Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Dupa cum am vazut in episodul anterior, Planul de Proiect este un document complex care cuprinde indicatii precise despre „Cum” vom proceda pentru a ne atinge obiectivele. Acest „Cum” implica numeroase aspecte, incepand cu ce lucrari trebuie executate, cand si in cat timp, care vor fi costurile, ce resurse umane si materiale ne sunt necesare etc. Si, nu in ultimul rand, care sunt indicatorii de performanta pe care-i vom urmari.
Am enumerat deja suficient de multe elemente, astfel incat procesul de planificare sa para ceva foarte complicat, aproape imposibil de realizat. Cu toate acestea, lucrurile nu stau chiar asa. Pentru a stapani aceasta complexitate vom incerca pe de o parte sa descopunem tot acest proces in pasi mai mici si mai usor de administrat, iar pe de alta parte vom incerca sa implicam mai multe persoane in elaborarea planului. Fara indoiala, Managerul de Proiect pastreaza intreaga responsabilitate asupra planului, dar trebuie in acelasi timp sa integreze contributia tuturor participantilor la proiect, inca din faza de planificare. Pentru inceput, sa vedem care sunt principalii pasi in alcatuirea unui Plan de Proiect, urmand ca apoi sa detaliem tehnicile si livrabilele specifice fiecaruia dintre ei:
- Revizuirea Definitiei Proiectului
- Descompunerea lucrarilor si estimarea
- Diagrama Retelei de Activitati
- Alocarea resurselor
- Ajustarea planului si adaugarea jaloanelor.
1. Revizuirea Definitiei Proiectului
In primul pas, am vazut ca pentru a putea demara proiectul ne sunt necesare informatii cu caracter general despre scopuri si obiective, sursele de finantare si justificarea economica, continutul proiectului si eventualele constrangeri de care trebuie sa tinem cont, estimari generale, riscuri si presupuneri etc. Toate aceste informatii devin nu numai extrem de utile, dar chiar necesare in realizarea Planului de Proiect. Trecerea in revista si analizarea cu atentie a acestor elemente ne ajuta sa intelegem mai bine premisele de la care pornim in activitatea de planificare, astfel incat planul rezultat sa serveasca scopurilor proiectului. Planul de Proiect trebuie sa contina detalieri despre CUM se vor indeplini obiectivele tinand cont de toate aceste restrictii formulate la initierea proiectului.
2. Descompunerea lucrarilor si estimarea
Atunci cand incepem un proiect stim doar ce obiective trebuie indeplinite si ce livrabile majore trebuie realizate, fara sa putem enumera in detaliu activitatile necesare, durata acestora si costurile implicate. Cu alte cuvinte, in aceasta faza proiectul este inca o enigma. Pentru a ne crea o imagine mai precisa legata de executia proiectului, vom aplica principiul „Divide et Impera”, astfel incat sa putem controla si elementele de detaliu, acelea care inca ne sunt necunoscute. Aplicarea acestui principiu in Management de Proiect se regaseste sub forma procesului de descompunere a lucrarilor, activitate al carei rezultat se numeste Structura de Descompunere a Lucrarilor (WBS – Work Breakdown Structure in limba engleza) si care este de fapt o structura arborescenta in care regasim practic toata munca pe care trebuie sa o realizam in cadrul proiectului. Vom vedea mai tarziu ce tehnici specifice avem la dispozitie pentru realizarea WBS; pentru moment este suficient sa retinem ca aceasta structura contine toate activitatile incluse in proiect. Avand toate activitatile detaliate, putem realiza estimarile de efort si costuri pentru fiecare activitate, incluzand aici toate resursele necesare: echipamente, utilizaje, materii prime si materiale, oameni etc.
3. Diagrama retelei de activitati
Pana acum ne-a interesat ce activitati trebuie sa facem, fara a ne preocupa ordinea lor in timp si dependentele dintre activitatile individuale. Cu toate acestea, nu putem programa executia acestor activitati fara sa precizam ce relatii de interdependenta exista intre ele, cu alte cuvinte care sunt conditiile impuse datelor de incepere si de finalizare pentru fiecare activitate din cadrul proiectului. Deoarece numarul activitatilor este in general destul de mare, ar fi dificil sa avem o vedere de ansamblu a dependentelor daca le-am lista pur si simplu. Pentru a ne simplifica efortul vom recurge la un instrument grafic numit Diagrama Retelei de Activitati, cu ajutorul careia vom reprezenta vizual secventialitatea lucrarilor din proiect. Vom vedea pe parcurs ce tehnici putem folosi pentru crearea Diagramei Retelei de Activitati, precum si tipurile de dependente care pot exista intre activitatile din proiect.
4. Alocarea resurselor
Toate activitatile identificate si secventializate anterior consuma resurse, materiale si umane. Trebuie sa putem specifica in detaliu resursele necesare fiecarei activitati si sa putem aloca in mod optim resursele pe activitati individuale. De cele mai multe ori ne referim la oamenii care vor executa activitatile, dar putem vorbi si despre diverse echipamente sau utilaje care trebuie folosite in executie. In general, oamenii si alte resurse ale unei organizatii nu sunt dedicate exclusiv unui singur proiect, motiv pentru care trebuie sa fim foarte atenti atunci cand alocam resursele pe activitati. Trebuie sa fim siguri ca resursele respective vor fi cu adevarat disponibile la momentele necesare. Pe de alta parte, orice resursa, fie ea umana sau materiala, are un anumit grad de incarcare maxima, ceea ce ne obliga sa realizam alocarea resurselor in functie si de alte activitati sau proiecte care se desfasoara in organizatie. Pentru alocarea resurselor avem la dispozitie un set de tehnici pe care le vom detalia in articolele urmatoare.
5. Ajustarea planului si adaugarea jaloanelor
Aceasta este faza in care revizuim tot ce-am facut pana acum si, daca este cazul, operam ajustari. Practic, in acest punct este posibil chiar sa ne intoarcem un pas sau doi inapoi si sa refacem sau sa rafinam ceea ce am facut initial. Este ceea ce numim caracterul iterativ al procesului de planificare, conform caruia gradul de detaliere, si implicit acuratetea planului, cresc pe masura ce avansam in proces si capatam mai multe informatii de detaliu. Nu trebuie de asemenea sa uitam adaugarea reperelor majore ale proiectului (jaloane), de multe ori acestea fiind cele enuntate in Definitia Proiectului (desi putem adauga si altele, dupa ce avem imaginea completa a Planului de Proiect).
Iata asadar ca am reusit sa impartim procesul de planificare a proiectului in cinci pasi majori, fiecare dintre acestia avand rolul de a ne permite focalizarea pe un anumit aspect al proiectului. Fiecare dintre cei cinci pasi prezentati face apel la tehnici specifice, pe care le vom prezenta in detaliu pe parcursul articolele urmatoare.
Pana atunci, va doresc numai proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
