Project Management, o partitura pentru virtuozi in afaceri

0

Catalin Hristea
Director general – PM Solutions

Cu cat este mai complex un proiect, cu atat administrarea lui da mai multa bataie de cap celor care l-au initiat. Resurse, costuri, personal, limite de timp – toate sunt elemente ale unei ecuatii al carei grad de complexitate creste exponential pe masura ce rezultatul final este mai ambitios. Iar in mediul economic tot mai concurential din Romania zilelor noastre, firma care nu isi fixeaza tinte ambitioase se indreapta spre faliment. De aceea proiectele tot mai indraznete, orientate spre rezultat si care nu lancezesc pe drum, sunt din ce in ce mai des intalnite, iar administrarea lor nu poate fi conceputa in absenta unor solutii software de calitate. Aceste tipuri de programe poarta numele generic de aplicatii de project management (PM) sau, in traducere, solutii pentru managementul de proiect. Sunt ele cu adevarat cunoscute publicului romanesc, recurg companiile noastre la serviciile unor profesionisti in administrarea proiectelor? Acestor intrebari am incercat sa le oferim un raspuns pe baza opiniilor unor experti si ale managerilor unor companii specializate in domeniu.

De fapt, se poate vorbi de o piata a solutiilor de project management in Romania? „Daca o asemenea piata exista, atunci ea nu beneficiaza de promovare”, crede Catalin Hristea, directorul general al firmei PMSolutions, o companie de consultanta in management si tehnologie care si-a definit afilierea la sectorul managementului de proiect inca din denumire. „Cu toate ca activam in acest domeniu si furnizam activ servicii de PM, nu am intalnit decat doua astfel de solutii autohtone pe piata romaneasca, iar acestea erau de fapt module in cadrul unor aplicatii de tip ERP”, adauga managerul citat. Mult mai categoric este Florin Gheorghiu, corespondentul international al organizatiei www.pmforum.org la Bucuresti.

In raportul sau, intitulat „Project Management in Romania – A Critical Essay & Report on the State of Affairs”, publicat in editia PM World Today din februarie 2007, Florin Gheorghiu afirma: „In ziua de azi, in Romania, companiile arata ca niste paduri virgine in ceea ce priveste managementul de proiect. Organizatiile isi cauta, fiecare, propria cale catre metodologia de PM, in timp ce managerii confunda adeseori termenul de „contract” cu cel de „proiect” „. Nici la nivel guvernamental nu exista o intelegere a conceptelor fundamentale ale PM, iar perceptia publicului este si ea complet gresita, adauga expertul PMForum, creionand un tablou relativ sumbru.

Mai optimista, Alice Anghelea, Business Development Manager in cadrul firmei Work Solutions, considera totusi ca „firmele romanesti apeleaza din ce in ce mai mult la astfel de solutii, care se reflecta cu certitudine in serviciile si produsele lor, precum si in conditiile in care acestea sunt livrate pe piata”. Tot Alice Anghelea pune degetul pe rana: „Managementul de proiect este una dintre componentele succesului unei companii, care insa nu este transparenta de fiecare data si nu in toate domeniile, prin urmare se poate intampla ca uneori costurile cu astfel de solutii sa fie mai dificil de recuperat, in lipsa unei strategii corespunzatoare”. Iar patronul grijuliu se gandeste mai intai la banii firmei, uneori fara sa-si dea seama ca o cheltuiala mica acum iti scuteste alta mult mai mare in viitor.

De fapt, inainte de solutii IT de project management, firmele romanesti au nevoie in prezent de implementarea unor metodologii de PM in cadrul propriiilor organizatii si de schimbarea mentalitatii cu privire la abordarea unui proiect si la calitatile necesare unui project manager autentic, afirma Catalin Hristea. „Atata vreme cat cele doua aspecte ale managementului de proiect (procesele si resursele) nu sunt abordate si consolidate, implementarea unei solutii informatice specifice in cadrul unei organizatii nu isi va atinge obiectivele si va fi, in cel mai bun caz, un exercitiu de imagine pentru clienti”, adauga acesta.

Si in ceea ce tine de project management mentalitatea este intotdeauna foarte greu de schimbat. Cu atat mai mult in cazul Romaniei, unde acest domeniu nici nu a fost tratat ca o profesie in sine pana de curand. Ca dovada, marile companii care pun in practica proiecte ce necesita un management de inalta complexitate recurg la serviciile unor specialisti PM din afara, cel putin in primii ani, pana isi instruiesc corespunzator propriii angajati.

Un exemplu in acest sens il da Petrom, care l-a angajat pe Umair Mir, un experimentat project manager din Pakistan, pentru proiectele sale de reabilitare si inchidere a unor sonde de pe intreg teritoriul romanesc. Dupa 2 ani petrecuti in Romania, oaspetele si-a format deja o impresie in ceea ce priveste aceasta profesiune la noi. „In trecut, erau aici multi manageri de proiect buni, dar toti lucrau in sectorul IT si exista o foarte slaba prezenta a lor la nivelul industriei petrochimice”, ne-a declarat acesta. Iar situatia nu era specifica numai sectorului petrochimic, ci si industriei romanesti in general; specialistii IT traiau in „turnul lor de fildes”, iar intreprinderile – mai tarziu companiile – nu aveau experti in solutii software.

Deci se pare ca avem o problema la nivelul profesiei de PM, in general, confirmata si de raportul lui Florin Gheorghiu, expert PMForum. „Tabloul actual ne arata o imagine disparata, in care fiecare alege ce e mai bine pentru propriul interes, iar managerul de proiect este neglijat, indiferent cat de tare ar striga dupa ajutor. Este nevoie de o recunoastere corecta a profesiei, de un respect acordat ei”, avertizeaza acesta.

Alice Anghelea, de la Work Solutions, are o opinie mai optimista in aceasta privinta. „In ultimii ani numarul specialistilor in PM a inceput sa creasca, oferta de cursuri specifice este mai variata, prin urmare este de asteptat ca tot mai multe proiecte sa fie reusite si sa indeplineasca standardele de calitate propuse. Specializarea PM in sine are insa valoare doar pentru cei care au ori si-au dezvoltat competentele cerute”, considera sursa citata, adaugand: „Profilul unui asemenea specialist depinde de nivelul de complexitate al proiectelor pe care trebuie sa le gestioneze. In afara competentelor tehnice, de analiza, planificare, implementare etc., cele mai importante componente sunt viziunea asupra proiectului, selectia si coordonarea oamenilor implicati.

Un manager de proiect este in primul rand un lider al echipei, al oamenilor care vor actiona mai departe sub coordonarea lui”. Pe scurt, daca acesta doreste sa capete un nou statut, o importanta crescuta in companiile unde lucreaza, trebuie sa arate ca detine si competentele manageriale adecvate proiectelor de care raspunde. De altfel, e normal in orice profesie ca persoana desemnata sa coordoneze un colectiv sa fie suficient de specializata pentru a face fata provocarilor. Iar aici ne amintim constatarea lui Umair Mir cum ca, pana acum, managementul de proiect a fost o disciplina limitata strict la zonele de inalt profesionalism din IT, firmele din restul economiei nedetinand competentele necesare in domeniu.

Poate ca cel mai bine rezuma situatia Catalin Hristea, de la PMSolutions: „Speram ca viitorul va aduce, in primul rand, o deschidere mai mare, din partea atat a marilor „consumatori” de proiecte, cat si a celor care le implementeaza, cu privire la modalitatile practice de planificare, urmarire si control. Desi exista in Romania un standard ocupational privind aceasta meserie, titulatura este acordata pe criterii care nu sunt nici controlabile, nici uniforme in randul diferitelor firme. Din acest punct de vedere consideram ca tehnologia a devansat metodologia si, chiar daca putine, solutiile IT de project management de pe piata sunt mult mai dezvoltate decat nivelul general de intelegere a conceptelor de PM”. Deci, stimati project manageri autohtoni, poftiti la scoala, va rugam!

Pusi in fata costurilor mari presupuse de „scolirea” unui project manager si, dupa aceea, de implementarea unei solutii PM, probabil ca multi patroni ridica ingrijorati din sprancene, punandu-si intrebarea: „Chiar e musai sa dau banii astia? N-ar fi mai bine sa iau, din ei, o linie tehnologica noua ori sa inchiriez un sediu mai confortabil?” N-ar fi, le raspund specialistii in management de proiect, prezentand si argumente solide, ca nu cumva sa fie banuiti de pledoarie pro domo.
„Avantajele imediate ale unei solutii de PM sunt vizibile in primul rand prin faptul ca se pot lua decizii bune in cunostinta de cauza, avand la dispozitie datele necesare si cunoscand statusul proiectelor la un moment dat din punct de vedere calendaristic, al resurselor, costurilor, al abordarii schimbarilor, al tratarii cerintelor nou aparute”, considera Alice Anghelea. Mai mult chiar, „o asemenea solutie este, ca orice solutie IT, doar un instrument care trebuie utilizat in conformitate cu procesele specifice adoptate in cadrul companiei care o achizitioneaza. De aceea, implementarea sa este o componenta a unui proces complex de evolutie a firmei in cadrul modelului de maturitate in PM (Project Management Maturity Model)”, adauga si Catalin Hristea.

Daca exista dezavantaje, acestea „apar numai atunci cand se adopta metodologii PM nepotrivite cu natura si dimensiunea unui proiect, precum si cu contextul in care el se deruleaza”, subliniaza Alice Anghelea. In principiu, dezavantajele nu sunt cauzate neaparat de utilizarea solutiilor de PM, ci de utilizarea ineficienta si necorespunzatoare a lor, de lipsa viziunii, intuitiei, experientei oamenilor/coordonatorilor de proiecte. In astfel de conditii, costurile sunt evidente si sunt cauzate de eventualele intarzieri in derularea proiectelor, de desemnarea unor roluri nepotrivite oamenilor implicati, de tratarea deficitara a schimbarilor care nu conduc la rezultate bune pentru cei implicati.

Referitor la ciclul de viata al unei implementari de solutie IT de PM, directorul general al PMSolutions considera ca respectiva solutie este doar un pas in cadrul unui plan organizational complex de standardizare a modalitatii de derulare a proiectelor. Ca implementare propriu-zisa, este important ca organizatia sa aiba obiective clare si etapizate. Astfel, este important sa se stabileasca daca instrumentul de PM va fi utilizat de sine statator de fiecare echipa in parte sau daca va gestiona in mod integrat intregul portofoliu de proiecte al companiei.
De asemenea, este important sa se inceapa cu utilizarea unor functii de baza si sa se treaca la analize mai complexe numai dupa ce utilizatorii s-au obisnuit cu cele dintai. „Intotdeauna este o idee buna sa se realizeze o implementare-pilot in cadrul unui proiect si sa se documenteze modalitatea practica de utilizare a solutiei IT, informatii care trebuie apoi incluse in procedurile standard de lucru ale companiei. Dupa ce modalitatea de lucru cu solutia software a fost testata cu succes, este necesar un program de instruire la nivelul tuturor membrilor echipelor de proiect care vor trebui sa creeze, sa controleze sau sa inteleaga planurile de proiect”, puncteaza oficialul PMSolutions.

Judecand dupa spusele managerilor din domeniu, sectorul romanesc al aplicatiilor de project management este destul de polarizat. Desi in teorie sunt disponibile multe asemenea produse software, in realitate doar cateva dintre ele sunt puse in practica pe scara larga. „Piata autohtona este dominata de produsele Primavera si Microsoft Project, altele (fie ele importate sau dezvoltate local) avand o utilizare de nisa,” ne-a declarat Catalin Hristea, directorul general al firmei PMSolutions. Si are toata autoritatea sa cunoasca piata, avand in vedere referintele firmei pe care o conduce. PMSolutions ofera servicii de project management unor clienti reprezentativi, cum sunt Oracle, BearingPoint, S&T, SAS Institute sau Intergraph.

In 2005 compania a primit titlul de „Partenerul anului” din partea ANIAP (Asociatia Nationala a Informaticienilor din Administratia Publica) pentru dezvoltarea unei metodologii de project management in cadrul proiectelor IT derulate in administratia publica din Romania. Sub titulatura „Project Management Office Implementation”, PMSolutions deruleaza proiecte care abordeaza unitar aspecte precum evaluarea gradului de dezvoltare a organizatiei, stabilirea si etapizarea obiectivelor urmarite prin implementarea unui cadru de project management, implementarea la nivelul companiei a metodologiei de PM dezvoltate si a unui instrument IT pentru automatizarea unor procese de PM etc.

Si project managerul Petrom, Umair Mir, a recunoscut ca, inainte de venirea sa, cei cativa specialisti ai companiei care se ocupau cu managementul de proiect o faceau in mod individual, folosind Microsoft Project. De-abia dupa privatizare, odata cu lansarea unor mari proiecte de reabilitare si inchidere a sondelor, Petrom a decis sa-si centralizeze la nivel national toate activitatile de PM, implementand Primavera cu ajutorul expertilor TotalSoft.

Dar, odata cu dezvoltarea profesiei de project manager si pe masura ce firmele straine patrund in Romania, aducand cu ele experienta si partenerii din tarile de origine, este posibil ca situatia pietei sa se schimbe si sa vedem la lucru mai multe aplicatii de tip PM, fiecare cu punctele sale tari si cu utilizatorii de referinta.

Sursa: E-finance.ro

Share.

Leave A Reply

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.