Catalin Tiseac,
Director Executiv, PM Solutions
Managerii companiilor au convingerea ca trimiterea tuturor membrilor echipelor de proiect la training in project management asigura implicit si succesul proiectelor lor. Lucrurile nu stau insa nici pe departe astfel, in cazul in care instruirea nu este insotita si de initiative pentru crearea unui mediu metodologic care sa permita aplicarea teoriei in practica…
Nevoia de instruire – o realitate
In ultima perioada de timp cerintele de instruire pentru domeniile de nisa au crescut intr-un mod semnificativ. Aceasta este situatia si in cazul cererilor pentru servicii de instruire in managementul proiectelor. Tot mai multe companii apeleaza la aceste servicii si trimit un numar din ce in ce mai mare de angajati la astfel de sesiuni de instruire.
Aceasta se intampla mai ales in sectorul de activitati legate de tehnologia informatiei, dar nu numai. Domenii precum cel al constructiilor vin puternic din urma si creaza oportunitati pentru furnizarea serviciilor de instruire a personalului care detin roluri, mai simple sau mai complexe, in cadrul proiectelor.
Acest lucru este determinat, probabil, si de faptul ca aceste de domenii se bucura de o dezvoltare masiva in Romania, iar nevoia de personal calificat este pe zi ce trece mai mare.
Ceea ce se intampla acum pe piata serviciilor de instruire in domeniul managementului proiectelor este, la prima vedere, benefic. Benefic pentru companiile care furnizeaza pe piata locala astfel de servicii si care isi pot imbunatati astfel cifra de afaceri. Tot benefic este si faptul ca s-a inteles in sfarsit de catre factorii de decizie din companii (si ma refer mai ales la cele autohtone) ca afacerea lor nu poate sa se dezvolte si sa ramana competitiva in lipsa personalului cu abilitatile necesare gestionarii cu succes a proiectelor pe care le desfasoara.
Daca facem insa o analiza mai in profunzime a acestui fenomen descoperim ca ceea ce pare, la prima vedere, benefic atat pentru clientii cat si pentru furnizorii de formare profesionala, ascunde de fapt o problema serioasa care poate afecta in mod dramatic nu numai succesul initiativei de instruire, dar chiar dezvoltarea viitoare a afacerilor unor companii.
Lipsa unei strategii in domeniul Project Management-ului
Cauza problemei care isi gaseste originea in organizatia clientului este aceea ca, in cele mai multe cazuri, managementul are convingerea ca daca a trimis la cursul de management de proiect toate persoanele „identificate” ca detinand roluri sau cu implicare in implementarea proiectelor, atunci au asigurat implicit si succesul proiectelor lor. Lucrurile nu stau insa nici pe departe astfel…
De ce? Pentru ca:
1. Modul in care sunt selectate persoanele care participa la astfel de sesiuni de instruire in domeniul managementului de proiect nu este unul corespunzator.
Atunci cand factorii decizionali din cadrul companiilor desemneaza persoane pentru rolul de conducere a proiectelor lor si stabilesc planuri de dezvoltare personala, acestia trebuie sa aiba in vedere ca abilitatile si cunostintele generale ale candidatului pentru rolul de manager de proiect trebuie sa corespunda unui profil managerial si nu unuia tehnic.
Acesta inseamna ca o astfel de persoana trebuie sa poata sa comunice corect si eficient, sa planifice, sa organizeze si sa controleze activitatile in cadrul echipei, sa negocieze cu partenerii (interni sau externi), sa conduca si sa motiveze membrii echipelor pe care le coordoneaza.
Nu de putine ori insa m-am confruntat cu situatii in care participantii la sesiunile de curs pe care le-am sustinut nu aveau nici macar un nivel minimal al acestor abilitati. Astfel, cunostintele specifice de management de proiect pe care ei urmau sa le dobandeasca de la sesiunea de curs nu puteau fi asezate pe o fundatie care, cel putin teoretic, sa le pemita punerea in practica a acestora si, implicit, sa permita recuperarea investitiei de catre compania care le finanta cursul.
Este necesar ca in momentul in care astfel de planuri personale de dezvoltare sunt definite, managementul organizatiilor sa tina cont atat de abilitatile native si de profilul psihologic al candidatului, cat si de nivelul experientei si al pregatirii persoanelor in cauza si sa coreleze aceste informatii cu prioritatile directiilor de instruire.
2. Managementul trebuie sa inteleaga faptul ca formarea personalului care administreaza sau conduce proiectele companiilor lor nu reprezinta decat un pas, necesar dar nu si suficient, in asigurarea succesului acestor proiecte.
Ceea ce participantii dobandesc in urma unor sesiuni de instruire trebuie sa poata fii aplicat in practica imediat in cadrul organizatiei lor. Daca acest lucru nu se poate intampla, atunci organizatia nu va avea nici un beneficiu de pe urma programului de instruire, iar persoanele care au participat la sesiunile de curs vor fi frustrate si demotivate. De ce insa nu poate fi aplicat in cadrul organizatiilor ceea ce participantii dobandesc la sesiunile de curs?
Motivul principal este faptul ca astfel de organizatii nu au implementat in mod real o metodologie proprie de management de proiect, care sa constituie un cadru procedural in care proiectele pe care le desfasoara sa poata fi implementate. De cele mai multe ori nu exista definite si documentate procesele si procedurile de lucru pe care persoanele cu roluri in conducerea sau administrarea proiectelor sa le aplice intr-un mod eficient pentru a asigura astfel succesul proiectelor in care sunt implicati. De asemenea rolurile, autoritatea si responsabilitatile din cadrul organizatiei specifice de proiect nu sunt clar stabilite sau corect corelate. Toate acestea reprezinta componentele de baza ale unei metodologii de management de proiect, fara de care un proiect nu poate sa functioneze.
Project Management Office
Entitatea functionala la nivelul organizatiei care raspunde de dezvoltarea si aplicarea unei astfel de metodologii in toate proiectele organizatiei este Biroul de Proiecte (Project Office). Aceasta entitate trebuie insa creata, la randul ei, in urma unei de decizii de management, iar ulterior trebuie permanent dezvoltata pentru a asigura tranzitia organizatiei catre un nivel superior al modelului de maturitate in project management.
Implementarea unui Project Office la nivelul organizatiei reprezinta insa un proiect complex, care necesita resurse cu nivel inalt de cunostinte si cu o bogata experienta, resurse care de cele mai multe ori nu pot fi gasite in interiorul organizatiei. Astfel de proiecte sunt in general de durata si au nevoie de un buget alocat care sa permita achizitionarea unor servicii de consultanta la un nivel corespunzator care sa determine succesul proiectului.
Prin implementarea cu succes a Biroului de Proiecte, organizatia obtine un instrument eficient de control al proiectelor si creeaza totodata un cadru motivant pentru personalul care lucreaza in proiecte. Numai in acest context investitia in programul de formare a managerilor de proiect poate fi recuperata de catre organizatii.
Ce trainer alegem: teoretician sau practicant?
Am identificat mai sus factorii ineficientei sesiunilor de instruire care isi au originea in organizatia clientului.
Exista insa si factori care tin de organizatiile care furnizeaza serviciile de instruire in project management si il voi mentiona aici pe cel pe care eu il consider ca fiind cel mai important, datorita impactului pe care il produce organizatiei client. Este vorba despre nivelul de pregatire profesionala a trainerilor care sunt responsabili cu sustinerea acestor sesiuni de instruire.
O sesiune de instruire are ca obiectiv principal transferul de cunostinte si de experienta de la trainer catre participantii la curs. Acest lucru presupune ca persoana care preda cursul sa fie un bun practicant al meseriei de manager de proiect (sa aiba un bagaj de experienta relevant) dar si sa aiba abilitati pedagogice. De cele mai multe ori insa aceasta combinatie este greu de oferit de catre furnizorii de instruire in domeniul project management-ului, iar clientii „beneficiaza” de un compromis pentru una sau cealalta dintre calitati.
Cum poate insa clientul sa evite achizitionarea unui serviciu oferit la un astfel de standard? Printr-un proces complet de selectie a furnizorilor care sa includa, pe langa analiza ofertei financiare si evaluarea persoanei care va sustine sesiunea de curs. CV-ul trainerului trebuie sa insoteasca intotdeauna oferta de servicii de instruire, iar continutul acestui CV trebuie sa probeze si experienta sa practica de manager de proiect. Totodata, intervievarea persoanelor care sunt propuse pentru sustinerea cursului precum si verificarea referintelor obtinute de la clientii pentru care acestia au condus proiecte reprezinta cel mai bun mod de a evalua atat capabilitatile de practician cat si pe cele de trainer.
Cu peste 10 ani de experienta practica in managementul proiectelor, in implementarea structurilor Project Office si dupa instruirea a peste 250 de candidati, trainerii PMSolutions sunt nu numai preofesori cu experienta, dar si practicieni de succes.
Sursa: Market Watch
