Managementul proiectului este o paleta larga de dimensiuni ce imbina redactarea proiectului, realizarea activitatilor, finantele, managementul timpului si multe altele.
Desi aceste dimensiuni pot fi prezentate, documentate si tratate individual, in realitate ele sunt interdependente. Sunt ca si culorile de pe paleta unui pictor: nu isi ating scopul pana cand nu sunt imbinate potrivit.
Resursele cheie care sunt cele mai schimbatoare si care totodata influenteaza cel mai mult rezultatele unui proiect sunt cele umane.
Este esentiala pentru un manager capacitatea de a folosi eficient resursele disponibile: cele materiale, financiare, dar in special cele umane pentru obtinerea rezultatelor cat mai optime.
Managementul personalului sau al echipei poate implica, dupa caz: crearea echipei si desemnarea activitatilor, strategii de comunicare, motivarea, evaluarea si recompensarea angajatilor, imbunatatirea performantei, a coeziunii, managementul conflictelor.
1. Asigurarea cu personal presupune: analiza muncii, proiectarea postului, identificarea abilitatilor si competentelor necesare exercitarii cu succes a activitatilor, evaluarea aptitudinilor, competentelor, atitudinilor si trasaturilor de personalitate a unui potential angajat in vederea potrivirii cu un anumit post, planificarea si gestionarea proceselor de formare, integrare si adaptarea profesionala a angajatilor in functie de specificatiile postului ocupat si caracteristicile organizatiei.
2. Dinamica grupurilor. Rolul managerului este de a coordona echipe sau grupuri de persoane deci este necesara intelegerea faptului ca grupurile au mecanisme diferite de functionare si interactionare. Grupurile sunt definite prin scop (suprapunerea intereselor individuale cu scopul organizational), numarul membrilor (3-20 maxim), relatii (relatii afective pozitive si negative), interdependenta membrilor, roluri, norme, ritualuri, relatii de comunicare.
Grupurile au diferite proprietati precum: consensul, conformismul, autoorganizarea, coeziunea, eficienta, autonomia, controlul, stratificarea (ierarhizarea statutelor), permeabilitatea (acceptarea altor membri), flexibilitatea, omogenitatea, intimitatea, tonul (placerea), stabilitatea, participarea, forta grupului.
Managerul trebuie sa cunoasca caracteristile grupului si sa isi cunoasca membrii echipei (abilitatile, valorile, factorii mobilizatori, stilul de lucru, de invatare si comunicare).
3. Comunicarea este un mijloc de informare, convingere, motivare, conducere, de influentare a comportamentelor si rezultatelor. Intr-un discurs se transmit 12% informatii si 88% elemente referitoare la scopul informatiei (emotii, atitudini, gesturi, voce). Comunicarea se face verbal (7%), paraverbal (38%) si nonverbal (55%). Aceste aspecte, bine cunoscute, trebuie folosite in scopul accentuarii mesajului, atragerii atentiei, a entuziasmarii echipei, etc.
Managerul trebuie sa creeze contextul comunicarii si ascultarii active si asertive, sa transmita feedback si feedforward.
4. Motivarea. Un manager isi motiveaza echipa pentru a atrage si mentine angajatii in cadrul proiectului, pentru a obtine rezultate mai bune, pentru a imbunatati climatul organizational si satisfactia angajatilor, pentru a creste loialitatea, creativitatea, increderea.
Motivarea poate fi de natura financiara (salariu, bonus, alte beneficii) sau non-financiara (recunoastere, feedback pozitiv, siguranta, responsabilitate, calitatea relatiilor si a mediului de lucru).
Motivarea poate fi individuala (promovare, zile libere, feedback/ intarire pozitiva) sau colectiva (recunoastere si laude formale, evenimente de socializare, cursuri de formare, etc).
Un manager care este si un bun lider poate influenta folosindu-se de puterea exemplului personal, de credibilitate, de crearea unui climat de incredere, comunicare eficienta, intuirea, cunoasterea calitatilor psihologice, a competentelor si limitelor membrilor echipei pe care o coordoneaza.
Managerul trebuie sa incurajeze creativitatea (brainstorming, sinectica, concasajul, etc) si sa ajute la cresterea nivelului de coeziune (similitudinea activitatilor; proximitatea fizica; sistemul de munca; structura sarcinii; marimea grupului; competitie externa; perspectiva recompenselor; stilul de conducere al managerului; caracteristicile sociale comune).
5. Evaluarea activitatii profesionale reprezinta procesul de stabilire a modului si a masurii in care angajatul isi indeplineste indatoririle si responsabilitatile care revin postului ocupat, prin raportare la obiective sau standarde stabilite anterior. Aceasta evaluare poate fi formala – informala, obiectiva – subiectiva, calitativa – cantitativa, poate masura cunostinte, abilitati, aptitudini psihologice, comportamente sau rezultate. Evaluarea poate fi realizata de superiori, angajati inferiori, angajati pe aceeasi treapta, poate fi autoevaluare sau evaluare externa. Evaluarea isi atinge scopul doar impreuna cu strategiile de comunicare, cu oferirea de feedback, de sugestii si de recompense.
6. Rezolvarea conflictelor. Conflictele intr-un grup pot fi schimburi de idei, dezbateri referitoare la obiective, strategii, lupte pentru conducere, pentru leadership informal, etc. Pot exista in cadrul grupurilor persoane dificile precum: agresivul, pasivul, absentul, negativistul, lenesul, pierde-vara, nemultumitul, neincrezatorul.
Conflictele trebuie solutionate cu tact deoarece pot avea efecte negative de lunga durata precum: scaderea productivitatii persoanelor implicate, crearea unui mediu tensionat, aparitia frustrarii, divizarea informala a echipei, luarea deciziilor subiectiv.
Activitatile unui manager de proiect sunt puternic influentate de persoanele cu care interactioneaza, de specificul relatiilor umane si a caracteristicilor grupului.
Managerul de proiect trebuie sa fie, pe langa multe altele, un bun lider, o persoana cu bune abilitati de comunicare, de influentare interpersonala si de control intrapersonal.
Articol scris de Oana Ivas
