Lectie de Managementul Problemelor

0

file000884219889

Indiferent care este locul si proiectul la care lucram, precum scaiul se prind de noi eternele probleme. Le stim, le cunoastem, ne-am lovit de ele de nenumarate ori. Sunt acele probleme sacaitoare ce ne asteapta dupa colt indiferent de proiectul nostru. Si cu cat este proiectul mai mare, mai complex, cu atata este mai mare si mai sigura probabilitatea ca o problema sa isi faca aparitia. Deci, cine le rezolva?

Majoritatea nu sunt situatii grave iar problemele de care ne lovim sunt cat se poate de diverse: a cazut site-ul x ore, nu s-a aprobat cererea, inca un drum dupa o adeverinta, cheltuiala X nu-i deductibila, s-a stricat utilajul, vremea impiedica progresul, serverul nu-i configurat bine, furnizorul nu ne-a livrat comanda, clientul intarzie nejustificat cu plata, documentatia este gresita, Ionescu nu se descurca, s.a.m.d. Sunt nenumarate problemele si cineva trebuie sa le rezolve.

Daca este sa privim pe fundal, o sa descoperim tipare si putem sa observam ca unele probleme se repeta, aparitia unora este mai frecventa in anumite directii, avem mici izvoare de probleme etc.  Pentru a putea gestiona corespunzator gravitatea si impactul problemelor noastre, facem apel la o mica analiza de fond – Analiza Pareto.

Analiza Pareto putem sa o folosim atunci cand intampinam probleme cu cauze apropiate, cu legaturi intre ele sau cand la baza unei probleme se afla mai multe cauze. Cu ajutorul acestei analize colectam si date despre frecventa aparitiei problemei sau a cauzei. Scopul analizei Pareto este observarea problemelor, determinarea frecventei lor de aparitie si prioritizarea eficienta a timpului si a energiei investite in rezolvarea acestora, pentru a avea un impact ridicat.  

La baza acestei analize se afla regula 80/20 a lui Pareto. Drept rezultat, intelegem de aici ca 20% din cauze pot crea 80% din probleme. Iar, ca exemplu, o punere in practica a acestei reguli ne poate arata cele 2-3 cauze ce stau la baza celor 7-8 probleme intampinate. Prin urmare, eliminarea cauzelor este o rezolvare a problemelor. Asa stim de unde putem sa pornim aplicarea solutiilor.

 Pentru aceasta tehnica unealta este diagrama Pareto. Este un grafic ce ne arata fiecare problema si frecventa ei de aparitie.

 Procedam astfel:

1. Notam intr-un singur loc, atunci cand au loc, aparitia fiecarei probleme. Pentru a avea o privire globala este recomanda si etichetarea problemelor dupa tip..

2. Cream un tabel in care introducem intr-o forma concentrata problemele ivite.

3. Identificam frecventa aparitiei pentru fiecare tip de problema, pe o perioada definita de timp (ex. 1 luna).

Problema 1 123
Problema 2 34
Problema 3 61
Problema 4 3
Problema 5 8
Problema 6 19
Problema 7 1

4. Sortam problemele in ordine descrescatoare, pe baza numarului de aparitii. 

5. Includem si o coloana pentru totalul cumulativ procentual.

Problema 1 123 49%
Problema 3 61 73%
Problema 2 34 87%
Problema 6 19 95%
Problema 5 8 98%
Problema 4 3 99%
Problema 7 2 100%

In acest fel putem observa care sunt principalele probleme pe care le avem de rezolvat. Iar in unele cazuri, daca consideram ca ordinea in care trebuiau rezolvate era una, in acest caz putem sa avem surpriza sa constatam ca este cu totul alta ordine. Problemele ce trebuie sa le rezolvam prima data sunt cele cu frecventa cea mai mare de aparitie si totalul cumulativ procentual cel mai mic. Cauzele acestor probleme necesita o atentie crescuta pentru a preveni aparitiile viitoare. Alt aspect pozitiv este faptul ca ne arata unde trebuie sa directionam un efort mai mare pentru solutionarea problemelor si unde este recomandat sa investim un efort si resurse mai putine in solutionarea problemelor.

Analiza_Pareto

Pentru a avea o conturare mai precisa a datelor culese, se recomanda trecerea lor sub forma unei histograme sau a unei diagrame cu bare (vezi imaginea de mai sus), in acest mod avem o cuprindere vizuala a informatiilor procesate si putem lua o decizie mai usor. 

Share.

Leave A Reply