Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
Dupa finalizarea procesului de planificare, rolul managerului de proiect este sa coordoneze activitatile de executie a livrabilelor proiectului si sa asigure indeplinirea obiectivelor in conformitate cu planul aprobat. In acest moment, incepe derularea proceselor care asigura producerea livrabilelor proiectului si care, in functie de domeniul de activitate, sunt grupate in diferite faze denumite in mod colectiv ciclu de viata al proiectului.
Exista o oarecare confuzie intre termenii „management de proiect” si „ciclul de viata al proiectului”, nefiind foarte clar ce trebuie inclus in fiecare dintre ei. Sa aruncam o privire asupra acestor notiuni:
Proiectele reprezinta mijlocul prin care se indeplinesc obiective noi. Toate proiectele au anumite caracteristici in comun:
- Au date certe de inceput si de sfarsit;
- Rezultatul unui proiect este reprezentat de unul sau mai multe livrabile care sunt unice;
- Proiectele au alocate resurse, fie full-time, fie part-time (sau amandoua);
- Toate organizatiile deruleaza proiecte, chiar daca nu intotdeauna cu foarte multa disciplina si rigoare.
Managementul proiectelor se poate face utilizand un set comun de procese special concepute. De fapt, aceste procese pot fi aceleasi, indiferent de tipul proiectului. Toate proiectele trebuie definite si planificate, urmand sa aplicam apoi managementul continutului, al riscurilor, al calitatii etc. Managementul de proiect defineste procesele generale de management si control, aplicabile oricarui proiect. Managementul de proiect nu rezulta de fapt in executia proiectului. La un moment dat este necesara interventia acelor activitati care au ca rezultat definirea si realizarea livrabilelor. Aceste activitati, grupate in faze si etape, poarta denumirea de „ciclul de viata al proiectului”.
Exact asa cum exista procese de management de proiect general aplicabile, la fel exista si modele care permit definirea ciclului de viata al proiectelor. Aceste modele sunt valoroase deoarece contribuie la economisirea de timp in activitatile de definire si executie a livrabilelor si chiar in planificarea proiectului.
Un exemplu de model pentru ciclul de viata al proiectului este abordarea „waterfall”. Acest model furnizeaza o directie generala care poate fi utilizata in orice proiect. In linii mari, trebuie intelese cerintele, apoi urmeaza proiectarea, constructia si testarea, iar apoi implementarea solutiei. Fiecare dintre aceste domenii de interes se numeste faza (Analiza, Proiectare, Constructie etc.). Ce poate fi mai usor? Chiar si daca e vorba de un proiect mic, trebuie sa trecem prin acesti pasi de baza, cu toate ca unii dintre ei se deruleaza doar sub forma unui exercitiu mental. Daca e vorba de un proiect de imbunatatire de 40 de ore, poate parea ca se poate trece direct la constructie. Dar chiar asa este? Este mult mai probabil ca se va primi totusi o cerere de servicii care descrie lucrarea necesara (analiza cerintelor), ceea ce implica trecerea mentala in revista a solutiilor necesare pentru a se realiza (proiectare). Apoi se executa modificarile solicitate, se testeaza si se implementeaza (constructie, testare, implementare). Abordarea clasica „waterfall” este probabil modelul la care se ajunge instinctiv, chiar daca nu cunosti nimic despre metodologii si trebuie sa realizezi un plan de proiect pornind de la zero.
Exista si alte modele de ciclu de viata, in afara de clasicul „waterfall”. Desi acesta poate fi aplicat oricarui proiect, alte modele pot fi mai eficiente si mai eficace, in functie de caracteristicile proiectului. De exemplu, daca se instaleaza un pachet software, e posibila utilizarea unui model de ciclu de viata pentru acest tip de proiecte, care nu este foarte elaborat pentru fazele de proiectare si constructie. In mod asemanator, daca e vorba de un proiect de cercetare se poate utiliza un model specific de „R&D” (Research & Development), care ia in calcul posibilitatea ca rezultatul proiectului sa fie absolut inutilizabil. Alte modele pot fi utilizate pentru optimizarea proiectelor cu anumite caracteristici. Proiectele de dezvoltare de aplicatii software online, de exemplu, pot utiliza modelul RAD (Rapid Application Development) sau tehnici „Agile”.
Ciclul complet de viata al produsului (alt termen!) include de asemenea si intretinerea pe termen lung a solutiei care este realizata in cadrul proiectului. In orice caz, ciclul de viata al proiectului se refera la munca depusa inainte de transferarea produsului rezultat in fazele de intretinere, operare sau suport (Nu toate solutiile realizate prin proiecte au asociata si o faza de suport pe termen lung). Unele proiecte realizeaza livrabile care sunt utilizate rapid si apoi retrase sau scoase din functiune. Un proiect pentru realizarea unei campanii de marketing, de exemplu, rezulta probabil in campania efectiva, care este executata, lipsind o faza ulterioara de suport.
Ideea este ca un proces unitar si scalabil de management de proiect poate fi utilizat pentru toate proiectele. Detaliile activitatilor prin care se realizeaza livrabilele sunt denumite ciclul de viata al proiectului.
Pe parcursul articolelor urmatoare ne vom concentra asupra proceselor de executie, control, monitorizare si incheiere a proiectului, acestea apartinand procesului general de management de proiect. Desi activitatile care compun ciclul de viata al proiectului sunt in sarcina specialistilor de domeniu, managerul de proiect trebuie sa inteleaga in linii mari si aceste procese, pentru a putea realiza o conectare optima si eficace cu procesele de management de proiect, aplicabile oricarui proiect si indiferent de domeniul de activitate.
Pana la urmatoarea intalnire, va doresc proiecte de succes!
Autor
Sebastian Cazacu, PMP
Managing Director – TenStep Romania
www.TenStep.ro
Sursa
www.markmedia.ro
