Este imposibil ca si manager de proiect sa lucrezi la un proiect care sa nu intampine probleme de-a lungul implementarii lui, indiferent de ce faci, de cat de bine planifici, de experienta pe care o ai si de cat de mult te straduiesti. Aceste probleme trebuie gestionate foarte bine. Problemele pot fi mici sau mari, insa daca ele sunt lasate nerezolvate, in majoritatea cazurilor, pot conduce chiar la esecul intregului proiect.
Primul lucru indicat este crearea unei liste de probleme. Aceasta lista va cuprinde orice problema care are nevoie de rezolvare sau orice actiune care trebuie intreprinsa in programul proiectului, care va fi ulterior dezvoltat pe parcursul fazei de planificare.
Lista de probleme este gestionata de managerul proiectului si poate arata ca in aceasta figura, desi ea poate fi adaptata de la un proiect la altul. Lista va fi ulterior prezentata echipei de proiect dar si clientului.
Prima coloana a listei va reprezenta numarul de ordine. Fiecare problema trebuie sa aiba un numar unic. Coloana a doua ar trebui sa contina o scurta descriere a problemei respective sau actiunea care trebuie intreprinsa. Ce anume trebuie rezolvat? Apoi, lista trebuie sa releve cine e persoana a carui problema trebuie rezolvata. A cui problema este de fapt? Apoi, trebuie sa numesti persoana din echipa responsabila cu rezolvarea problemei, deoarece cineva din echipa trebuie neaparat sa aiba si aceasta sarcina de indeplinit. Apoi, care este deadline-ul pentru rezolvarea problemei? Stabileste o data. Ultimele doua coloane trebuie sa arate data cand problema a fost rezolvata, precum si modul in care s-a ajuns la o solutie.
Utilizarea adecvata a listei de probleme
Lista este intretinuta de catre managerul de proiect si updatata la fiecare sedinta cu echipa de proiect. Ea nu reprezinta o inlocuire a programului proiectului. Este folosita in faza de planificare, inainte ca programul sa fie creat pentru a urmari si planifica sarcinile care trebuie indeplinite. Poate fi folosita de asemenea in faza de executie pentru a urmari actiunile care nu sunt atat de semnificative cat sa fi incluse si in programul proiectului. Lista nu ar trebui sa fie folosita pentru a inlocui sarcinile si munca adevarata din faza de executie care conduc de fapt la crearea proiectului final, deoarece cu acest scop este creat programul.
Monitorizarea listei de probleme
Se recomanda monitorizarea si updatarea listei de probleme la fiecare sedinta de echipa. Problemele trebuie revazute impreuna cu echipa pentru o comunicare mai eficienta si pentru a afla care este statusul problemelor respective. Au fost problemele rezolvate? Daca da, cum? Cand? Daca nu, de ce resurse este nevoie pentru a fi rezolvate precum si data preconizata pentru finalizare. Ideal ar fi ca managerul de proiect sa fie instiintat de responsabilul pe problema daca este capabil sa o rezolve sau nu, ori de ce are nevoie pentru a se incadra in timp. Acest lucru i-ar permite managerului de proiect sa fie proactiv inainte de termenul-limita acordat pentru problema respectiva. Daca este necesar, managerul de proiect poate cere ajutor sponsorului daca nu poate rezolva problema pe cont propriu. Inainte ca sedinta echipei de proiect sa fie suspendata, e recomandata o revizuire a problemelor care trebuie rezolvate pana la urmatoarea intrunire, astfel incat fiecare membru sa aiba in vedere problemele care necesita gasirea de solutii.
Ti se pare utila o astfel de lista de probleme?
