Planul de proiect (I)

0

Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania

Dupa ce am obtinut Definitia Proiectului, semnata si aprobata de catre managerul executiv, este timpul sa trecem la planificare. Acest proces este considerat de multi specialisti in domeniu ca fiind cel mai important si care necesita cea mai mare implicare din partea managerului de proiect. Aceasta nu inseamna ca restul activitatilor nu sunt importante, ci doar ca etapa de planificare contribuie major la succesul proiectului.

Definirea si Planificarea proiectului nu sunt neaparat procese strict secventiale; in multe situatii acestea se pot intrepatrunde. De exemplu, pentru a se putea finaliza Definitia Proiectului, este posibil sa fie necesara o etapa de planificare preliminara. Scopul acestei etape este sa clarifice diferite aspecte ale proiectului, astfel incat sa se poata realiza niste estimari pertinente, asumate prin intermediul Definitiei Proiectului. Un alt exemplu il pot constitui situatiile in care initiatorii proiectului solicita o forma de finantare; in acest caz, Definitia Proiectului poate fi insuficienta celor care decid disponibilizarea fondurilor. Intr-adevar, pentru a putea decide alocarea bugetelor este necesar sa se cunoasca nu numai obiectivele proiectului, dar si modalitatile concrete prin care acestea vor fi indeplinite. Rolul etapei de planificare este tocmai acela de a defini in detaliu modalitatile concrete prin care echipa de proiect va putea finaliza cu succes proiectul. Cu alte cuvinte, daca Definitia Proiectului exprima CE va realiza proiectul, Planul de Proiect ne arata CUM se vor indeplini obiectivele.

Inainte de a trece la detaliile privind tehnicile folosite, e bine sa ne fixam cateva repere dupa care ne vom ghida pe parcursul etapei de planificare:

  • Planificarea nu este apanajul exclusiv al managerului de proiect. In mod cert, este nevoie de contributia mai multor participanti la proiect, rolul managerului de proiect fiind acela de a integra contributiile individuale si de a coordona realizarea unui document unitar, complet si consistent, in acord cu Definitia Proiectului.
  • Nu putem demara planificarea unui proiect fara a avea elementele principale ale Definitiei sale; chiar daca o parte din acestea vor suferi modificari in urma planificarii (de ex. Estimarile sau jaloanele principale), trebuie sa putem intelege obiectivele proiectului si contextul general in care se va desfasura acesta, precum si sfera sa de cuprindere (continutul proiectului).
  • Planul de Proiect este documentul (livrabilul) principal care va fi elaborat in cursul acestei etape si care va servi drept nivel de referinta pentru executia proiectului.
  • Planificarea cuprinde toate aspectele legate de proiect, in pofida unei perceptii eronate potrivit careia planul de proiect este echivalent cu programul de activitati. Prin natura sa, un proiect este un sistem complex, in abordarea caruia ne intereseaza urmatoarele aspecte:
    – Continutul (sfera de cuprindere)
    – Timpul
    – Costul
    – Calitatea
    – Resursele umane
    – Riscurile
    – Comunicarea
    – Achizitiile.

Fiecare dintre acestea constituie un domeniu specific de cunostinte, sau chiar in discipline de studiu de sine statatoare. Aceasta abordare este sustinuta si de gruparea cunostintelor in cadrul standardului international de management de proiect, PMBOK Guide, elaborat de catre Project Management Institute.

In plus, standardul adauga un domeniu de cunostinte intitulat Managementul Integrarii, capitol care trateaza exclusiv caracterul integrativ al managementului de proiect. In felul acesta, rolul de orchestrator si dirijor al managerul de proiect devine evident. Planificarea este prima etapa in care integrarea diferitelor componente si aspecte ale proiectului constituie principala sarcina a managerului de proiect. Totodata, este un bun prilej pentru a constata si complexitatea acestei profesii, prin multitudinea de cunostinte la care face apel si care sunt necesare pentru a putea asigura un management eficace al proiectului.

Privita in acest fel, Planificarea devine o etapa extrem de complexa si care-i poate speria pe multi. Vestea buna este ca abordarea flexibila ne permite sa ajustam complexitatea si anvergura activitatilor de planificare in functie de complexitatea si anvergura proiectului. Cu alte cuvinte, in proiectele de amploare redusa nu va trebui sa recurgem la metode foarte sofisticate de planificare; in acelasi timp, proiectele de mare anvergura necesita o abordare mult mai sistematizata, pentru care in mod cert vom avea nevoie de tehnici si instrumente evoluate.

Pe masura ce vom parcurge procesul de planificare vom putea face ajustarile necesare in functie de conditiile specifice ale fiecarui proiect si ne vom putea alege instrumentele adecvate. Cu scopul de a usura intelegerea procesului de planificare, vom adopta o abordare orientata pe pasi si vom incerca sa indicam acele elemente care pot fi ajustate in functie de complexitatea proiectului. In urmatoarele articole vom trece in revista toti acesti pasi, explorind si tehnicile specifice fiecaruia dintre ei.

Pana atunci, va doresc sa aveti numai proiecte de succes!

Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro

Sursa
www.markmedia.ro

Share.

Leave A Reply