Timpul, argument si scuza in egala masura, ne ajuta sau ne pune piedici in atingerea obiectivelor proprii. Suferind multiple mutatii, perceptia tompului a depins intotdeauna de numarul si complexitatea activitatile zilnice, de ritmul de desfasurare a acestora, de cerintele supravietuirii intr-un mediu concurential acerb (asta daca este sa ne referim numai la aspecte de ordin organizational si de activitatile specifice de munca).
Este evident ca timpul este o resursa, niciodata suficienta sau la indemana in momentele cheie, o resursa ce trebuie rationalizata, controlata si optimizata. Ce te faci, insa, cand in discutie mai intra si timpul destinat relaxarii, refacerii, familiei, prietenilor etc.?
Oricat am incerca, nu timpul in sine poate fi gestionat, ci numai activitatile care se desfasoara inr-o anumita perioada.
Managementul timpului se reduce, in esenta, la managerierea activitatilor specifice si a vietii personale, in general. Cand vorbim de managementul timpului ne referim, in fapt, la planificarea, organizareea si controlul desfasurarii activitatilor intr-o perioada delimitata de timp, astfel incat fiecare moment sa fie utilizat rational, eficient si productiv.
Exista o serie de factori subiectivi care influenteaza perceptia timpului:
– activitatile interesante / activitatile monotone;
– motivatia ridicata in realizarea unei activitati / dezinteres;
– implicarea / nonimplicarea in activitate;
– bucuria / tristetea.
In functie de aceste aspecte subiective, timpul pare mai lung sau mai scurt, iar performanta fiecaruia dintre noi depinde de intensitatea trairilor asociate lor.
Timpul este o resursa indispensabila indeplinirii oricarui obiectiv personal, social sau organizational, care solicita in cel mai inalt grad rationalitatea in utilizarea ei. Atata vreme cat nu ne putem opune trecerii lui, putem incerca sa-l folosim cat mai bine. Am putea vorbi de cateva reguli, de a caror respectare depinde utilizarea eficienta si optima a timpului.
1. Planificarea activitatilor si stabilirea etapelor de desfasurare pe unitati mici de timp
Fiecare zi de lucru abunda in sarcini care trebuiesc indeplinite. Planificarea si etapizarea indeplinirii lor este o metoda de a inlatura distragerile si de a ajuta la finalizarea lor. Un exemplu in acest sens ar fi listele cu sarcinile de indeplinit intr-o zi: pe masura ce sarcinile sunt indeplinite, devin evidente progresele inregistrate, aspect in masura sa motiveze si sa mobilizeze persoana spre actiune.
2. Stabilirea tintelor si prioritatilor
Activitatile zilnice trebuie sa fie stabilite in functie de prioritatile si nevoile proprii. Sunt mai usor de indeplinit activitatile cele mai placute mai intai, dar importanta si urgenta sarcinilor variaza foarte mult si impun o alta ordine in abordare. Clasificarea prioritatilor incurajeaza indeplinirea mai intai a sarcinilor cele mai urgente si rezervarea unui timp suficient pentru sarcinile importante.
3. invatarea comportamentului asertiv
Sarcinile neplanificate fura din timp. Ele ar trebui acceptate doar tinand cont de sarcinile planificate anterior. Multa lume accepta doar pentru a nu jigni, insa rationalitatea in utilizarea eficienta a timpului presupune acceptarea acelor cereri care sunt compatibile cu scopurile proprii, initiale. A invata comportamentul asertiv si, implicit, a invata sa refuzi este o buna metoda de a scuti timp.
4. Delegarea
Delegarea este cea mai eficienta metoda de a economisi timp, permitand indreptarea atentiei catre sarcinile mai importante. Delegarea se poate face catre o persoana anume sau catre un serviciu („externalizarea serviciilor”).
5. Folosirea tehnologiei
Tehnologia poate fi folosita intr-o varietate mare de modalitati, de la mijloc de comunicare, pana la realizarea si efectuarea unor alte activitati in sine (de exemplu, realizarea automata a platilor sau a unor operatiuni bancare on-line).
6. Alocarea unui timp pentru nevoi personale
Momentele de relaxare sunt absolut indispensabile, in primul rand pentru buna functionare psihica si fizica a fiecaruia dintre noi. Este imposibila mentinerea atentiei si concentrarea pe o sarcina ore in sir si, de aceea, cateva clipe de relaxare in timpul zilei ajuta la indeplinirea eficienta a sarcinilor. Graba poate conduce, paradoxal, la un consum mai mare de timp (timpul destinat indreptarii erorilor).
7. Organizarea locului de munca
Tendinta din ultima vreme este sa se munceasca de oriunde, de la un birou sau din masina. Oricum, principiul ramane acelasi: organizarea economiseste timp. Cu cat spatiul de munca este mai organizat si lucrurile de care avem nevoie sunt indemana, cu atat munca va fi mai eficienta.
Sursa: Business-Point.ro
