In general, un sotfware de management de proiect permite administrarea calendarului, costurilor, bugetului, controlului si a comunicarii din cadrul unui proiect. Totusi, o functie importanta din orice management de proiect este administrarea resurselor. Aceasta functie trebuie sa acopere toate tipurile de resurse incluzand umane, echipamente, materiale si costuri.
In zilele noastre, afacerile pot fi demarate in mod eficient doar prin administrarea resurselor. Cu materiale si costuri, activitatea poate fi realizata cu usurinta: cumperi un depozit si e al tau. Insa, adminstrarea resurselor umane, nu este chiar la fel, pentru ca nu pot fi detinute, ci doar inchiriat timpul pe care il aloca afacerii tale. Cu ajutorul unui software care permite administrarea resurselor umane, managerii de proiect se asigura ca cei din echipele lor lucreaza exact pe ce li se cere si urmaresc sa se incadreze in deadline-ul impus. Aceste lucruri se bazeaza pe factori ca: abilitatile angajatilor, experienta si disponibilitate.
Inregistrarea timpului si a costurilor folosind fise temporale sau fise de resurse este una dintre cele mai bune solutii pentru astfel de activitati. Aceste unelte contin date legate de activitatea de lucru, costul resurselor si sarcinile lor. Pe masura ce proiectul se dezvolta, informatiile actuale inseamna munca sau costurile deja consumate din faza precedenta a proiectului. Informatiile ramase se refera la parametrii din partea neterminata a proiectului. Acestia sunt :
- Alocare – munca rezultata din sarcini;
- Disponibilitate – cerintele nealocate pot fi rezolvate de catre resursele umane in functie de programul pe care il au;
- Capacitate – munca totala depusa (alocata + disponibila) ce poate fi rezolvata de membrii echipei in functie de disponibilitatea lor;
- Actualitate – munca deja depusa in functie de partea terminata a proiectului;
- Sarcini nefinalizate – sarcinile ce urmeaza a fi duse la indeplinire;
- Standard – munca platita in functie de timpul alocat;
- Suplimentar – munca platita suplimentar, in functie de numarul de ore ce depaseste norma;
- Supraalocare – munca ce nu poate fi prestata.
O alta trasatura importanta pe care trebuie sa o aiba un software de planificare a resurselor este abilitatea de administrare a mai multor calendare pentru ture diferite si sarbatori. Totodata, capacitatea de a administra plecari, sarbatori, munca planificata sau neplanificata este necesara si pentru administrarea orelor suplimentare. Este cunoscut faptul ca orele suplimentare sunt platite dublu, de aceea acestea trebuie evitate pentru a nu risca neincadrarea proiectului in bugetul estimat.
Un bonus ar fi o fisa temporala care sa permita inregistrarea muncii depuse prin diferite masuri ale timpului. Cateodata, este nevoie inregistrarea timpului in ore, zile sau chiar minute. De asemenea, ar trebui ca software-ul sa fie accesibil si usor de invatat, permitand utilizatorilor sa navigheze printr-un numar redus de click-uri.
Un asemenea software poate pastra costurile aferente proiectului cat de mici posibil, poate eficientiza managementul de proiect si asista managerul in a inchide proiectul cu succes, la timp si incadrat in buget.
Tu ce fel de software folosesti pentru a-ti administra resursele umane?
