Multi oameni au tendinta de a se gandi la managementul sarcinilor online si la managementul de proiect online ca fiind interschimbabile. Aceasta confuzie poate fi daunatoare pe termen lung succesului organizatiei tale, mai ales cand e vorba de selectia instrumentelor si de managementul riscului. Este important sa se faca diferenta intre cele doua, astfel incat asteptarile sa fie realiste in intreaga organizatie dar si in randul stakeholderilor.
Sarcinile in proiecte
E de la sine inteles ca sarcinile reprezinta caramizile in constructia proiectelor. Proiectele sunt mereu facute din sarcini, dar sarcinile nu reprezinta neaparat parti din proiecte. Cand vom vorbi de un proiect, unul din primele lucruri pe care le vom face va fi sa il impartim pe sarcini. Aceste sarcini sunt de regula de durata scurta si sunt date unei singure persoane. Echipa focusata pe aceste sarcini sau membrul echipei desemnat va face cu siguranta o treaba buna si va rezolva sarcinile date, contribuind astfel la cladirea proiectului in ansamblu.
Dar nu toate sarcinile din lista de facut fac parte obligatoriu dintr-un proiect. Cei mai multi dintre noi care lucreaza la un proiect au o colectie de sarcini suplimentare care trebuie rezolvate. Ne straduim sa gestionam si sa prioritizam atat sarcinile pe proiect cat si cele in afara proiectului, avand astfel nevoie de o solutie online pentru urmarirea lor.
Dar cum putem separa managementul proiectelor online de managementul task-urilor online? Pentru a raspunde la aceasta intrebare, haideti sa privim putin la optiunile disponibile pe piata.
Managementul sarcinilor online
Daca faci un search prin motoarele de cautare pe managementul de proiecte online vei gasi sute de produse care par a fi instrumente ce pot fi folosite in online project management. Dar fii atent: daca incerci sa cauti ceva mai sofisticat decat sarcinile simple grupate pe liste si date, vei fi dezamagit.
Managementul proiectelor online
Pentru echipele care vor sa obtina rezultate majore sau chiar sa ruleze mai multe proiecte mici in acelasi timp, listele simple cu datele scadente nu vor fi suficiente. Aplicatiile folosite in managementul sarcinilor nu ofera managerului de proiect (care este insarcinat cu supravegherea proiectului sau portofoliului de proiecte) o privire de ansamblu asupra acestor domenii-cheie:
- Estimarea sarcinilor: Cat timp va lua rezolvarea fiecarei sarcini? Cat va dura realizarea intregului proiect?
- Programarea proiectului: Va termina fiecare persoana responsabila cu o anumita sarcina treaba la timp? Va fi intreg proiectul gata la timp?
- Resursele si capacitatea de planificare: Are echipa suficiente resurse pentru a duce proiectul la indeplinire, in scopul stabilit initial sau trebuie luate masuri suplimentare pentru echilibrarea resurselor?
- Managementului intregului portofoliu: Care dintre proiecte sunt prioritare pentru organizatie? Li s-au impartit acestora resurse suficiente?
- Managementul riscului: Se progreseaza in ritmul asteptat / dorit? Exista zone de risc care au nevoie de o atentie suplimentara?
Intelegerea acestor aspecte ale proiectului tau nu necesita un grad avansat sau o certificare formala. Necesita insa mai multe informatii decat poate sa cuprinda instrumentul folosit in managementul sarcinilor. Lucruri precum disponibilitatea si estimarea muncii creeaza o alta axa a informatiilor care contribuie la luarea deciziilor critice, cu un impact direct asupra liniei de jos.
Managementul sarcinilor online este o modalitate foarte buna de acomodare a echipelor la principiile de baza ale managementului de proiecte online. Ajuta membrii echipei sa fie focusati la ceea ce au de facut in fiecare zi si ofera o solutie usoara pentru colaborarea online.
Dar in timp ce aplicatiile folosite in managementul sarcinilor pot ajuta si lucratorii din prima linie, managerii de proiect au nevoie de instrumente de control mai sofisticate. Fii atent la programele care ofera fiecarui individ o anumita perspectiva asupra listei sale de sarcini din munca lui pe proiect si o solutie de urmarire a sarcinilor care nu sunt pe proiect; in acelasi timp, trebuie sa oferi managerilor de proiect instrumentele de care au nevoie pentru a avea mereu o imagine de ansamblu asupra proiectului.
