Exista mai multe moduri de a analiza si masura partile interesate care sunt implicate intr-un proiect. O tehnica speciala pe care o poti folosi este grila de evaluare a stakeholderilor. Aceasta metoda realizata cu ajutorul echipei, iti va permite sa identifici si sa prioritizezi partile interesate si organizatiile implicate in proiectele tale, inainte de a incepe sa definesti cerintele specifice.
Aceasta activitate permite grupului sa lucreze impreuna si sa evalueze influenta si gradul de implicare si influenta pe care un stakeholder sau un grup de stakeholderi ar trebui sa il aiba asupra proiectului. Informatiile culese prin aceasta tehnica pot fi adunate intr-o foaie de lucru de tip matrice pentru o utilizare viitoare. Aceasta foaie de lucru poate fi, de asemenea, folosita pentru a-ti construi propria lista, in care sa definesti rolurile si responsabilitatile stakeholderilor.
Mai jos sunt cativa pasi de baza pe care ii poti folosi pentru a identifica si evalua partile implicate in proiect folosind grila stakeholderilor:
1. Gandeste-te la toate organizatiile implicate si persoanele-cheie interesate, fara a omite pe nimeni.
2. Cauta si alte surse pentru a identifica si alte organizatii interesate, cum ar fi tabele de organizare si liste cu parti interesate din proiectele anterioare. Aminteste-ti ca informatiile cu privire la partile interesate de proiect ar putea veni de la echipa de conducere, de la senior manager, de la personalul tehnic sau chiar de la expertii din organizatiile identificate mai sus. Mai pot fi gasite si alte informatii din organigrame, liste de telefon sau diagrame.
3. Recunoaste ca intotdeauna sunt doua puncte de vedere – cum isi estimeaza stakeholderul rolul lui si cum evalueaza echipa implicarea stakeholderului in proiect. Aceste doua perspective s-ar putea sa nu fie mereu asemanatoare.
4. Noteaza toate organizatiile implicate pe sticky notes pe care apoi sa le lipesti pe perete pentru a fi vazute de toata echipa si discutate. Pasul urmator consta in eliminarea notitelor care se repeta si cautarea numelor care lipsesc. O data ce toti stakeholderii sunt identificati, pot fi, in continuare, impartiti in sustinatori, neutri si piese de rezistenta, daca e cazul.
5. Prioritizeaza si evalueaza partile interesate si organizatiile acestora in raport cu sistemul, produsul sau proiectul definit.
6. Construieste o grila de evaluare a stakeholderilor, avand ca si axe: influenta (interes) si putere (implicare). Influenta este gradul de influenta pe care un stakeholder il are asupra ceea ce se defineste sau se face in proiect, in timp ce interesul indica cum sunt afectati stakeholderii de succesul a ceea ce se defineste sau se face in proiect. Puterea este abilitatea de a constribui sau retine resurse si/sau de a accepta sau respinge rezultatele obtinute, in timp ce implicarea reflecta impactul social si tehnic, precum si perceptia stakeholderului asupra proiectului si rezultate dorite de acesta (exemplu grila).
Cand toate lumea este fericita cu rezultatele obtinute, ar trebui sa transformi datele din grila de evaluare a stakeholderilor intr-o matrice (poate un spreadsheet) si sa atribui valori numerice pentru a crea o scara a ponderilor. Aceasta operatiune iti permite sa creezi un clasament cu privire la stakeholderii implicati ce poate fi utilizat pe toata durata proiectului. Nu uita sa revizui lista pentru fiecare faza a proiectului in parte (cel putin), pentru a fi sigur ca nu mai apare un nou stakeholder in proces. Fii atent si la stakeholderii deja implicati care pot deveni mai importanti odata cu evolutia proiectului.
Aceasta tehnica functioneaza bine atat pentru managerii de proiect cat si pentru analistii de business la aproape fiecare proiect, indiferent de marimea acestuia.
