Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
In mod normal, rolul managerului de proiect nu include realizarea evaluarilor de performanta pentru membrii echipei. De obicei, aceasta este obligatia managerului functional. Cu toate acestea, este util ca managerul de proiect sa ofere feedback asupra performantei membrilor echipei, pentru ca acestia sa stie cum stau si daca indeplinesc asteptarile de performanta. Acest feedback include atat recunoasterea indeplinirii obligatiilor ce revin membrilor echipei cat si constatarea performantelor scazute.
Este simplu sa le spui oamenilor ca fac bine ceea ce fac. Este mai dificil atunci cand trebuie sa le transmiti ca performanta lor este sub asteptari. Cand acest gen de discutie este necesar, managerul de proiect poate folosi urmatoarele tehnici:
- Planificarea discutiilor. Aceasta il ajuta pe managerul de proiect sa alcatuiasca un context pentru a furniza in mod eficace feedback. Acesta trebuie sa anticipeze comportamentul care ar trebui scos in evidenta si cum poate ajuta la imbunatatirea comportamentului salariatului.
- Furnizarea exemplelor. Critica ambigua favorizeaza anxietate. Pentru a pune in evidenta feedback-ul este de nevoie de exemple concrete. Nu este necesar sa furnizezi prea multe exemple. Cu putin noroc, poti sa-ti exprimi punctul de vedere cu cateva exemple reprezentative.
- Motivarea. In timpul discutiei utilizeaza tehnici motivationale. In cazul unui feedback negativ salariatul nu poate fi decat dezamagit. Astfel, trebuie sa cauti oportunitati pentru a-i ridica moralul si a-i stimula dorinta de a se perfectiona.
- Tehnica Sandwich. Managerul de proiect trebuie sa inceapa discutia prin comentarii pozitive, apoi sa treaca la aspectele negative si sa incheie prin observatii pozitive si optimiste, care sa exprime incredere in evolutia viitoare.
- Acorda timp pentru feedback. Procesul trebuie sa fie un dialog intre managerul de proiect si membrul echipei. Deci, cauta sa primesti feedback din partea fiecarui membru al echipei si permite-i sa-si exprime acordul, dezacordul sau punctul de vedere.
- Stabilirea unui program pentru activitatile de control. Managerul de proiect trebuie sa documenteze si sa transmita toate actiunile membrilor echipei pentru a fi sigur ca acestea vor fi indeplinite. Inainte de finalul intalnirii, managerul de proiect si echipa ar trebui sa stabileasca un calendar pentru urmarirea desfasurarii acestui program.
Cum sa indeplinesti termenele stabilite atunci cand clientul nu si le respecta pe ale sale
Multi manageri de proiect se confrunta cu situatii in care li se cere respectarea termenelor stabilite cu o toleranta foarte mica pentru intarzieri. Oricum este destul de dificil sa respecti termenele echipei de proiect pe care o conduci, dar uneori clientii amplifica aceasta provocare prin nerespectarea obligatilor ce le revin. De exemplu, pot fi absenti atunci cand ai nevoie de ei sau pot intarzia supervizarea unor livrabile urgente. Aceasta poate duce la acumularea intarzierilor.
Din perspectiva managementului de proiect, exista o solutie pentru aceasta situatie, dar aceasta presupune un efort constant pentru a reusi. Solutia consta in utilizarea proactiva a managementului riscurilor, problemelor si comunicarii, astfel incat sa maximezi avantajele.
- Controleaza riscul privind termenele clientului. Identificarea slabiciunii clientului ca pe un risc iti permite sa comunici aceasta preocupare si sa ramai concentrat asupra riscului pe parcursul proiectului. De asemeni, iti permite identificarea activitatilor suplimentare care te vor ajuta sa controlezi riscul.
- Controleaza comunicarea si asteptarile. Comunicarea proactiva va contribui la asigurarea intelegerii asteptarilor si a consecintelor ratarii termenelor.
- Controleaza nerespectarea termenelor ca pe o problema. Daca, in ciuda planurilor de management al riscurilor, clienti sfarsesc prin nerespectarea termenelor, atunci ai o problema care trebuie semnalata oficial. Managementul problemelor (identificarea si rezolvarea problemelor) trebuie indeplinit sistematic, altfel nu ai autoritate directa asupra clientilor. Trebuie sa obtii mai multa responsabilitate din partea managementului pentru a te ajuta in rezolvarea problemelor proiectului.
Desi pare ca esti raspunzator de atitudinea clientului, acest lucru nu sta in puterea ta, in schimb ai control asupra proceselor pe care le utilizezi pentru a controla proiectul. Controleaza proactiv riscul, comunicarea si problemele si apeleaza la manageri si sponsor astfel incat sa determini preocuparea lor privind respectarea termenelor.
Atat managementul echipei, cat si gestionarea relatiilor cu clientul presupun utilizarea unui set de tehnici si metode specifice, in care se tine cont de factorul uman. Managerul de proiect nu este doar un executant orb al proceselor; el trebuie sa dovedeasca abilitati reale in lucrul cu oamenii si sa inteleaga modalitatile prin care poate obtine maximul de aport valoric din partea lor.
Va doresc numai proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
