Sfaturi pentru Managementul Timpului

0

Ceas

Timpul consumat cu folos ne poate deveni foarte util deoarece ofera rezultate. Din pacate, exista cazuri unde ne „scapa” bucati din timpul nostru si il consumam pe lucruri ce nu ar necesita atentia noastra imediata. Pentru a fi mai productivi, trebuie sa tinem cont de 5 sfaturi simple, sfaturi ce este recomandat sa le integram in munca noastra de zi cu zi.

Sfaturi pentru Managementul Timpului

1. Mai putin timp in online. Sa nu-ti intrerupi munca la fiecare X minute din cauza mailului, Facebook-ului, messengerului, etc. Cu fiecare click in plus, avem un minut in minus. La fiecare clipa ce o petrecem in online, pierdem minute serioase din munca ce o putem face, minute ce ne-ar salva de la intarzierile ce ne pandesc dupa colt. Este recomandat, sa facem diferenta intre timpul petrecut, in online, in interes personal si cel in interes de servici. Deoarece, in multe cazuri, accesul la internet al angajatului nu este limitat, acesta poate considera in subconstient ca accesul la internet este un drept de care poate beneficia pe deplin. Este recomandat sa deschidem contul de mail atunci cand terminam task-urile importante si ideal ar fi sa verificam mail-ul in jur de 3-4 ori pe zi. Nu este necesara o verificare mai frecventa a contului de mail deoarece si cei care ne trimit mail-urile, sunt constienti ca raspunsul nu va fi imediat.

2. Cate o pauza din cand in cand. Chiar daca poate parea contrar mesajului transmis, acela de a ne gestiona timpul petrecut la munca intr-un mod cat mai eficient, cate o pauza scurta din cand in cand, ne poate ajuta sa ne organizam mai bine, sa ne aerisim mintea, sa ne regandim directiile si sa fim mai productiv. Printr-o pauza nu trebuie sa intelegem  neaparat ca trebuie sa fumam, sa bem cafea sau sa plecam din/de la birou. Printre orele de munca, putem sa ne rezervam cateva minute scurte in care sa reflectam asupra zilei sau a contextului in care ne aflam. In acest fel, ii oferim ocazia creierului sa faca o pauza pentru cateva clipe de la concentrarea in care este scufundat.

3. Sa ne organizam mai bine. De la simpla curatenie pe birou si in locurile destinate materialelor cu care lucram, pana la ordinea din geanta/portofel, nu trebuie sa ne lipseasca instinctul de a fi organizati, ordonati si sa ne dorim sa lucram intr-un mediu curat si usor de gestionat, unde putem avea acces usor la materialele de care avem nevoie, fara sa fim „intrerupti” de altele ce nu mai reprezinta o importanta pentru noi. De la agenda si sertare pana la contul de mail si rafturi, sortarea si arhivarea informatiilor dupa importanta si dupa gradul de prioritate cel au, ne poate salva minute bune cautand printre mail-uri si notite ce nu ne folosesc, alte informatii pretioase pentru noi.

4. Sa comunicam mai eficient. In unele cazuri, aceasta recomandare a fost adoptata sub modul de a „comunica mai des cu colegii din echipa” sau de a „vorbi mai mult cu Ionescu si Popescu”. Fara comunicare, munca unei echipe ar putea fi, la fel de bine, sortita esecului dar si a trece in extrema cealalta, acolo unde este „prea multa comunicare”, acolo unde se vorbeste dar nu se transmit informatii vitale, acolo unde se discuta dar membrii cheie, ai echipei de proiect, nu primesc informatii concrete, acolo este posibil sa avem o situatie in care comunicarea exista dar este neglijata calitatea acesteia si trebuie realizata, pentru a atinge obiectivele propuse, intr-un mod mai concentrat si mai obiectiv

5. Diferenta dintre urgent si important. Chiar daca in fapt, toata munca noastra, tot efortul ce-l depun la locul de munca, este de importanta maxima, modul in care ne organizam prioritatile intre task-urile ce le avem de realizat, poate sa ne traga timpul inapoi sau sa terminam mai repede. Chiar daca multe activitati par sa aibe caracterul de „urgent”, acelea care nu suporta amanare, care afecteaza integritatea proiectului la care lucram, care nu au un impact mare in obiectivele jobului, acelea pot fi catalogate drept „importante” iar, cu timpul, practica ne va ajuta sa facem diferenta intre urgent si important, in cadrul proiectelor noastre.

6. Noi insine. Greu de crezut dar noi suntem o sursa interminabila de obiceiuri neproductive, probleme, dificultati si dezorganizare. Pornind de la browsing pe internet, trecand pe la faptul ca nu delegam sarcinile (corespuzantor sau deloc) si pana la tendinta de a amana problemele la care nu avem o solutie sigura, noi insine suntem o sursa de intarziere la timpul ce-l consumam la locul de munca. Indiferent de proiectul la care lucram in momentul fata, modul in care stapanim imaginea de ansamblu a muncii noastre si a proiectului ce-l realizam, poate sa ne defineasca obiectiv modul in care folosim managementul timpului in cazul nostru.

Preocuparea noastra pentru progres este conjunctural obligatorie iar primul punct de plecare suntem noi, noi stabilim regulile de care tinem cont pe parcursul timpului consumat, ce-l dedicam proiectelor ce urmeaza sa le derulam.

Share.

Leave A Reply