Promovarea fluxului deschis de informatii in echipa ta de proiect

O echipa stabilita in managementul proiectului – mai ales in procesul de dezvoltare de tip Agile – este o echipa productiva si pe deplin devotata.

Impartasirea deschisa a informatiilor complete este ingredientul necesar pentru mentinerea echipei pe deplin angajate, motivate si gata in orice moment pentru a lua decizii care pot avea un impact pozitiv asupra rezultatelor proiectului.

Pentru ca o echipa sa fie capabila sa se adapteze, informatia trebuie sa curga liber. Managerii conservatori au evitat de-a lungul timpului acest lucru, fiindu-le frica sa nu se creeze haos. Din cauza acestei temeri, managerii traditionali au controlat informatia, mergand pe premisa ca doar lucrurile de baza trebuie cunoscute. In proiectele traditionale, echipele simt adesea ca ceva se intampla fara ca ei sa stie exact ce anume – doar managerul de proiect are imaginea de ansamblu si doar el interactioneaza cu sponsorul proiectului.

In noua lume a managementului de proiect, pentru ca un proiect sa aiba succes, informatia este eliberata pentru a impulsiona puterea. Toti sunt incurajati sa contribuie la proiect. Schimbul deschis de informatii este promovat intre client si dezvoltator, pentru a se oferi, intr-un final, solutia potrivita.

Pentru a promova informatia deschisa, managerul de proiect, echipa si organizatia, vazute ca un intreg, pot incerca o varietate de tehnici:

• plasarea membrilor echipei de proiect unul alaturi de celalalt, ori de cate ori este posibil;
• folosirea, pe cat de mult posibil, a graficelor, tabelelor, etc. pentru diseminarea informatiei;
• decat sa ai intalniri cu sponsorul proiectului intr-o sala de conferinta, mai degraba il aduci pe el in camera proiectului pentru ai arata concret rapoarte si demo-uri;
• foloseste un site pentru a face share sau un grup social, precum e Facebook (sori alt grup similar) pentru a impartasi informatia;
• stabileste intalniri zilnice pentru a promova impartasirea si schimbul de informatii;
• sustine schimbul deschis de informatii intre expertii din domeniu si echipa de dezvoltare a proiectului.