Cand vine vorba de proiecte si guvernanta proiectelor, calitatea de sponsor sau membru in comitetul de coordonare al proiectului nu se poate compara cu niciun alt rol de management. Pe de o parte esti implicat, pe de alta parte insa nu trebuie sa fii implicat. Presupune raspundere totala (pentru livrarea rezultatelor afacerii, beneficii si valoare), insa nu control total (a tuturor elementelor implicate in livrarea finala). In proces, trebuie sa fii atat un membru al comitetului de supraveghere cat si un manager implicat.
Directorii sunt reticenti in a oferi o mana de ajutor atunci cand e necesar, in timp ce managerii de proiect/program/portofoliu sunt reticenti in le transmite acestora ca ei au nevoie de training. Si, in aceste conditii, nu se intampla nimic.
Dar totusi se intampla… Proiectele continua sa esueze la un nivel sau altul in timp ce sunt guvernate de directori ce au competente distincte. Cand cauzele esecului proiectului sunt analizate, guvernanta inadecvata a proiectului este mereu una din cele trei motive principale, deasupra managementului inadecvat al proiectului. Echipa care guverneaza proiectul ii poate distruge acestuia valoarea in cinci minute, in timp ce munca echipei pe proiect s-a intins pe durata poate a cinci luni de zile pentru obtinerea rezultatului respectiv.
Cert este ca atunci cand directorii sunt educati cu privire la guvernarea proiectului, increderea lor in rolul pe care il au creste semnificativ si performanta se imbunatateste.
Dar atunci cand se tine trainingul, nu ai de a face cu oameni care nu stiu nimic. Fiecare director in parte va sti cate ceva despre guvernare si, mai departe, exista pericolul ca trainingul sa nu ii invete nimic nou. De aceea avem nevoie de regula 40-40-20, care spune:
- stim ca tu stii deja 40% din tot ceea ce trebuie sa cunosti despre guvernanta proiectului;
- stim ca tu crezi ca stii inca 40% despre guvernanta unui proiect care s-ar putea sa fie sau nu corect – aceste cunostinte trebuie sa fie confirmate sau corectate;
- stim ca nu stii cei 20% din ceea ce ar trebui sa stii despre guvernanta unui proiect, insa niciunul dintre noi nu cunoaste cei 20%;
- prin urmare, in cadrul acestui curs, vei auzi lucruri pe care le stii deja, vei auzi lucruri care sa confirme sau sa corecteze ceea ce crezi ca stii, si vei capata unele perspective noi privind dimensiuni importante ale guvernarii proiectului.
Aceasta tactica educationala presupune adaugarea de noi cunostinte pe cele deja existente si permite reamintirea elementelor deja cunoscute, intr-un training care nu-si pierde astfel din utilitate.
