Tipuri de instrumente folosite in managementul proiectelor

0
laptop2P3O (Portfolio, Programme or Project Office) este grupul responsabil de gestionarea instrumentelor de management de proiect intr-o organizatie. Avem nevoie de instrumente pentru ca dorim sa ne asiguram ca lucrurile sunt standardizate si trebuie sa furnizam rezultatele proiectelor intr-un mod consecvent. Instrumentele te ajuta la indeplinirea unei sarcini, spre exemplu la planificare sau stabilirea bugetului. Din acest motiv, este de dorit sa avem o suita de instrumente care ne pot face munca mult mai usoara.

Conform orientarii bazate pe P3O, exista 3 tipuri de instrumente folosite in managementul de proiect: instrumente individuale, instrumente de colaborare si instrumente integrate. Sa vedem, pe rand, ce presupune fiecare din aceste instrumente.

Individual

Aceste instrumente sunt folosite de catre o persoana, individual. De obicei, e vorba de managerul de proiect. Poate fi vorba de o foaie de calcul, sau un soft de planificare instalat pe laptopul personal.

Oricare ar fi instrumentul, poate fi instalat in toata organizatia si folosit de mai multe persoane, dar instalarile nu sunt interconectate. Individual se refera aici la modul in care este folosit, si anume, de o singura persoana.

Colaborare

Instrumentele de colaborare reunesc oameni si grupuri de oameni care lucreaza impreuna la fisiere comune. Exista o singura versiune a unui fisier / document si o singura sursa privind informatiile legate de planificarea proiectului, spre exemplu. Dar acestea pot fi accesate, vazute si uneori modificate de catre unii membri ai echipei pe proiect.

Instrumentele, care nu sunt foarte pretentioase, ar putea include un director partajat in retea pentru a stoca toata documentatia unui proiect.

Instrumentele de colaborare au multe in comun cu instrumentele individuale: se refera la un singur proiect. Mai multi oameni pot accesa informatia disponibila pe un singur proiect. Daca ai nevoie de un instrument care sa faca interconexiuni de informatii intre mai multe proiecte, trebuie sa apelezi la solutiile integrate.

Integrate

La acest nivel, o singura interfata prezinta informatii cu privire la un numar de proiecte care pot fi accesate de mai multe echipe pe proiecte, care doresc informatii pentru propriul lor proiect. Instrumentele integrate ofera adesea posibilitatea rotunjirii informatiilor, astfel incat managerii de proiect sa poata vedea imaginea de ansamblu pe mai multe proiecte, dintr-o singura perspectiva.

Aceste instrumente sunt de obicei instalate pe servere, astfel incat sa poti controla accesul la ele. Utilizatorii vor trebui sa se logheze pentru a accesa datele la care au primit permisiunea. Nu ti-ai dori, de exemplu, ca un coordonator al proiectului sa vada toate informatiile financiare de la toate nivelele, date petioase privind resursele organizatiei.

Informatia este astfel prezentata pe nivele ierarhice. Cele mai bune interfate au optiunea de a oferi toate informatiile, astfel incat un director sa poata descoperi detaliile care il intereseaza cu privire la un anumit proiect. Acest lucru este util daca doresti sa stabilesti cauzele unui proiect care are nevoie de atentie sporita.

Daca alegi instrumentul gresit, atunci iti complici viata, nu o faci mai usoara. Alege ceva potrivit pentru tine si echipa ta pe proiect. Daca alegi ceva prea avansat, vei ajunge sa implementezi un soft pe care oamenii nu-l vor intelege si nu-l vor folosi. Aminteste-ti ca aceste instrumente trebuie sa te ajute, nu trebuie sa devina o povara!

Sursa: pmtips.net
Share.

Leave A Reply