Regandirea prioritatilor proiectelor pe perioada crizei economice

0
marius_gaitan.jpgscris de Ing.  Marius GAITAN
PM Consultant & Civil Engineer
EUROPROIECT ESTATE
Dupa aproape 1 an de criza economica realitatea arata destul de rau: portofolii de investitii ravasite, nivelul somajului in crestere datorita numarului de salariati disponibilizati, bugete taiate …etc. Toate organizatiile au redus costurile, au taiat de pe lista anumite proiecte fara exceptie.Desfasurarea unui numar mic de proiecte datorita faptului ca la multe s-a renuntat sau fost decalate a impus echipelor manageriale sa caute drumul cel mai scurt in vederea optimizarii executiei bugetelor, a controlarii posturilor disponibilizate in vederea obtinerii unui impact cat mai mic asupra organizatiei.

Actiunile intreprinse au targetat in primul rand proiectele in care organizatia era implicata, iar in profunzime s-a facut o reanalizare a activitatilor din cadrul proiectelor, a echipelor de Project Management urmarindu-se pastrarea unui echilibru vis-a-vis de schimbarile petrecute in mediul STEEP.

De fapt au fost selectate proiectele care au fost cel mai putin impactate de criza, proiecte ce au un nivel de risc scazut, cu o lichiditate ridicata (pe baza analizei fluxurilor de numerar cash in-flow si cash out-flow) si alinierea acestora la infrastructura curenta. Echipele de proiect au avut ( si inca o sa aiba mult timp de-acum incolo) sarcini importante deoarece prognozele care se faceau pentru luni sau ani trebuiesc acum facute pentru doar o saptamana si apoi revizuite.

Realitatile economice arata ca exista foarte putine proiecte (ca sa nu folosesc termenul „aproape deloc”) cu mari investitii de capital aprobate, propunerile de proiecte mari aproape inexistente iar abordarea proiectelor existente se face cu discernamant crescut. Realinierea asteptarilor stakeholderilor la noile realitati economice necesita imbunatatirea continua (si redefinirea) factorilor de succes, adaptabilitate si agilitate pentru Project Manageri.

Analiza factorilor de risc din proiecte necesita focusarea pe proiecte de complexitate redusa, cu riscuri moderate care sa nu necesite interventii majore (executarea planurilor de contingenta cu bugete mari) pentru eliminarea efectelor. Reanalizarea probabilitatii de producere si impactului fiecarui risc necesita noi tactici si strategii de abordare si evident solutii noi, fezabile. Toate acestea trebuie sa fie aliniate noului climat economic, conditiilor concrete de azi iar prognozele sa fie elaborate cu o oarecare doza de pesimism.

Trebuiesc pastrate Echipele de Proiect potrivite, ce atesta talent si au o atitudine pozitiva. Mai productivi inseamna mai aproape de succes, inseamna sa sustina „momentul” , sa considere permanent ca „esecul nu este o optiune” , context in care aportul fiecarui membru al echipei de proiect trebuie sa fie major. Acum se poate testa cu adevarat unitatea echipelor de proiect, modul in care stiu sa „faca un joc de echipa”, sa-si arate respect mutual odata cu placerea de a lucra impreuna, sa stie cum sa-si reduca dependentele individuale, stressul , …etc.

Trebuiesc pastrate doar proiectele cu un suport solid si implementarea unor sesiuni de analiza imbunatatite. Proiectele foarte mari trebuiesc segmentate in mai multe parti (subproiecte) cu pastrarea legaturilor, definind pentru fiecare 1 pana la 3 livrabile majore (usor cuantificabile, fara a lasa loc de interpretari), monitorizate si controlate prin rapoarte de progres saptamanale, analizate si aprobate de stakeholderi. Urmarirea imbunatatirii cash-flow-ului, a procesul de achizitii (comenzi dimensionate cf. necesitatilor, astfel incat timpii de stationare in depozit sa fie cat mai mici, pana la eliminare – aprovizionare „just-in-time”) , evitarea schimbarilor ariei de cuprandere si pastrarea proiectului cu abateri minime (aprobate) fata de baseline.

Aceasta necesita regandirea statusului intilnirilor si formatul acestora, cresterea managementului pe „frontiera” proiectului, cu rapoarte saptamanale succinte si documentare real-time disponibila. Revizuirea specificatiilor sa nu se faca mai rar decat bisaptamanal, focusare maxima pe pasul urmator, faza urmatoare, recalibrarea continua a planului de munca si urmarirea rezultatelor.

Facand o trecere in revista este necesar sa reducem dimensiunea proiectelor, sa reducem riscurile, costurile si sa adaugam inovatie in modalitatile de abordare.

Sursa: www.project-management-romania.ro

Share.

Leave A Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.