Consultant EUROPROIECT ESTATE
In majoritatea contractelor de constructii, contractorul are doar singura oportunitate de a-si seta pretul (prin licitatie). Din acest moment, profitul ce se poate obtine este determinat de abilitatea Project Managerului de a economisi si salva bani printr-o buna planificare a operatiunilor zilnice si priceperea lui de a lua decizii bune.
Daca un proiect trebuie realizat in cadrul liniei planificate a bugetului (cost baseline) si planificarii in timp (time baseline), este necesar un control atent (si foarte strans) al managementului operatiunilor.
Conditiile in care se desfasoara proiectul, cum ar fi gradul de complexitate, importanta incadrarii in timp, limitarea resurselor si incadrarea in costuri pun un accent deosebit pe planificarea, programarea si controlul operatiunilor. Din pacate, procesul de constructie odata pus in miscare, nu este un mecanism care se regleaza singur si necesita ghidarea de catre un expert, in conditiile in care se doreste sa se conformeze planificarii.
Trebuie reamintit aici ca fiecare proiect este unic si necesita un efort unic, pe o perioada limitata de timp, implicand lucrari complexe, care implica munca de natura variabila si nestandardizata. Domeniul constructiilor poate fi profund afectat de evenimente imposibil sau foarte greu de anticipat.
Datorita conditiilor incerte, cerintele de bani si timp se schimba constant si se pot deteriora serios fara nici o atentionare prealabila. Prezenta unui grad ridicat de incertitudine in constructii nu sugereaza faptul ca planificarea este imposibila ci doar faptul ca aceasta joaca un rol hotarator in succesul sau esecul proiectului. Cu cat gradul de incertitudine este mai mare, cu atat este necesara o planificare mai atenta si efortul sustinut al unor project manageri cu experienta.
In spatele unor licitatii organizate competitiv, contractorul doreste sa asigure printr-un management competitiv controlul preturilor operationale, incheind contracte de constructii cu valoare fixa pentru servicii. Ceea ce ramane este asigurarea motivarii personalului implicat in zona operationala, deoarece contractorul si-a asumat obligatia sa finalizeze proiectul (constructia) pana la o anumita data (deci intr-un anumit interval de timp), respectand valoarea din contract.
Singura cale pentru contractor de a-si atinge obiectivele, respectand intelegerea cu clientul final, este utilizarea Project Managementului.
Atingerea parametrilor de succes ai proiectului (incadrarea in timp, in cost si atingerea calitatii) impusi de client, reprezinta prima tinta de control asupra proiectului.
Notiunea de „management” este legata de termenii planificare, organizare, conducere si control a unei intreprinderi. Project Managementul in Constructii aplica fiecarui proiect anumite concepte din diferite faze utilizate de diferite organizatii. Deci, managementul unui proiect de constructii nu este un proces de management intern a unei singure companii ci este unul de coordonare si reglare a tuturor elementelor necesare atingerii obiectivelor.
Astfel, Project Managerul trebuie sa lucreze extensiv cu alte organizatii decat cea proprie. In aceasta circumstanta, o mare parte din autoritatea sa este data de termeni contractuali sau de puterea agentiei (cazul unei agentii de Project management) si este mult mai mica decat a unui business manager. Project Managerul este educat sa lucreze strans impreuna cu diversi salariati din diverse organizatii, coordonandu-i astfel incat sa atinga obiectivele si sa obtina succesul proiectului.
Aria de business a constructiilor are foarte putine elemente comune cu o linie de produse standardizate. Costuri standard, studii de durata-miscare, process-flow si tehnici de line-of-balance – toate sunt tehnici traditionale utilizate in industria manufacturiera, dar care nu se pot aplica in industria constructiilor.
Analizand din punct de vedere istoric, project managementul in constructii a fost un proces rudimentar si intuitiv ajutat de bar-charturi utilizate neadecvat. Intre timp, noi concepte stiintifice de management au fost dezvoltate si implementate. Aplicarea acestor noi concepte in constructii au condus la dezvoltarea tehnicilor de management-control a costurilor de constructie, a duratelor a resurselor si a modului de finantare a proiectelor, tratand intreg procesul de constructie ca un sistem unitar. Un sistem amplu de management-control este aplicat de la initiere pana la inchiderea operatiunilor fiecarui proiect.
Domeniul Project Managementului starteaza cu inceperea constructiei, in care se realizeaza bugetul si planificarea detaliata a duratelor fiecarei operatii. Acestea constituie tinte acceptate pentru cost si pentru durata (timp), asa cum sunt plansele pentru procesele din actualele proiecte. Dupa inceperea proiectului, modul de monitorizare a sistemului cuprinde intervalele de timp la care sunt masurate si analizate periodic costurile si progresul lucrarilor (cantitatea de munca depusa).
Sistemul de raportare furnizeaza informatiile de progres masurate, care sunt raportate la parametrii planificati. Compararea valorilor planificate cu cele realizate (din rapoartele de progres) releva imediat abaterile, atragand atentia asupra activitatilor ce necesita interventia managementului. Datele din sistem astfel obtinute pot fi utilizate pentru realizarea previziunilor asupra costurilor si a incadrarii in timp.
Cand este aplicat pentru un anumit proiect, acest tip de management pune accentul pe identificarea deviatiilor de la planificare. Raportarea deviatiilor de la linia directoare a proiectului ajuta managerul sa identifice imediat grupurile de activitati care necesita atentie sporita, si totodata sa reduca atentia asupra proceselor ce urmaresc linia directoare (timp-cost baseline).
In completarea ariei timp-cost a sistemului de management este necesara implicarea in managementul resurselor si a controlului financiar a proiectului. Resursele sunt considerate materialele, forta de munca, echipamentele de constructii si subcontractorii. Managementul resurselor este mai intai un proces de recunoastere a nevoilor din cadrul proiectului, planificarea duratelor si perioadei in care acestea sunt necesare si nivelarea cerintelor, daca este necesar.
Controlul financiar al proiectului implica responsabilitatea project managerului asupra cash-flow-ului total generat de munca prestata in constructii si termenii contractuali. Aici exista mai multe aspecte asupra sistemului de control al proiectului, fiecare necesitand cunostinte specifice detinute de Project Manager, toate aceste aspecte inte-relationandu-se in diferite segmente ale procesului de management.
Managementul timpului si costurilor proiectului are la baza planificarea si programarea duratelor si costurilor pentru fiecare proiect, si un sistem informatic, care sa furnizeze informatii comparative asupra performantelor actuale si cele planificate. Sistemul de monitorizare masoara, evalueaza si raporteaza progresul proiectului, comparat cu performantele planificate, ce tin Project Managerul informat despre natura, cauza si intinderea oricarei deviatii.
Cand apar deviatii, Project Managerul ia orice masuri sunt considerate fezabile pentru remedierea situatiei. Costurile si duratele pot fi foarte usor scapate din mana in industria constructiilor deoarece conditiile de productie sunt volatile. Monitorizarea activitatilor trebuie sa detecteze imediat orice deviere. Project Managerul trebuie sa evalueze imediat alternativele si sa ia masuri corective care sa aduca proiectul in parametrii programati.
Tehnicile de Project Management impreuna cu un Project Manager competent pot asigura succesul oricarui proiect, asigurand un control permanent asupra situatiilor critice. Deoarece factorii ce pot actiona asupra proiectelor de constructii pot fi si de alta natura, inter-relationarea parametrilor timp si cost cu ceilalti parametri pe care ii vom prezenta in articolele urmatoare au afecte majore asupra controlului proiectului si nu in ultimul rand asupra succesului acestuia.
Sursa: Marius GAITAN
