din echipa de proiect;
- In cazul in care persoanele incluse in echipa de proiect sunt deja angajate in institutia dumneavoastra includeti aceste atributii intr-o anexa la fisa lor de post – anexa cu valabilitate limitata;
- Realizati o separare clara a atributiilor specifice postului din cadrul institutiei si al postului ocupat in echipa de proiect si cuantificati, in procente, volumul de munca zilnic pentru fiecare tip de atributie.
Stabilirea procedurilor de management de proiect si procesul de implementare
In aceasta etapa trebuie sa utilizati cat mai mult analizele pe care le-ati realizat in momentul elaborarii cererii de finantare, de tipul: arborele problemei, analiza obiectivelor, alegerea strategiei de implementare, planificarea activitatilor etc.
Astfel, pornind de la obiectivele pe care le aveti incluse si aprobate in cererea de finantare si de la planul de activitati care decurge din acestea, va trebui sa realizati o serie de analize si de planificari, astfel incat sa va asigurati ca distribuirea resurselor si metodele de implementare pe care le alegeti sunt cele mai adecvate pentru atingerea indicatorilor.
Imediat dupa semnarea contractului de finantare, in calitatea de manager de proiect, va trebui sa organizati o sedinta cu echipa de proiect si sa stabiliti impreuna urmatoarele elemente:
A. Care sunt activitatile proiectului?
- Defalcati fiecare activitate in subactivitati si vedeti cat timp presupune indeplinirea acestora;
- Stabiliti numarul de persoane necesar pentru indeplinirea fiecarei subactivitati si abilitatile necesare acestor persoane;
- Stabiliti interdependenta dintre subactivitati si cea dintre activitati, astfel incat sa puteti identifica din timp unde pot aparea elementele critice ale proiectului;
- Stabiliti ce activitati pot fi demarate independent;
- Stabiliti ce alte tipuri de resurse sunt necesare pentru implementarea fiecarei activitati si subactivitati:
In functie de rezultatul acestor analize veti stabili strategia exacta prin care veti implementa proiectul: alegeti metodele de implementare, resursele umane, planificati in timp fiecare activitate si subactivitate.
De ce este importanta aceasta analiza?
-Va permite sa va estimati corect si sa alocati eficient resursele umane, materiale, tehnice, de timp;
-Va permite sa stabiliti atributiile in cadrul echipei de implementare a proiectului;
-Permite stabilirea clara a responsabilitatilor in echipa si evitarea suprapunerilor;
-Va permite sa identificati acele activitati esentiale pentru implementarea proiectului, astfel incat sa alocati din timp resursele potrivite pentru implementarea acelor activitati;
-Va permite sa estimati „drumul cel mai lung” si „drumul cel mai scurt” pentru implementarea proiectului, printr-o analiza si planificare riguroasa a activitatilor in timp.
B. Care sunt riscurile care pot aparea si cum le gestionez?
- In baza analizei realizate mai sus sunt determinate principalele riscuri care pot influenta derularea proiectului;
- Se realizeaza o lista cu aceste riscuri, cu identificarea activitatii in care pot aparea, precum si cu estimarea in timp a aparitiei acelui potential risc;
- Odata cu determinarea acestora, impreuna cu echipa de proiect, veti stabili masurile de evitare a riscurilor;
- Veti elabora un sistem de monitorizare al acestora si veti desemna persoanele cu responsabilitati in acest domeniu;
- Principala responsabilitate de monitorizare si gestionare a riscurilor revine managerului de proiect.
C. Elaborarea planului de management al proiectului
Urmatorul pas in implementarea proiectului va fi reprezentat de elaborarea unei proceduri specifice acestei etape in care vor fi stabilite in mod clar urmatoarele aspecte:
- Operationalizarea activitatilor din proiect si modalitatile de implementare;
- Stabilirea programului de intalniri/sedinte/dezbateri ale echipei de proiect;
- Stabilirea sistemului de raportare si monitorizare periodica a implementarii proiectului: in aceasta etapa este important sa se stabileasca periodicitatea raportarii, formatul raportarii, persoanele responsabile, domeniile supuse monitorizarii (ex. financiar, achizitii publice, comunicare, etc);
- Stabilirea responsabilitatilor in cadrul echipei de proiect;
- Stabilirea indicatorilor pentru sistemul de monitorizare si control exercitat de manager in timpul implementarii proiectului.
Fiecare dintre aceste etape presupune realizarea de analize si aplicarea de metode de analiza variate pentru a putea ajunge la un tablou de bord cat mai clar si cat mai relevant pentru proiectul dumneavoastra.
Ce este important de retinut este faptul ca fiecare pas realizat de dumneavoastra trebuie sa se raporteze la nevoia/problema careia va adresati, la obiectivele pe care doriti sa le atingeti, la timpul si resursele pe care le aveti la dispozitie.
Articol scris de:
Ramona Moldovan
Trainer Extreme Training
www.traininguri.ro
