Hilde Corbu
E-week in colaborare cu Trilex
Derularea proiectelor din organizatiile mari se face intr-un mediu complex care poate insemna foarte multe persoane, zeci de proiecte derulate simultan, sute de livrabile, bugete de milioane de euro, subcontractori si beneficiari. Enterprise Project Management (EPM) reprezinta atat un set de practici (procese) de derulare a proiectelor, cat si o solutie informatica care ofera suportul necesar echipelor de proiect si managerilor pentru gestionarea proiectelor, a portofoliului de proiecte si a resurselor.
Cele mai cunoscute solutii EPM sunt oferite de Microsoft si Primavera. Aceste solutii se diferentiaza prin functionalitati, usurinta in exploatare, necesar de resurse hardware si costuri.
Solutiile EPM ofera suport in gestionarea proiectelor din organizatiile mari cum ar fi banci, operatori de telefonie, companii din industria petroliera, companii IT, companii farmaceutice, fabrici cu planuri de investitii si altele. Solutiile EPM adreseaza nevoile de project si portofolio management la nivelul intregii organizatii. Ele sunt utilizate simultan de project manageri, manageri si directori, membrii din echipa de proiect, subcontractori.
Prin informatiile disponibile in sistemele EPM, managerii si directorii pot analiza la nivel global starea proiectelor si a portofoliilor de proiecte si pot lua decizii de investitii si de prioritizare a lansarii proiectelor.
La nivelul echipei de proiect, managerii de proiect si echipele lor au nevoie sa planifice, sa urmareasca derularea proiectelor la nivel de activitati, livrabile si milestone-uri si sa gestioneze centralizat problemele, riscurile si schimbarile din proiect. Pentru fiecare din aceste sarcini, sistemele EPM ofera functionalitati avansate de planificare si urmarire a progresului proiectelor.
Project managerii au nevoie de a construi echipe eficiente de proiect. Solutia EPM face usoara identificarea persoanelor care au competentele si disponibilitatile necesare in realizarea activitatilor proiectelor. Practic, toate informatiile despre resursele cheie din organizatie care pot lucra in proiecte, sunt tinute centralizat in sistemul EPM. Astfel, de exemplu, un project manager poate interoga sistemul EPM pentru a afla ce persoane au competenta de „Analist” si cu o disponibilitate de 18 ore, iar apoi va solicita managerilor de departamente alocarea acestor persoane pe proiect. in cazul in care o persoana lucreaza pe mai multe proiecte simultan, folosind sistemul EPM se poate evita supra-alocarea resurselor, statul peste program, graficele de executie nerealiste si intarzierile inerente.
Un proiect genereaza foarte multa informatie care trebuie prezentata diferit pentru fiecare tip de „audienta”: manageri de proiect, directori, manageri si membrii din echipa de proiect. Sistemele EPM ofera capabilitati de comunicare si colaborare pentru toate persoanele implicate in proiect. Fiecare are nevoi diferite pentru o multitudine de informatii cum ar fi: ultimele versiuni de planuri de proiect, rapoartele privind starea proiectului, bugetul, utilizarea resurselor, problemele, riscurile si documentele proiectului (contracte, specificatii, planuri, teste, acceptante etc.). Toate aceste informatii sunt stocate in sistemele EPM, facand comunicarea si colaborarea in proiect usoara si avand acces securizat la informatiile de ultima ora.
De obicei, accesul securizat la informatiile din sistemele EPM urmareste structura organizationala (organigrama) si, cu cat o persoana are o pozitie mai mare, cu atat vizibilitatea in proiectele din organizatie este mai mare. De exemplu un manager de departament poate sa „vada” numai proiectele in care lucreaza oameni din departamentul sau. in plus, acelasi manager poate, de exemplu, sa analizeze progresul portofoliului de proiecte la care este sponsor.
Solutiile EPM se pot utiliza simultan de mai multe echipe, pentru mai multe tipuri de proiecte si folosind metodologii diferite, fie dezvoltate intern, fie comerciale cum ar fi PMI, Six Sigma, MSF, RUP, Prince2, Agile, SCRUM etc. Dimensiunea unei organizatii care foloseste solutia EPM variaza de la 8-15 persoane pana la organizatii cu mii de persoane distribuite geografic in tara sau international. Este necesar ca aceste organizatii sa aiba un anumit nivel de maturitate de derulare a proiectelor pentru a beneficia de toate capabilitatile solutiei EPM.
Din punct de vedere tehnologic, solutiile EPM sunt construite in jurul unui server, al unui instrument dedicat pentru planificare si al unei interfete web de acces. De exemplu, in cadrul solutiei Microsoft EPM, toate informatiile de proiect sunt centralizate in Project Server si/sau Portfolio Server. Managerii de proiect folosesc Microsoft Project, instrumentul specializat de planificare si gestionare a proiectelor, iar celelalte persoane implicate in proiect (managerii, directorii, membrii echipelor de proiect) utilizeaza Internet Explorer si Outlook pentru a consulta si genera informatiile despre resurse, proiecte si portofoliul de proiecte.
Autor: Hilde Corbu
Sursa: E-week, Nr. 189, 5 septembrie2007
